Toen Stemerdink & Verhoek voor het eerst kennismaakte met de boekhoudsoftware SB+ van AFAS, was het pakket nog niet uitontwikkeld. Twee jaar later durft managing partner Dante van Scheppingen van het administratiekantoor de stelling aan dat SB+ de concurrentie op veel punten voorbij is gestoken. “SB+ is echt boekhouden 2.0.”
Dante van Scheppingen is sinds ruim drie jaar actief als managing partner bij Stemerdink & Verhoek. “Bij mijn indiensttreding trof ik nog allerlei papieren dossiers aan. Best vreemd, want ongeveer vijftien jaar geleden had het kantoor AFAS Profit in huis gehaald. Dat is toen eenmalig ingericht en verder is er eigenlijk nooit veel aan veranderd.”
Toekomstbestendig
De overstap op Profit leidde er dus niet meteen toe dat papieren dossiers verdwenen. Dat veranderde toen door een tropische regenbui de archiefruimte min of meer blank kwam te staan. “Dat was wel een wake-up call”, aldus Van Scheppingen, die constateerde dat zijn terugkeer samenviel met meer veranderingen “Er leefde hier de uitdrukkelijke wens het kantoor toekomstbestendiger te maken. De vorige eigenaren hadden weliswaar dertig jaar voor continuïteit gezorgd, maar het besef was er dat er voor de toekomst nog wel het een en ander moest gebeuren. En daarvan was automatisering een belangrijk onderdeel. In ieder geval was onze visie dat het onderscheidend vermogen van een administratie- en accountantskantoor niet zit in handmatig facturen boeken. Dat kan een goed softwarepakket veel beter.”
Geïntegreerd klantportaal
“Veel handmatig en achteraf verwerken. Zo is het dertig jaar gegaan”, blikt hij terug. “Toen hebben wij op een gegeven moment gezegd: we draaien het om. We zijn met de administraties bij tot en met de dag van gisteren om samen met de klant vooruit te kunnen kijken. Dan kun je echt toegevoegde waarde leveren. We willen zo volledig inzicht geven in hoe het bedrijf ervoor staat en met algoritmes prognoses opstellen op basis van de administratieve data.” De nieuwe strategie om de klant proactiever te willen ondersteunen, had de nodige consequenties op het gebied van personeel, hardware en software. “We hadden bijvoorbeeld geen klantportaal. Dan kan je weer een softwarepakket erbij aanschaffen, maar dan heb je een klantportaal dat verder niet is geïntegreerd in de kantoorsoftware.” Dus bespraken wij deze wens met een AFAS Succesmanager. “Toen hoorden we ook over de ontwikkeling van AFAS SB+. AFAS daagde ons uit mee te denken over de uiteindelijke vormgeving van het pakket. Dat was best pittig voor ons, maar we zijn blij dat we hebben doorgezet. Want ik denk dat SB+ nu in veel opzichten verder is dan de concurrentie. En het tempo van het ontwikkelen van deze software blijft hoog. Daarbij wijst Van Scheppingen op een succesfactor die in zijn ogen cruciaal is. “Een pakket kan nog zo mooi zijn, maar als er in de organisatie geen sprake is van eigenaarschap bij het topmanagement, dan gaat het in de praktijk niet werken.”
Kopgroep van klanten
De administraties van nieuwe klanten waarvoor Stemerdink & Verhoek ook het verwerken gaat doen, worden vrijwel allemaal in SB+ verwerkt. “Dat vraagt soms wat overredingskracht, maar uiteindelijk zijn ondernemers daartoe bereid en blij met deze keuze.” Er zijn weleens uitzonderingen op die regel, bijvoorbeeld vanwege branche specifieke omstandigheden, legt hij uit. Uiteraard probeert het administratiekantoor ook bestaande klanten warm te laten lopen voor SB+. “Dat maakt het werk gewoon sneller en overzichtelijker. Wat ik graag als tip meegeef: creëer een kopgroep van klanten die het leuk vinden met SB+ te werken. Vraag ze regelmatig om feedback, dan voelen ze zich betrokken. Dat schept echt een band.”
Veiliger dan e-mail
Dante van Scheppingen ziet bij veel klanten dat dankzij SB+ de administratie voor hen meer gaat leven. “Ze zijn verrast dat we kort na het einde van het kwartaal de btw-aangifte al gereed hebben. Daarnaast hebben ze beter inzicht in openstaande debiteuren en crediteuren. En ervaren ze dat werken in SB+ veel veiliger is dan allerlei bestanden via e-mail heen en weer te sturen.” Van Scheppingen beschouwt de aan SB+ gekoppelde AFAS Link app als de sleutel voor toekomstig succes. “Zeker als deze app het dashboard wordt op je telefoon.”
Boekhouden 2.0
Hoe ervaart hij de samenwerking met AFAS? “Wat ik heel prettig vind, is dat als we een incident insturen er veelal nog dezelfde dag een reactie komt. En dat suggesties voor productverbetering worden opgepakt. Ik denk dat het pakket inmiddels zo volwassen is dat het nu ook prima de markt van grotere bv’s en fiscale eenheden voor de btw kan bedienen”, aldus Van Scheppingen, die zijn mening als volgt samenvat: “SB+ is echt boekhouden 2.0. Want met SB+ houden wij tijd over voor extra advieswerk bij de klant. Op die manier draagt het pakket serieus bij aan het verwezenlijken van onze visie op toekomstige klantbediening.”
Meer weten? Kijk of afas.nl
Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2023-AV-TOP50/
Geef een reactie