Toen wij begonnen met het koppelen van AI-assistenten aan boekhoudpakketten, was veiligheid de meest gestelde vraag van accountants. Dat is nog steeds zo, en terecht. Een kantoor verwerkt gegevens van honderden klanten, valt onder de Wwft en de AVG, en de AI Act legt sinds 2025 een plicht tot AI-geletterdheid op iedereen die met AI werkt. Tegelijk zien we dat het gebrek aan een goed antwoord op die vragen ertoe leidt dat medewerkers hun eigen weg zoeken, met een privéaccount en een exportje. Dat is de slechtst denkbare uitkomst. Deze zes vragen helpen om het goed in te richten.
1. Waar staan de cijfers, en hoe lang?
Een AI-koppeling kan op twee manieren werken. De assistent vraagt gegevens live op bij het boekhoudpakket, gebruikt ze om te antwoorden en bewaart niets. Of er wordt een kopie van de administratie bijgehouden voor grotere analyses. Beide zijn verdedigbaar, mits je weet welke van de twee je hebt, waar die kopie staat (in de EU of daarbuiten), of die per administratie is gescheiden en wat ermee gebeurt als je stopt. Vraag het en laat het vastleggen.
2. Wordt er getraind op onze data?
Dit is de vraag die het vaakst wordt gesteld en het minst duidelijk wordt beantwoord. Het antwoord moet een simpel nee zijn, en dat geldt voor twee partijen: de aanbieder van de koppeling en de aanbieder van de AI-assistent. Koppel daarom nooit vanaf een consumentenabonnement, maar vanaf een zakelijk abonnement met verwerkersovereenkomst. Dat is een instelling die je in een middag regelt, en die het verschil maakt tussen een verantwoord proces en een datalek.
3. Mag de assistent iets wijzigen, en hoe?
Alleen lezen is veilig maar laat het meeste werk liggen. Schrijven zonder tussenstap is snel maar betekent dat een verkeerd begrepen vraag een verkeerde boeking wordt in een echte administratie. De inrichting die wij verdedigbaar vinden is schrijven met bevestiging: elke aanmaak, wijziging of verwijdering komt eerst terug als voorstel, met de administratie, de velden en bij grote bedragen een extra waarschuwing. Pas na een expliciete bevestiging wordt het uitgevoerd. Vraag of dat de standaard is, of een optie die je zelf moet aanzetten.
4. Wie mag wat?
Niet iedereen op kantoor hoeft dezelfde rechten te hebben. Een goede koppeling volgt de rechten die in het boekhoudpakket zijn ingesteld en laat je daarbovenop per rol bepalen wie mag lezen, wie mag schrijven en met welke daglimiet. Een assistent-accountant die vragen stelt hoeft niet te kunnen boeken. Begin met één administratie en alleen lezen, en breid uit als het vertrouwen er is.
5. Kunnen we achteraf aantonen wat er is gebeurd?
Bij een controle of een intern onderzoek is het verschil tussen “de AI heeft het gedaan” en “deze gebruiker heeft dit op dat moment bevestigd” alles. Elke actie hoort gelogd te zijn met gebruiker, tijdstip en inhoud, in een spoor dat je kunt exporteren. Zonder auditspoor is elke AI-koppeling een risico dat je niet kunt beheersen, hoe goed de techniek ook is.
6. Wie heeft ernaar gekeken?
ISO 27001-certificering, een onafhankelijke pentest met inzichtelijke resultaten, een verwerkersovereenkomst en een officiële partnerstatus bij het boekhoudpakket zijn geen garanties, maar wel de minimale bewijzen dat een aanbieder de eigen beveiliging serieus neemt. Wie ze niet kan laten zien, heeft ze waarschijnlijk niet.
Van beleid naar werkwijze
Zes vragen, en het antwoord erop past op één A4. Dat A4 is tegelijk je AI-beleid, je invulling van de geletterdheidsplicht uit de AI Act en het verhaal dat je aan een klant of toezichthouder kunt vertellen. Het echte werk zit daarna in de werkwijze: medewerkers leren AI-output te lezen als het werk van een junior, de bevestigingsstap serieus nemen en doorvragen als een antwoord niet klopt. Techniek beschermt de data, het kantoor beschermt het proces.
Hoe wij deze zes vragen zelf hebben beantwoord, met rechten per rol, bevestiging per wijziging en een auditspoor, lees je op iwebdevelopment.com/kennisbank/veilig-werken-ai-mcp-koppeling.
Geef een reactie