Systeemintegraties, workflows en koppelingen. Het lijkt wel een rage. Onder de noemer van procesefficiency is er momenteel veel aandacht voor de samenhang van het ICT-landschap binnen het kantoor. Elk kantoor heeft in meer of mindere mate een diversiteit aan software. Alle dubbele handelingen zoals adresmutaties zijn niet lean en dus is er groeiende belangstelling voor een beter geïntegreerd landschap. En terecht. Maar wie is er verantwoordelijk voor de aansluitingen tussen de verschillende (software)applicaties? En welke problemen kunt u verwachten? Een eenduidig antwoord is er niet; maar wel een aantal tips uit de praktijk.
Natuurlijk ligt de focus bij procesefficiency binnen het kantoor momenteel op een gestroomlijnd administratie- en samenstelproces met alle denkbare integraties. Maar naast deze processen zijn er legio ondersteunende processen en integraties die voor het kantoor momenteel van waarde zijn. U kunt hierbij denken aan het verrijken van uw CRM-software met gegevens vanuit uw marketing- en online mailingsysteem. Uw kantoor houdt waarschijnlijke de nieuwsbriefregistratie in meerdere pakketten bij. Een ander voorbeeld is de arbeidsintensieve verwerking van adresmutaties binnen het applicatielandschap of de integratie van uw CRM- en fiscale softwarepakket voor relevante adviesinformatie. Het koppelen van databronnen is wellicht dé goudmijn richting de toekomst.
Hoe kom je eraan?
Als u niet beschikt over een stevig technisch onderlegde collega, zult u de kennis of de complete systeemintegratie door een derde laten verzorgen. De meest ‘eenvoudige’ mogelijkheid doet zich voor bij de aanschaf of overstap naar nieuwe software. Bij gesprekken over de reikwijdte van de nieuwe software kunt u doorgaans het gesprek met de leverancier aangaan. Bij voldoende (financieel) belang of animo van andere kantoren zal een leverancier hier zeker toe bereid zijn. Ik de praktijk komen de meeste koppelingen zo tot stand. Niet ieder kantoor bevindt zich echter in de onderhandelingspositie om op deze wijze afspraken te maken met zijn leverancier. Ook in dat scenario zijn er mogelijkheden om uw software beter te laten integreren;
- U kunt de mogelijkheden verkennen van software voor workflow&integratiebeheer. Dit is specifieke software die een proces kan beheren, maar eveneens in staat is handelingen in verschillende pakketten uit te voeren. Een bekend voorbeeld hiervan is Nintex, gebaseerd op Microsoft Sharepoint.
- U kunt kijken naar nieuwe marktinitiatieven op dit gebied. In de accountancysector wordt binnenkort Alley-Oop in productie genomen. Dit nieuwe initiatief sluit softwarepakketten aan en zorgt voor een gestandaardiseerde werkstroom voor bijvoorbeeld het samenstelproces.
- U kunt (voor)selecteren op software die op een goed gedocumenteerde en eenvoudige wijze te koppelen is. De meeste online apps (saas-diensten) die op de markt komen bestaan vaak bij de gratie van de mogelijkheid om te koppelen. Hiervoor worden standaarden gebruikt als SOAP en REST API.
- U kunt kiezen voor maatwerkkoppelingen, die voor specifieke integraties ontwikkeld worden. Er zijn legio (branche) partijen die u hierbij van dienst kunnen zijn. Het is raadzaam om te ontdekken of er andere kantoren zijn met eenzelfde behoefte om tot een aantrekkelijkere prijs te komen.
En wie zorgt voor de continuïteit?
Middel(grote) kantoren die beschikken over een adequate ICT-stafafdeling hebben doorgaans voldoende kennis in huis om de instandhouding van de koppeling voor hun rekening te nemen. Als u echter deze expertise niet in huis heeft, zal de continuïteit sterk afhangen van de afspraken die u heeft gemaakt met derden. Als u koppelingen ‘meegeleverd’ krijgt bij uw nieuwe software, zorg dan dat u eveneens afspraken maakt over het beheer ervan. U zult niet de eerste zijn die bij verstoringen aan de zijlijn staat, terwijl u één of meerdere partijen verantwoordelijk probeert te houden voor disfunctioneren. Geen enkele partij neemt graag eigenaarschap voor systeemintegraties. Dat is evenwel begrijpelijk want het softwarelandschap binnen uw kantoor is aan voortdurende verandering en updates onderhevig.
Heeft u een veelvoud aan (maatwerk) koppelingen en zijn deze kritiek voor uw bedrijfsvoering? Overweegt u dan een blik op een ‘Enterprise Service Bus’. Een open-source voorbeeld hiervan is MuleSoft. Dergelijke hulpmiddelen zijn bedoeld om het beheer van een diversiteit aan koppelingen in goede banen te leiden.
Aan de slag
Op het moment dat u start met de inzet van koppelingen om uw processen te versnellen, ontkomt u niet aan het gebruik uniforme klantnummers. In de vorige bijdrage is dit reeds toegelicht. Juist voor slimme integraties binnen uw applicatielandschap is uniformiteit een must. U zult uw handen hier ongetwijfeld aan vol hebben. Nog twee tips voor als u op korte termijn stappen wilt maken:
- Voor een quick-win kijkt u naar Zapier. Deze gratis online service integreert al uw online apps!
Op de Accountancy Expo ontdekt uw welke partijen in de markt integraties hebben en kunt u een SRA-themabijeenkomst over dit onderwerp bijwonen.
Geef een antwoord