Contact tijdens ziekte: hoeveel mag je een zieke werknemer bellen zonder de AVG te overtreden?

Het is een vraag die je als adviseur of salarisprofessional geregeld tegenkomt, want de grens tussen betrokkenheid en een verboden vraag is dun. In dit artikel lees je precies wat je klant wel en niet mag vragen bij ziekte, wat in het verzuimdossier mag en wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens kan ingrijpen.

Waarom is dit belangrijk om te weten?

Een verkeerde vraag aan een zieke werknemer, of een diagnose die per ongeluk in het HR-systeem belandt, is snel gemaakt. Toch kan dit je klant duur komen te staan: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan bij het onrechtmatig verwerken van gezondheidsgegevens een boete opleggen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet — de hoogste boetecategorie uit de AVG, omdat het om bijzondere persoonsgegevens gaat op grond van art. 83 lid 5 AVG. Een onderhoudsbedrijf kreeg in de praktijk al 15.000 euro boete omdat de verzuimregistratie ziektenamen en klachten bevatte en onvoldoende beveiligd was. Voor jouw klant is dit dus geen theoretisch risico, maar een concreet aansprakelijkheids- en imagorisico dat je met een paar heldere afspraken kunt voorkomen.

Wat is contact tijdens ziekte?

Contact tijdens ziekte is elk moment waarop de werkgever, een leidinggevende of een ingeschakelde adviseur met een zieke werknemer spreekt of gegevens over hem vastlegt. De werkgever moet het loon doorbetalen zolang aan de voorwaarden van art. 7:629 BW wordt voldaan, en moet de re-integratie bevorderen op grond van art. 7:658a BW. Daarvoor is contact nodig, maar niet elk gegeven dat daarbij naar boven komt mag de werkgever ook vastleggen. Gezondheidsgegevens zijn een bijzondere categorie persoonsgegevens en vallen onder het verwerkingsverbod van art. 9 lid 1 AVG. Alleen als de verwerking noodzakelijk is voor re-integratie, ziekteverzuimbegeleiding of de vaststelling van wettelijke aanspraken, geldt de uitzondering van art. 30 UAVG. Toestemming van de werknemer is hierbij geen geschikte grondslag: die kan altijd worden ingetrokken op grond van art. 7 lid 3 AVG en is bij een gezagsverhouding niet vrij gegeven.

Wat mag je vragen bij de ziekmelding?

Bij de ziekmelding zelf mag je klant vragen naar het telefoonnummer of verpleegadres waarop de werknemer bereikbaar is, de vermoedelijke duur van het verzuim, lopende werkzaamheden en noodzakelijke overdracht, of sprake is van een vangnetregeling van de Ziektewet (alleen ja of nee, niet welke), en of sprake is van een arbeidsongeval of een verkeersongeval met mogelijk regres op een derde.

Niet toegestaan zijn vragen naar de diagnose, de oorzaak, symptomen, medicatie, de behandelaar, of “of de werknemer echt ziek is”. Ook de eigen inschatting van de werknemer over zijn beperkingen mag niet worden opgevraagd, want dat is een medische beoordeling die bij de bedrijfsarts ligt.

Contact tijdens de re-integratie

Zodra de bedrijfsarts de belastbaarheid heeft beoordeeld, mag je klant met de werknemer spreken over de praktische uitvoering van dat advies: welke uren hij kan werken, welke taken passen binnen de beperkingen, en of de werkplek uitvoerbaar is. Wat niet mag, is doorvragen naar de medische reden achter een beperking. “Waarom mag je niet autorijden” of “wat heeft de behandelaar precies gezegd” horen niet bij de werkgever, maar bij de bedrijfsarts.

Wat mag in het dossier?

In het verzuimdossier van je klant mogen alleen functionele en administratieve gegevens staan: ziekmeldingsdatum, verwachte duur, bereikbaarheid, en de functionele beperkingen zoals de bedrijfsarts die teruggeeft, bijvoorbeeld “maximaal vier uur per dag, geen nachtdiensten”. Een diagnose, medicatie of behandelnaam mag daar nooit in staan; dat behoort uitsluitend tot het medische dossier van de bedrijfsarts of arbodienst, waar je klant geen inzage in heeft. Bewaar administratieve verzuimgegevens niet langer dan noodzakelijk: als hoofdregel geldt uiterlijk twee jaar na einde dienstverband, tenzij een wettelijke bewaarplicht of lopende procedure langere bewaring vereist.

Delen met de salarisadministratie

Ook de salarisadministrateur krijgt door inschakeling niet meer bevoegdheden dan je klant zelf heeft. Voor de loonverwerking is bijvoorbeeld de eerste ziektedag relevant, niet de diagnose. Een loonstrook, mutatie of declaratie mag dus nooit een medische omschrijving bevatten; komt die er per ongeluk in terecht, dan is je klant daarvoor verantwoordelijk, ook als de fout bij de salarisadministratie ligt.

De meest gemaakte fouten

Dit zijn de fouten die jij als adviseur kunt signaleren en voorkomen.

1. Een diagnose of ziektenaam vastleggen in het HR- of verzuimsysteem. Consequentie: onrechtmatige verwerking van bijzondere persoonsgegevens, met boeterisico tot 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet. Voorkomen: beperk vrije tekstvelden in het verzuimsysteem en verwijder medische informatie direct.
2. Doorvragen naar de oorzaak bij de ziekmelding. Consequentie: een verboden vraag levert geen bruikbare informatie op en vergroot het aansprakelijkheidsrisico. Voorkomen: instrueer leidinggevenden om alleen naar bereikbaarheid en verwachte duur te vragen.
3. Vrijwillig gedeelde medische informatie toch registreren. Consequentie: ook spontaan gedeelde informatie mag niet worden vastgelegd zonder noodzaak, want de AP maakt geen onderscheid tussen gevraagd en vrijwillig gedeeld. Voorkomen: laat weten dat een medisch antwoord niet nodig is, en noteer alleen de functionele uitkomst.
4. Medische e-mails of bijlagen doorsturen aan de leidinggevende of salarisadministratie. Consequentie: verspreiding van bijzondere persoonsgegevens buiten de kring die ze nodig heeft. Voorkomen: werk met need-to-know-toegang en laat medische correspondentie via de bedrijfsarts lopen.
5. Een algemeen toestemmingsformulier gebruiken als grondslag voor verzuimregistratie. Consequentie: toestemming is bij een gezagsverhouding meestal geen geldige grondslag en kan altijd worden ingetrokken. Voorkomen: baseer de verwerking op art. 30 UAVG en de wettelijke re-integratieverplichting, niet op toestemming.

Jouw arbeidsrechtelijke vragen snel en betrouwbaar beantwoord?

Hoeveel tijd kost het jou om bij een vraag over contact met een zieke werknemer precies te bepalen wat wel en niet mag? In onze webinar AI in het arbeidsrecht laten we zien hoe je dit soort vragen sneller én betrouwbaarder beantwoordt.

Als accountant of salarisprofessional krijg je veel arbeidsrechtelijke vragen, maar heb je vaak niet meteen het volledige antwoord. Toch wil je je klant zo goed mogelijk helpen met betrouwbaar en praktisch advies.

We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van jouw klanten altijd snel en juridisch juist behandelen.

Schrijf je hier gratis in