Ben jij ook die eindeloze strijd met het opslaan, delen en terugvinden van documenten in Microsoft 365 en SharePoint zat? Je bent zeker niet de enige. Terwijl Microsoft ons een standaard Document Management Systeem (DMS) biedt, is het duidelijk dat er ruimte is voor verbetering. Het is geen zeldzaamheid dat kostbare tijd verloren gaat bij het zoeken naar dat ene cruciale document, begraven in een virtuele zee van mappen. Het kan behoorlijk frustrerend zijn.
En dan dat voortdurende dilemma: mappen gebruiken of volledig inzetten op metadata in SharePoint? Dit is een kwestie die veel organisaties bezighoudt. Mappen bieden een visueel overzicht, maar het vinden van specifieke documenten kan tijdrovend zijn. Aan de andere kant kunnen metadata, zoals categorieën en tags, de structuur van je documenten aanzienlijk verbeteren en zoekopdrachten efficiënter maken.
Maar waarom zou je eigenlijk een keuze moeten maken? Het goede nieuws is dat er een betere manier is: “DailyDrive.” Onze softwareoplossing combineert het beste van beide werelden, waardoor je moeiteloos mappen in SharePoint kunt aanmaken en deze kunt voorzien van categorieën en metadata. Het resultaat is dat statische mappen veranderen in doorzoekbare bibliotheken. Het antwoord is simpel: je hoeft geen keuze te maken.
In onze nieuwste blog vertellen we je waarom DailyDrive een echte game-changer is voor accountantskantoren. Het maakt het opslaan en terugvinden van documenten uitzonderlijk eenvoudig. Je hoeft niet langer kostbare uren te verspillen aan het doorspitten van mappen. Met DailyDrive wordt documentbeheer een fluitje van een cent. Ontdek de toekomst van efficiënt documentbeheer bij ons.
Hoe sla je documenten op in SharePoint?
Of je nu bezig bent met de btw-aangifte, de loonadministratie, of het samenstellen, beoordelen en controleren van de jaarrekening; als accountant verwerk je een enorme hoeveelheid informatie uit verschillende systemen. Traditioneel gezien zijn we gewend om documenten in mappen op te slaan, en dat doen we al jaren. Als je in je eentje werkt, is dat misschien geen probleem. Maar zodra je met een paar collega’s samenwerkt, moeten er vaak afspraken gemaakt worden over waar je wat opslaat. Het zal je niet verbazen dat grotere kantoren met meerdere vestigingen al snel tegen de beperkingen van mappen aanlopen. Hierdoor kunnen ze niet het maximale uit hun DMS halen.
De beperkingen van traditionele mappen
Hoewel mappenhandig zijn om informatie te groeperen en documenten te organiseren, hebben ze een groot nadeel: de naam van de map is nogal subjectief. Collega’s kunnen die naam heel anders interpreteren, waardoor een map eigenlijk niet meer is dan een container. Je kunt er niet effectief op zoeken. Maar hier komt DailyDrive om de hoek kijken. Deze softwaretool biedt gebruikers een hybride manier om documenten op te slaan. Met DailyDrive kun je eenvoudig mappen in SharePoint maken en deze voorzien van categorieën en metadata. Dit verandert statische mappen in doorzoekbare bibliotheken.
De kracht van categorieën en metadata
Het aanmaken van mappen met categorieën en metadata is verrassend eenvoudig. Je kunt bijvoorbeeld een map per onderwerp maken en deze dezelfde naam geven als de categorie. Alle documenten die in die map worden opgeslagen, krijgen automatisch dezelfde categorie. Dit geldt ook voor submappen binnen die map. Om het zoeken in mappen en submappen nog eenvoudiger te maken, kun je documenten metadata toewijzen. Metadata stellen je in staat om je zoekopdrachten nog specifieker en beter vindbaar te maken.
Met metadata verrijk je documenten en verbeter je de structuur in SharePoint. Dit zijn vijf praktische voorbeelden voor accountantskantoren om metadata in te zetten:
1. Documenttype: Dit kan aangeven of een document bijvoorbeeld een belastingaangifte, een jaarrekening, een factuur of een auditrapport is.
2. Jaar of Boekjaar: Hiermee kunnen documenten worden gecategoriseerd op basis van het financiële boekjaar.
3. Klantnaam: Als je verschillende klanten bedient, is het handig om metadata te hebben om documenten aan specifieke klanten toe te wijzen.
4. Projectnaam: Voor accountants die aan projecten werken, kan dit helpen bij het organiseren van documenten op basis van specifieke projecten of opdrachten.
5. Ondertekeningstatus: Geeft aan of een document is ondertekend, in behandeling is of nog moet worden ondertekend.
Hybride opslaan: het beste van twee werelden
Je hoeft categorieën, subcategorieën en tags slechts eenmaal in te stellen. Alle documenten die worden opgeslagen in een map krijgen automatisch de juiste categorie en bijbehorende metadata. Omdat gebruikers categorieën en tags vaak lastig vinden, kunnen ze gewoon doorgaan met het gebruiken van mappen. Op deze manier biedt DailyDrive met hybride opslaan het beste van twee werelden. De accountant behoudt de vertrouwde zichtbare mappen en kan tegelijkertijd profiteren van een slimme zoekfunctie.
Klaar om je Microsoft 365 DMS naar een hoger niveau te tillen?
Voor accountantskantoren is een efficiënt documentmanagementsysteem essentieel. En als je wilt dat jouw kantoor het maximale uit zijn DMS haalt, hebben we iets voor je: Like-IT DailyDrive. Deze handige tool voegt tal van extra functionaliteiten toe aan SharePoint, waardoor het werk van accountants aanzienlijk vereenvoudigd wordt. Wil jij ook genieten van een DMS met een gestroomlijnde structuur en een super efficiënte zoekfunctie? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe DailyDrive jouw kantoor naar een hoger niveau kan tillen.
Graag zou ik een toelichting willen hoe sharepoint even gebruikervrienelijk om kan gaan met de checkliststructuur van DM-Hyarchis