De opkomst van nieuwe innovaties in de accountancy brengt zowel kansen als risico’s met zich mee. Hoe waarborg je als accountantskantoor de veiligheid van (gevoelige) data zonder daarbij in te leveren op productiviteit?
Vaak bieden standaard digitale werkomgevingen onvoldoende bescherming tegen bedreigingen van buitenaf. Maar je wilt ook niet alles dichttimmeren, zodat er niet meer efficiënt gewerkt kan worden. Hoe bereik je als accountantskantoor de juiste balans tussen efficiënte werkprocessen en goede beveiligingsmaatregelen? Wij geven je in deze blog vier tips.
Tip 1: Identiteitsbeveiliging
Een van de eerste stappen naar een veiligere digitale werkomgeving is het toevoegen van identiteitsbeveiliging. Je kunt ervoor kiezen om medewerkers te laten inloggen met een zogeheten smartcard of met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Het unieke account kun je vervolgens weer koppelen aan een autorisatiematrix. Hierin leg je groepen en rollen vast.
Een stagiair of junior medewerker mag wellicht minder data zien dan een partner. Door deze unieke manier van inloggen voorkom je ongeautoriseerde toegang tot je bedrijfsportaal. Bovendien kun je bij verdachte activiteiten ervoor kiezen om het account te blokkeren.
Tip 2: E-mailbeveiliging
De meeste ransomware-aanvallen vinden plaats via e-mail. Door e-mailbeveiliging toe te voegen, worden emails (inclusief links en bijlagen) proactief gescreend op veiligheid. Dit vermindert de kans op schadelijke software behoorlijk.
Maar naast de technische kant kunnen collega’s ook getraind worden op bewustzijn rond dit thema. Zo nu en dan een (fake) phisingmail versturen om hun alertheid te testen doet wonderen. Uiteindelijk is het de bedoeling dat iedereen veiliger en zorgelozer kan werken en niet bij élk mailtje hoeft na te denken.
Tip 3: Back-up and recovery
Standaard back-upoplossingen van Microsoft, zoals de 30-dagen prullenbak, voldoen vaak niet binnen de accountancy. Wat als je kritieke data van een klant kwijtraakt door een IT storing, of als je een paar minuten of zelfs uren downtime hebt door dezelfde storing?
Een gespecialiseerde back-up and recovery oplossing of beter gezegd een strategie zorgt ervoor dat er geen data verloren gaat, maar dat ook de continuïteit van de bedrijfsvoering gewaarborgd is. Als dit goed ingeregeld is blijf je productief, waar je anders uren bezig bent met herstel. Wel zo fijn.
Tip 4: Wachtwoordbeheer
Je kent het wel, om de zoveel tijd een nieuw wachtwoord aanmaken en dan nog vaak voor elke applicatie een ander wachtwoord. Dit kost je collega’s veel tijd en frustratie. Zie je door de bomen het bos niet meer? Door een wachtwoordenkluis te gebruiken, bijvoorbeeld Keeper, kun je zien hoe veilig je wachtwoorden zijn, hoe vaak ze worden hergebruikt en je krijgt suggesties voor verbeteringen. Dit verhoogt niet alleen de veiligheid maar ook de efficiëntie binnen jouw organisatie.
Met de juiste strategie en tools, ‘security by design’, kun je als accountantskantoor niet alleen kritieke data beschermen, maar ook de productiviteit van medewerkers verhogen.
Wil jij als kantoor de veiligheid van je werkomgeving naar een hoger niveau tillen, zonder daarbij in te boeten op productiviteit, sterker nog: deze zelfs verhogen? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je uiteraard graag. Klik hier voor meer informatie.
Geef een reactie