Een online werkplek vóór accountants dóór accountants. Zo presenteert MijnAccountantsPortal zich al jaren aan het beroepsveld. Het concept werd in 2009 bedacht door enkele enthousiaste accountantskantoren en is vanaf de beginjaren ondersteund door CaseWare.
Inmiddels is de portal overgedragen aan Acuity, een ICTdienstverlener en portalontwikkelaar uit Den Bosch die er grote plannen mee heeft. Directeur Aart Nijkamp, Sales Consultant Arnold Boersma en Richard Schiphorst van CaseWare vertellen in een driegesprek wat de portal voor accountants moet gaan betekenen.
Wat is de oorsprong van MijnAccountantsPortal?
Richard Schiphorst: ’Een groep kantoren zocht in 2009 gezamenlijk naar een portaloplossing: om de communicatie met klanten te verbeteren en documenten uit te wisselen. In de markt konden ze niets vinden dat voldeed aan hun eisen. Dus besloten ze op basis van IBM-technologie zelf een portal te laten bouwen door Acuity. Die portal moest volledig zijn afgestemd op de wensen van de accountant. In eerste instantie diende hij vooral voor eigen gebruik. Later werd de portal ook opengesteld voor andere kantoren. Enerzijds om de kosten te dekken, anderzijds vanuit de gedachte dat meer kantoren van deze oplossing zouden moeten profiteren. Gaandeweg ontstond de wens om er meer mee te doen en nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Maar accountants zijn geen ICT-ers en het uitbouwen van een portal is niet iets dat je er zomaar even bij doet. CaseWare zag de potentie en zocht daarom in 2011 samenwerking met MijnAccountantsPortal. We deden dit ook omdat we CaseWare-gebruikers een toegangspoort wilden bieden voor het versturen van SBR-documenten.’
Waarom draagt CaseWare de portal nu over aan Acuity?
Richard Schiphorst: ‘De wens bestaat om MijnAccountantsPortal om te bouwen tot een volwaardig platform om kennis te delen en de klant bij het kantoor te betrekken. We zijn tot de conclusie gekomen dat wij daar niet voldoende aandacht aan kunnen besteden. Onze corebusiness is vooral de vaktechniek, terwijl Acuity juist zeer bedreven is op dat vlak.
CaseWare blijft trouwens wel betrokken bij het project omdat we erg geloven in het platform als aanjager voor een betere samenwerking tussen de accountant en de klant.’
Langs de zijlijn
Wat wil Acuity bereiken met de overname?
Aart Nijkamp: ’Acuity is al vanaf het eerste begin verbonden met MijnAccountantsPortal. We hebben hem gebouwd op basis van onze IBM-technologie. Na de oplevering stonden we voor ons gevoel vooral langs de zijlijn terwijl we juist graag mee wilden doen aan het spel. Het was voor ons klip en klaar dat er bij accountants meer behoefte gaat ontstaan aan goede portaloplossingen. Het is een uitstekend product maar het ontbreekt de initiatiefnemers aan tijd en focus om de portal commercieel gezien een stap verder te brengen. Door onze achtergrond weten wij juist goed wat er speelt in de markt. Voor ons is dit een springplank naar een grotere rol binnen de accountancysector.’
Richten jullie je alleen op het aan de man brengen van MijnAccountantsportal of gaat er ook iets met de inhoud gebeuren?
Aart Nijkamp: ’We gaan met beide aan de slag. Het voordeel is dat wij voldoende capaciteit in huis hebben om de portal inhoudelijk en technisch verder te ontwikkelen. Omdat wij geen dure mensen van buitenaf in hoeven te huren, kunnen we met het beschikbare budget veel meer bereiken. Een pluspunt daarbij is dat we kunnen terugvallen op de kennis en ondersteuning van IBM.’
Hebben jullie al concrete ideeën voor de verdere ontwikkeling?
Arnold Boersma: ’Zeker, we zijn er zelfs al druk mee bezig. Dit voorjaar komt de app van MijnAccountantsPortal uit. Daar hebben we veel aandacht aan besteed want hij moet goed werken op alle mobiele apparaten – smartphones en tablets – besturingssystemen en browsers. De app is sinds april te downloaden in de Appstore en bij Google Play. Uiteindelijk moet het steeds gemakkelijker worden voor de gebruiker. In principe moet hij alle werkzaamheden binnen de portal via een mobiel device kunnen afhandelen. Maar de techniek is maar één onderdeel. Veel belangrijker is of de eindgebruiker zich aangetrokken voelt tot de portal. Vindt hij het uiterlijk prettig? Staan alle knoppen op een logische plek? Kun je makkelijk navigeren? De portal is in dit opzicht wat gedateerd geraakt. Op dit moment werken designers samen met onze werkgroep aan een nieuwe gebruikersinterface, waarbij de user experience centraal staat.’ Aart Nijkamp: ’Uiteindelijk is voor ons het aantal officiële
afnemers minder bepalend dan het aantal gebruikers. Je kunt nog zoveel afnemers hebben, als de medewerkers op de kantoren en hun klanten de portal niet frequent gebruiken, betekent het niets. Daarom zullen we ook steeds meer toewerken naar een community-achtige oplossing waarbinnen veel ruimte is voor uitwisseling en tweerichtingverkeer. Het moet een platform worden waarmee de accountant echt een band kan opbouwen met zijn klant.’
Virtueel kantoor
Wat gaan jullie doen om kantoren enthousiast te krijgen voor MijnAccountantsPortal?
Aart Nijkamp: ’Dat pakken we breed aan. In juni presenteren we ons nieuwe samenwerkingsplatform voor het eerst op een vakbeurs voor accountantskantoren. Na de zomer starten we met uitgebreide promotie, vooral via social media en een roadshow. Kantoren die MijnAccountantsPortal gaan gebruiken, willen we ondersteunen bij de implementatie ervan zodat iedereen het ook echt gaat gebruiken. We doen dat door trainingen te verzorgen en met adoptieprogramma’s om eventuele weerstanden tegen nieuwe technologieën weg te nemen. Verder vinden we dat onze helpdesk niet alleen bereikbaar moet zijn voor accountantskantoren, maar ook voor de eindgebruikers van de portal: de ondernemers. Wij kunnen hen goed helpen bij vragen over de techniek, browserproblemen en het gebruik van de app. Misschien nog wel belangrijker is dat onze helpdesk ook ’s avonds bereikbaar is, het moment waarop de meeste ondernemers pas tijd hebben om een helpdesk te bellen.’
Arnold Boersma: ’We willen vooral aan gebruikers laten zien wat ze allemaal met het platform en de andere samenwerkingstools van Acuity kunnen doen. Daarom werken we aan de inrichting van een virtueel accountantskantoor. Dat is een online omgeving waar geïnteresseerden toepassingen kunnen bekijken en uitproberen. Je vindt er uiteraard MijnAccountantsPortal maar ook het samenwerkingsplatform IBM Connections Cloud, de CRM-toepassing Sugar en backoffice-oplossingen. Deze oplossingen zullen we met Magic Xpi integreren.’ Aart Nijkamp: ’Daarmee tonen we hoe een kantoor er digitaal uit zou kunnen zien als je alle elementen van Acuity gebruikt. Maar alles is vrij uitwisselbaar en kan dus ook gecombineerd worden met portals of oplossingen van een andere leverancier.’
Over de grens
Hebben jullie verder nog plannen?
Aart Nijkamp: ’Als het aan ons ligt, exporteren we het concept van MijnAccountantsPortal naar de rest van de wereld. Nederland loopt behoorlijk voorop in deze technologie dus er liggen kansen. IBM is daarin ook erg geïnteresseerd. Maar voorlopig beschouw ik dat als een leuke droom. Belangrijk is dat we het eerst in Nederland gaan waarmaken. Daarvoor moeten we veel vertrouwen opbouwen. Alleen dan kun je accountants aan je binden.’
Waarom zijn jullie zo geïnteresseerd in de accountancy?
Aart Nijkamp: ’Het is een grote en redelijk homogene kennisindustrie. De accountancy is een roerig werkveld waarin op dit moment veel verandert. In zo’n situatie is er vaak belangstelling voor nieuwe partijen, zoals wij. Oude partijen hebben hun sporen verdiend maar wij kunnen en willen het verschil maken. We willen trouwens niet concurreren met bestaande leveranciers. We willen vooral nieuwe waarde toevoegen.’
Arnold Boersma: ’Veel kennis van accountantskantoren ligt op dit moment opgesloten in de mailbox van de medewerkers. Het is de kunst die kennis te ontsluiten en te etaleren: eerst binnen het kantoor, daarna ook daarbuiten. In de toekomst zullen samenwerkingssoftware en online platforms, zoals MijnAccountantsPortal, steeds belangrijker worden. Aart Nijkamp: ’Voor kantoren is dat een interessant proces. Acuity kan dit proces niet versnellen maar we kunnen er wel bovenop zitten en steeds weer de samenwerking zoeken. Met de kantoren maar ook met andere leveranciers, zoals CaseWare. Uiteindelijk levert samenwerking altijd meer op dan het alleen te doen. Wij kunnen en willen niet anders want het samenwerken zit in onze genen. Die genen willen we graag overdragen op MijnAccountantsPortal.
De functionaliteiten van MijnAccountantsPortal
MijnAccountantsPortal (www.acportal.nl) kent op dit moment twee diensten:
- Een uitgebreid klantenportaal met veel functionaliteiten voor communicatie en documentuitwisseling. Zoals het delen van informatie uit elektronische dossiers, gegevensbeheer, accorderings- en SBR-management, het presenteren van (tussentijdse) cijfers, het verlenen van toegang tot financiële pakketten en rechtstreekse communicatie tussen de klant en de contactpersoon van het kantoor;
- De beperktere versie MijnAccorderingsService. Deze richt zich vooral op het uitwisselen van documenten die geaccordeerd moeten worden om daarna te worden aangeboden bij de SBR-portalen van uitvragende instanties.
Het komende jaar worden de volgende functionaliteiten toegevoegd aan MijnAccountantsPortal:
- Een app waarmee de activiteiten op de portal via smartphone en tablet kunnen worden uitgevoerd, zoals het accorderen van documenten;
- Integratie met IBM Connections cloud, waarmee veel nieuwe toepassingen rondom samenwerken tussen klant en accountant wordt toegevoegd. Denk hierbij een het kunnen aanmaken van taken/activiteiten/checklisten voor klanten;
- Nieuwe look & feel;
- Vele andere kleinere aanpassingen die het werken met de portal zal optimaliseren en nog makkelijker maakt.
Geef een antwoord