Alex Eenink, oprichter van Begrijpt Finance bv, heeft één missie: meer tijd overhouden voor zijn klanten. Door zijn backoffice anders in te richten is hij daarin geslaagd. Hoe precies? Hij deelt drie concrete tips om meer rendement te behalen met het huidige team en een efficiënter kantoor te krijgen.
Begrijpt Finance is een kantoor met acht medewerkers, waarvan Eenink de eigenaar is. Hij vertelt hoe het kantoor het presteerde om de backoffice efficiënter in te richten voor een efficiënter kantoor en er meer tijd overblijft voor waardevolle adviezen voor de klant: ‘Ik ben jarenlang bezig geweest met het vinden van een goedlopende softwaretrein en ik ben blij dat we eindelijk een effectieve oplossing hebben gevonden. Klanten openen eenvoudigweg de app op de telefoon, zien onze boekhoudkundige vragen verschijnen en antwoorden kort maar krachtig, vaak zelfs met een bijlage. Hierdoor behoud je real-time inzicht in je boekhouding.’
Hoge automatiseringsgraad
Ook intern werken ze volgens Eenink sneller en efficiënter, vanwege de koppeling tussen pakketten en de automatisering in de backoffice. ‘Bij ons wordt nu vijftig procent van de administraties automatisch verwerkt. Zonder deze automatisering had ik meer personeel nodig gehad om alle taken te verwerken. Een automatiseringsgraad van vijftig procent is niet ons einddoel, want we willen dit nog hoger tillen. Door meer te automatiseren kunnen we meer klanten helpen en groeien, zonder extra personeel.’ Maar automatisering is niet het enige waar Eenink zich mee bezighoudt. Hij deelt hieronder alvast drie tips, die hem verder hebben geholpen bij het realiseren van een efficiënte backoffice, te beginnen met de samenwerking met de klant.
De 3 backoffice-tips
#1 – Start bij de samenwerking met de klant
De samenwerking met de klant is een cruciaal element in een efficiënte backoffice. Door heldere communicatie leveren klanten tijdig de benodigde documenten en facturen aan, waardoor het team op de backoffice kan doorwerken. Het scheelt een hoop tijd, wanneer je niet continu achter ontbrekende documenten aan moet. Begrijpt Finance heeft de samenwerking tussen de klant en het kantoor geoptimaliseerd door slimme software in te zetten. ‘Voorheen was het heel erg duwen en trekken voordat we eindelijk tot een jaarrekening of eindproduct kwamen. Daar besparen we nu flink wat tijd op, doordat klanten eenvoudig de documenten via een app onderweg aanleveren en op hetzelfde moment ook direct de vragen beantwoorden. Bij ons op kantoor blijven we zo in een soepele workflow. Werk dus aan de samenwerking met de klant, want daar zit de meeste winst in de backoffice. Ook klanten ervaren een efficiënte samenwerking als prettig.’
#2 – Zorg voor een soepele taakafhandeling
Als je een administratie- of accountantskantoor beheert, dan weet je dat de communicatie nog wel eens omslachtig kan zijn. Waar er voorheen met een klant afspraken werden gemaakt, vind je die later (en soms te laat) terug op een notitieblaadje of op één van de pagina’s in het dossier. Gaat er iemand op vakantie, is een collega ziek of is de notitie tussen wal en schip beland? Dan dreigde je gauw achterop te raken, doordat het overzicht verdween: ‘En ja, dan sta je dus met de mond vol tanden als de klant opbelt om te vragen naar de stand van zaken. Wij houden door het gebruik van practicemanagement software ons taakbeheer up-to-date, zodat iedere collega op elk moment de status van taken inziet. Hierdoor verbetert niet alleen de communicatie met de klant, maar optimaliseert het ook de relaties op de werkvloer.’
#3 – Een eenduidige softwarestraat
De backoffice van je kantoor is grotendeels gelijk aan de backoffice van je klanten: een verzameling slimme tools. Denk aan een programma voor je jaarrekeningen, een tool voor fiscale aangiftes, software om voorraadbeheer in te managen, een documentenmanagementtool en een gecentraliseerd boekhoudprogramma. Eenink vertelt over de transformatie die het kantoor de laatste drie jaar heeft doorgemaakt: ‘We keken hiervoor met name naar wat de klant nodig had en wat we konden aanvullen op hun eigen pakketten. Hierdoor ben je eigenlijk altijd brandjes aan het blussen, doordat je conformeert aan de klant. We verloren alle tijd aan het monitoren van dossiers en het uitzoeken van informatie die niet aanwezig of incompleet was. Inmiddels hebben we een leidende software-straat, waarmee je structureel efficiënter werkt en enorm veel tijd bespaart.’ En dat was hard nodig wilde er ruimte ontstaan voor meer advies.
Meer weten? Meld je aan voor de webinar
Ben je benieuwd voor welke softwarestraat Begrijpt Finance heeft gekozen? Hoe het kantoor door middel van automatisering meer ruimte en tijd overhoudt voor het adviseren van klanten en een efficiënter kantoor heeft gekregen? En ben je tot slot benieuwd naar meer handige tips van Alex Eenink? Meld je dan aan voor het webinar ‘Een efficiënte backoffice voor een toekomstgericht kantoor’ op 14 februari om 10:00 uur en ontdek:
- Waarom een efficiënte backoffice cruciaal is voor de toekomst van je kantoor;
- wat dit betekent voor de processen binnen jouw kantoor;
- welke slimme tooling nodig zijn voor een efficiënte backoffice;
- En wat het startpunt is voor een efficiënte backoffice.
Geef een reactie