Vaak doen we dingen, omdat we dat nou eenmaal altijd gewend zijn. Ook zakelijk is dat vaak het geval. Het zijn van die kleine dingetjes: alles opschrijven op een notitieblok, wachtwoorden bijhouden in Word, en aan het einde van de week je uren noteren in Excel. Het werkt, maar het kan beter, makkelijker, sneller en veiliger. Vijf tips van DOCCO om productiever te kunnen zijn.
Wachtwoordbeheer met KeePass – Windows
Veilige wachtwoorden die bestaan uit meerdere tekens, letter en cijfers zijn moeilijk te onthouden. Helemaal als u netjes voor elk account een ander wachtwoord gebruikt. Als u vervolgens ook nog eens om de zoveel tijd het wachtwoord moet wijzigen, is de verleiding groot, om het ergens te noteren. Word en Excel lijstjes, zijn onveilige keuzes, zelfs als ze van een wachtwoord zijn voorzien. KeePass biedt uitkomst!
Keepass is een zogenaamde wachtwoordkluis. U kunt in KeePass voor elk account het bijbehorende wachtwoord opslaan en eenvoudig kopiëren wanneer u moet inloggen. KeePass genereert automatisch veilige wachtwoorden wanneer u een account toevoegt en kan u zelfs helpen herinneren om wachtwoorden regelmatig te wijzigen. Natuurlijk vereist ook KeePass zelf een wachtwoord, maar u hoeft er nu nog maar één te onthouden, terwijl al uw andere wachtwoorden veilig zijn opgeslagen.
Projectmanagement met Trello – Alle platformen
Projecten komen in alle soorten en maten. Om een project tot een succesvol einde te brengen is goed projectmanagement vaak een randvoorwaarde. Maar alle e-mail lijsten, gedeelde Excel planningen en Outlook submappen ten spijt, gebeurt het vaak dat het overzicht toch verloren gaat. Wat er mist is een simpel overzicht waar iedereen de status kan volgen, milestones kan inzien, en zelf taken kan toevoegen, veranderen of verwijderen. Eigenlijk zoals het altijd al ging met die mooie post-its op een whiteboard. Of doet u dat nog steeds..?
Dan is Trello wat u zoekt. Trello is een online projectmanagement tool en werkt met ‘boards’, ‘lists’ en ‘cards’. U voegt per project(onderdeel) een board toe, maakt lists aan voor elke categorie en plaatst daar vervolgens per taak cards onder. Een kind kan de was doen. U kunt deadlines toewijzen, taken (cards) mailen naar de juiste list en vrijwel ongelimiteerd gebruikers toevoegen.
Overal uw documenten bewerken met Office Mobile – IOS, Android, Windows Phone
Microsoft Office kent u al sinds jaar en dag. Maar wist u dat er ook mobiele versies beschikbaar zijn? En wist u dat die mobiele versies sinds een aantal maanden gratis zijn? Nou ja gratis, wél voor consumenten. Zakelijke Office gebruikers hebben een Office 365 abonnement nodig om hun documenten vanuit OneDrive of Dropbox voor bedrijven te kunnen bewerken. Heeft u geen Office 365 abonnement? Dan kunt u gewoon de gratis consumentenversies van OneDrive en Dropbox gebruiken.
Voor Android is Office Mobile beschikbaar als suite in de Google Playstore. Voor IOS kunt u Word, Excel, Powerpoint en Outlook als losse apps downloaden uit de App Store.
Nooit meer iets vergeten met Evernote – Alle platformen
Veel mensen schrijven aantekeningen en notities nog steeds op papier. Dat is vertrouwd, gemakkelijk en werkt vaak veel sneller dan op een telefoon of tablet. Toch? Wél als u hier e-mail of Office toepassingen voor gebruikt. Vaak moeten de aantekeningen later ook nog uitgewerkt worden, omdat er zonder het gesprek nog vers in het geheugen te hebben, geen touw meer aan vast te knopen is.
Met Evernote zijn aantekeningen snel op te nemen, op elk mobiel apparaat dat u bij zich heeft en makkelijk te organiseren in verschillende ‘notebooks’. U kunt bijlages toevoegen, tags toewijzen om notities snel terug te vinden en notities -of zelfs hele notebooks- delen met anderen, bijvoorbeeld in projectteams. Evernote is ook zeer geschikt om online artikelen, blogs en zelfs video’s te kopiëren en te gebruiken als archief.
Eenvoudig uw uren bijhouden met toggl – Alle platformen
Uren bijhouden is niet het leukste klusje dat er is. De grote kantoren doen dit natuurlijk in hun CRM-systeem, maar de rest is aangewezen op Excel. En dat werkt op zich prima, maar het is toch altijd weer vervelend om vrijdagmiddag te constateren dat je niet meer precies weet wat je maandag hebt gedaan. En om het nou elke dag, of erger nog, voor elke activiteit bij te gaan houden kost gewoon te veel tijd.
Gelukkig bestaat toggl, een zeer eenvoudig tijdsregistratiesysteem dat per activiteit inzichtelijk maakt hoeveel tijd u er aan kwijt bent geweest. In secondes, mocht u dat graag willen. U maakt een klant aan, voegt een project toe en klikt op de grote groene knop om uw tijd bij te houden. Stopt u weer met werken aan het project? Timer uitzetten en toggl slaat alles op. Zo houdt u per klant en per project eenvoudig bij hoeveel tijd u er aan besteed heeft.
Ook toggl is geschikt om met teams te gebruiken en vormt een ideale combinatie met Trello en Evernote.
Geef een reactie