De cloud is niet meer weg te denken uit ons werk. Met de overgang naar de cloud kiezen veel organisaties voor Microsoft 365. Daarmee ligt het voor de hand om documenten op te slaan via SharePoint. Maar is dit platform wel geschikt voor het opslaan van klantdocumenten en -dossiers? In deze blog kijken we naar de voor- en nadelen van SharePoint en wat de alternatieven zijn.
Is SharePoint geschikt voor de accountancybranche?
SharePoint heeft veel functionaliteiten rondom het verwerken en opslaan van documenten. Hoewel dit echt een kracht is van SharePoint, is het voor het gestructureerd opslaan van klantdossiers in de accountancybranche ook direct een zwakte. Binnen de accountancy zijn er veel kwaliteitsstandaarden en richtlijnen. Op den duur ervaren organisaties dat het steeds lastiger is om hieraan te voldoen bij het gebruik van SharePoint.
Een van de oplossingen is het gebruikmaken van een op SharePoint gebaseerde oplossing waarbij de leverancier bovenop SharePoint eigen inrichting en functionaliteit beschikbaar stelt. Zij zullen samen met jou kijken naar de wensen en behoeften van jouw organisatie en op basis hiervan een ‘extra laag’ over de software van SharePoint bouwen die aansluit bij wat jij nodig hebt. Het nadeel hiervan is dat er in veel gevallen ook voordelen van SharePoint opgeofferd worden om dit te bereiken. Hoewel SharePoint op een voor de hand liggende oplossing lijkt, nu steeds meer organisaties deze oplossing via Office 365 al in huis heeft, blijft er veel voor te zeggen om bij het maken van een keuze ook naar de specifieke cloud DMS oplossingen voor de accountancy te kijken, denk hierbij bijvoorbeeld aan Qwoater.nl
Kenmerken van SharePoint voor de accountancy
Functionaliteit gericht op adhoc samenwerking
Een van de grootste voordelen van SharePoint is de uitgebreide functionaliteit voor samenwerken en inrichten van minder gestructureerde processen. Hierdoor is het gemakkelijk om adhoc documenten te delen met collega’s of klanten. Voor de meer gestructureerde werkwijze rondom het clientdossier en specifieke accountancy functionaliteit, is SharePoint minder geschikt dan wel mist functionaliteit out of the box volledig. Denk hierbij aan de mogelijkheid om jaardossiers af te kunnen sluiten of inzage in de compleetheid van de verschillende dossiers.
Dossierstructuur
Daarnaast zijn de meeste SharePoint implementaties volledig gericht op een mappenstructuur waarbij alle collega’s op de hoogte moeten zijn van deze structuur om documenten snel en eenvoudig te kunnen vinden. Het opslaan van documenten is vaak omslachtig waarbij uitgebreide mappenstructuren doorgegaan moeten worden. In de praktijk blijkt dit op den duur niet haalbaar met als gevolg dat de structuur van de cliëntdossiers steeds verder verloren gaat waarbij verschillende versies van documenten in meerdere mappen terug te vinden zijn.
En hoewel een implementatiepartner veel van deze functionaliteiten kan bouwen, gaat dit vaak gepaard met een ingewikkeld en zwaar implementatietraject. Daarnaast blijft de software van SharePoint op een hoog tempo updaten. Dit is goed, maar vraagt op de lange termijn veel aandacht om de inrichting goed te laten werken.
Autorisaties en vertrouwelijkheid
Het instellen van autorisaties in SharePoint is vaak ingewikkeld. Hierdoor komt het regelmatig voor dat gebruikers toegang krijgen tot documenten waar ze eigenlijk helemaal geen toegang tot mogen hebben. Als accountant wil je niet dat je op die manier niet kan voldoen aan de wet- en regelgeving. Bovendien werkt SharePoint niet vanzelfsprekend met een automatische vernietigingstermijn, waardoor jij als accountant extra werk hebt van het beheren van de documenten.
Niet ingericht voor koppelende partijen
Door gekoppelde partijen wordt het vaak als complex en beperkend ervaren als documenten afgeleverd moeten worden in een SharePoint omgeving, omdat de inrichting hiervan per accountant verschilt en doordat men vastzit aan een mappenstructuur die vanuit het gekoppelde systeem niet altijd duidelijk is. Daarnaast eisen gekoppelde partijen vaak dat binnen SharePoint aparte documentverzamelingen aangemaakt worden voor de gekoppelde partij in SharePoint waardoor de documenten weer niet deelbaar zijn buiten de gekoppelde partij om.
De behoeften van accountants als basis
Zoals eerder aangegeven is SharePoint rijk aan functionaliteiten. Iedere SharePoint-specialist zal dan ook aangeven dat alle account-specifieke functionaliteiten binnen het platform te realiseren zijn. Maar bedenk hierbij eerst welke functionaliteiten je wilt toevoegen, en op welke manier dit moet werken. Anders is het lastig om voor een goede implementatie te zorgen.
Daarnaast moet er na implementatie regelmatig beheer aan te pas komen om de oplossing up-to-date te houden. Dit terwijl er account-specifieke Cloud DMS-systemen beschikbaar zijn, waarbij dit niet noodzakelijk is. Als er iets verandert binnen de branche en de manier hoe je klantdocumenten en -dossiers beheert, verandert de software direct mee.
Daar zit in de basis het grootste onderscheid tussen Cloud DMS-systemen voor accountants en SharePoint. Waar partijen als Qwoater de software inrichten naar de wensen van de klant en de accountant, voert Microsoft met SharePoint een eigen koers. Als accountantskantoor heb je geen invloed op de koers die Microsoft voert. Naast de andere aangegeven oorzaken heeft de praktijk geleerd dat veel organisaties uiteindelijk weer overstappen van SharePoint naar een oplossing die gericht is op de opslag van gestructureerde dossiers.
Conclusie
SharePoint is niet weg te denken binnen het huidige applicatielandschap en kent zeer uitgebreide functionaliteiten voor de opslag van documenten, en de samenwerking op documenten. SharePoint is een goed platform voor tijdelijke of snelle trajecten. Bij dit soort trajecten staat compliance en structurele opslag op een lager pitje. Hierdoor zijn de uitgebreide mogelijkheden van SharePoint, zoals de uitgebreide samenwerkingsmogelijkheden vaak een voordeel. Toch is het voor accountants verstandig om bij gestructureerde opslag van klantproducten, zoals jaarrekeningen, adviesrapporten en auditrapporten, te kijken naar andere oplossingen. Hierbij heeft SharePoint te veel beperkingen. Zeker voor accountants met een redelijke omvang is het geen realistisch alternatief.
Ben je benieuwd hoe Qwoater jou kan helpen met het beheren van je klantdocumenten? Lees er meer over op onze website.
Geef een reactie