Op 24 februari 2024 bestaat Hix tien jaar. In die jaren zetten we flinke stappen, en zagen een hoop interessante trends en ontwikkelingen. De grootste les die we daaruit haalden? Dat is dat software persoonlijk moet zijn – voor de accountant én voor ondernemers. Waarom? Arjan van Brakel en Mark ter Steege leggen het uit in dit interview.
Laten we eens bij het begin beginnen: hoe is Hix eigenlijk ontstaan? Arjan van Brakel vertelt: “Het begon allemaal met een accountantskantoor dat merkte dat iedere nieuwe klant wel vier, vijf of zelfs zes wachtwoorden nodig had bij externe softwarepartijen, zoals bijvoorbeeld het scan- en herkenpakket. Op papier was dat hartstikke handig, maar in de praktijk betekende het vooral dat klanten hun wachtwoorden vaak kwijtraakten.
Om dat probleem te bestrijden, ontwikkelde het kantoor een Single Sign-on voor hun klanten. Maar al gauw merkten de accountants dat het probleem met kwijtgeraakte wachtwoorden ergens anders nog veel groter was: binnen hun eigen kantoor! Dat is hoe Hix is ontstaan; als een Single Sign-on tool voor accountants, die toen nog de naam SecureLogin droeg.”
In gesprek met klanten
Pas in 2019 voegde Arjan van Brakel zich bij Hix. Hij vertelt: “Ik merkte dat er binnen de software nog veel te halen viel op het gebied van gebruiksgemak. Maar de enige manier om dat écht goed aan te pakken, is door in gesprek te gaan met je gebruikers. Dus dat deed ik. Tijdens die gesprekken vroeg ik hen waar ze in hun dagelijkse werk tegenaan lopen en wat ze nodig hebben. En natuurlijk hoe wij ze daarbij kunnen helpen.”
Mark ter Steege vult aan: “Die gesprekken voeren we nog altijd. En de informatie die we ophalen tijdens die meetings verwerken we in onze software. Op die manier zorgen we er namelijk voor dat de software goed aansluit op de wensen en behoeften van accountants. Dat lijkt een open deur, maar we zien steeds meer softwarepartijen die helemaal niet zo werken. Zij bepalen hoe het product en de roadmap eruit zien en als accountant heb je het er maar mee te doen.”
Automatiseren en standaardiseren
Die features zorgen ervoor dat accountants hun werkproces zo ver mogelijk kunnen standaardiseren. En dat is belangrijk, vertelt Van Brakel. “Standaardiseren en automatiseren is dé manier voor accountants om tijd en flexibiliteit te winnen. Er wordt al jaren gesproken over de adviesrol van de accountant. Maar in de dagelijkse praktijk is daar nog altijd nauwelijks tijd voor, accountants hebben wel iets anders aan hun hoofd.
De enige manier om die cirkel te doorbreken, is toch echt door werkzaamheden te automatiseren en standaardiseren. Ook dat kost natuurlijk wat tijd aan de voorkant, maar levert uiteindelijk veel tijd op. Geen overbodige luxe met de huidige arbeidsmarkt. Op die manier houden accountants straks tijd over om tijd te steken in de relaties met hun klanten en voor het bieden van proactief, waardevol, fiscaal advies.”
Uitzonderingen op de regel
“Veel kantoren hebben zeker al grote stappen gezet op het gebied van automatiseren, maar uit gesprekken blijkt dan toch dat ze software niet voor al hun klanten inzetten. Ter Steege legt uit: “Ze gebruiken het voor zo’n tachtig procent van hun klanten. Die andere, maximaal twintig procent, zijn uitzonderingen. Zo zijn er bijvoorbeeld ondernemers die hun jaarrekeningen liever per post ontvangen. Dat klinkt waarschijnlijk niet als een enorm tijdrovende klus, maar als je alle uren van ál die uitzonderingen bij elkaar optelt, merk je toch dat daar meer tijd in zit dan je waarschijnlijk denkt.”
Software voor accountants én ondernemers
Tja… Als accountant wil je je klanten natuurlijk geen software opleggen waar zij totaal niet op zitten te wachten. Maar valt er dan helemaal níks te automatiseren aan al die uitzonderingen? Arjan van Brakel gaat verder: “Natuurlijk kan dat wel. Maar het is wel belangrijk dat ondernemers kunnen werken op een manier die bij hen past. Zij moeten vooral het gemak ervaren die de software van accountants te bieden heeft – niet het ongemak. Toch vergeten veel softwareleveranciers dat aspect. Zij focussen enkel op de klant, niet op de eindgebruiker.
Dat is dan ook de grootste les die we met Hix hebben geleerd in de afgelopen tien jaar: software moet werkbaar zijn voor accountants én voor hun klanten. Bijvoorbeeld door accountants een pakket aan opties te laten samenstellen, waaruit ondernemers kunnen kiezen welke manier van communicatie hun voorkeur heeft. Zo heeft iedereen keuzevrijheid én ervaren ze het gemak van digitalisatie en automatisatie.”
Tijd voor persoonlijk contact
Toch worden digitalisering en automatisering nog niet altijd omarmd, volgens Ter Steege. “Soms wordt dat nog wel gezien als een bedreiging. Dan zeggen mensen: ‘Ik heb een contactmoment wanneer mijn klanten hun papieren komen inleveren’, of iets dergelijks. Maar hoe kwalitatief is dat moment?”
Van Brakel vult aan: “Niet. Jouw klant heeft er veel meer aan, wanneer jij scherp en alert bent. Belt een ondernemer je op omdat hij zijn wachtwoord kwijt is en daardoor zijn jaarrekening van drie jaar geleden niet meer kan zien? Dan zouden er alarmbellen bij jou moeten afgaan: waarom heeft hij zo’n oude jaarrekening nodig? Waarschijnlijk speelt er op dat moment meer – misschien heeft hij wel een lening nodig en kan hij daarbij jouw advies goed gebruiken. Daar ligt jouw kracht en dáár haal jij straks die dikke acht mee.”
Ga in gesprek
Kortom: de les die Hix in de afgelopen tien jaar leerde, geldt ook voor accountants. Arjan: “Het allerbelangrijkste dat jij als accountant kunt doen, is in gesprek gaan met je klanten. Niet wanneer ze hun papieren komen inleveren, maar júíst wanneer ze ogenschijnlijk simpele vragen stellen. Dat is het moment dat jouw voelsprieten moeten uitstaan. De tijd die je daarvoor nodig hebt, maak je vrij door slimme software in te zetten voor de randzaken. Zo tillen we samen de accountancy naar een hoger niveau.”
Korting op de software van Hix…Ben jij nog op zoek naar een softwaremodule die werkt voor jou én voor je klanten? Kijk dan eens naar de oplossingen van Hix. En… vanaf 14 februari tot en met 23 februari 2024 krijg je, ter ere van ons tienjarig bestaan, óók nog eens 10% korting op iedere nieuwe module die je afsluit! Ontdek het hier.
Geef een reactie