Accountant is stabiele factor in een wereld vol automatisering

Onlangs presenteerden Yuki en CaseWare het eerste resultaat van hun samenwerking: de Yuki Samenstel Suite. Deze koppelt gegevens uit de Yuki-boekhouding met behulp van een slim rekeningschema direct aan de dossiers en templates van CaseWare. Samen met een speciaal Yukiwerkprogramma wordt het samenstellen van jaar- en tussentijdse rapportages bijna een automatische handeling. Yuki beschouwt de nieuwe suite als één van de middelen om de accountancywereld eens flnk op te schudden.

Tegendraads
Een beetje eigengereid zijn ze wel bij Yuki. Het nog jonge bedrijf kan het zich als relatieve nieuwkomer permitteren om ‘tegendraadse’ oplossingen te verzinnen voor actuele vraagstukken. Daarmee weet het niet alleen bij ondernemers maar ook bij steeds meer accountants een snaar te raken. Het softwarebedrijf groeit hard en verhuisde enkele maanden geleden van de Rotterdamse binnenstad naar een stoer pand op de Kop van Zuid, met prachtig uitzicht over de Nieuwe Maas. CEO en medeoprichter Lucas Brentjens
voelt zich er al helemaal thuis. Geen smalle gangen en benauwde kamertjes maar een grote open ruimte voor alle medewerkers, inclusief hemzelf, met betonnen pilaren en de leidingen in het zicht. ‘Helemaal Yuki,’ stelt hij tevreden vast.

Rotwerk
Yuki dankt het succes aan een heel eigen visie op de financiële administratie en hoe deze ingericht moet worden. Boekhouden wordt steeds meer een commodity, dus daar ligt niet de toekomst van accountantskantoren, vindt Lucas Brentjens. Gedurende zijn lange loopbaan in de financiële wereld is één ding hem goed duidelijk geworden. ‘Boekhouden is rotwerk. Niemand wil het doen. De ondernemer heeft er geen zin in en de accountant kan zich veel beter richten op datgene waarin hij of zij is gespecialiseerd, namelijk het geven van goede adviezen. Het is eigenlijk van de zotte dat er nog zoveel handmatig werk bij komt kijken. Want als er iets gestructureerd en geautomatiseerd kan worden, dan is het wel de boekhouding.’ 

Vanuit die visie startte hij, samen met partners Arco van Nieuwland en Sebastian Toet, in 2007 een heel nieuw werkconcept. ‘Ons doel was een digitaal platform te ontwikkelen dat zo sterk geautomatiseerd is dat de boekhouding bijna als vanzelf wordt opgebouwd. Dan heb je het over het automatisch inlezen van transacties en het snel verwerken van facturen volgens de formule ‘scannen-mailen-klaar’’. Voor Brentjens was het vanzelfsprekend dat al deze handelingen in de cloud plaatsvinden. ‘De grote verdienste van
het internet is dat je de boekhouding op de centrale  plek kunt opslaan en dat iedereen hem daar kan benaderen. In plaats van de boeken steeds heen en weer te slingeren tussen ondernemer en accountant, kunnen ze er nu samen aan werken.’

Te vroeg 
Brentjes dacht in de beginperiode met dit concept het ei van Columbus te hebben bedacht om een vernieuwing binnen de accountancysector in gang te zetten. ‘Maar we waren te vroeg. In plaats van dat kantoren het omarmden, beschouwden de meesten het vooral als een bedreiging. Ze vreesden voor hun omzet.’ Dus gooide Yuki het over een andere boeg. ‘We wilden bewijzen dat ons concept werkt. Daarom verschoven we de aandacht van de accountancy naar de eindgebruikersmarkt. We startten zelf een administratiekantoor waar ondernemers hun boekhouding zoveel mogelijk automatisch en online konden organiseren.’ De formule sloeg aan en Yuki bouwde in razend tempo een kantoor op met meer dan drieduizend klanten. ‘Het bewijst dat veel ondernemers zo willen werken,’ luidt Brentjens’ verklaring voor het succes. ‘Ondertussen doen we voor veel ondernemers niet alleen de boekhouding maar ook de jaarrekening, dus het hele traject van transactie tot rapportage.’ Zo kwamen ook de accountants weer in beeld. Steeds meer kantoren profleren zich als online accountant en weten inmiddels de weg naar Yuki te vinden. Brentjens:’De economische crisis heeft daarin zeker een rol gespeeld. Kantoren staan steeds meer onder druk van hun MKB-klanten die lagere kosten willen.’

Opschudden
Voor Yuki is het reden om terug te keren naar het oorspronkelijke doel: het opschudden van de accountancymarkt. Het administratiekantoor gaat verder als zelfstandige entiteit. Yuki verschuift de focus van administratiekantoor naar softwareleverancier en richt zich daarbij volledig op het uitbouwen van het platform. Brentjens:’We richten ons op moderne ondernemers die willen werken met een moderne accountant. Onze missie is om het contact tussen ondernemer en accountant te versterken, door ze bij elkaar te brengen in een online omgeving waar ze samen werken aan de boekhouding en de rapportages.’ Brentjens voorspelt dat de automatiseringsgraad de komende jaren sterk stijgt. ‘Op dit moment wordt 50 procent van alle facturen en betalingen automatisch geboekt. Dat kan omhoog naar zeker 80 of 90 procent. Ik verwacht dat, na de snelle automatisering van banktransacties, vooral het uitwisselen van elektronische facturen een hoge vlucht gaat nemen. Daarom leggen wij nu de focus op het automatisch verwerken van inkoop- en verkoopfacturen. Nu gebeurt dat nog grotendeels met de scan- en herkenfunctie van Yuki. Daarbij analyseert de software de gegevens om ze vervolgens op de juiste plaats te zetten in het systeem. De volgende stap gaat veel verder. Dan is er sprake van voorgedefinieerde en voorgeprogrammeerde facturen die, zonder tussenstap, automatisch de boekhouding in gaan. Die standaardisatie zie je op alle vlakken. Kijk maar naar Standard Business Reporting (SBR) en het Referentie Grootboek Schema (RGS).’

Accountant als CFO van MKB-er
Waar blijft de accountant in al dat automatiseringsgeweld? In het oog van de storm, als het aan Brentjens ligt. De toegevoegde waarde van de accountant verdwijnt niet, voorspelt hij. Integendeel, hij krijgt de kans om zich veel nadrukkelijker te profileren als leidsman en raadsman van de ondernemer. ‘Nu komt hij meestal pas in beeld aan het eind van het boekjaar. Straks kan hij het hele jaar door de vinger aan de pols houden. Door de hoge automatiseringsgraad ontstaat de boekhouding dagelijks ter plekke. Van alle kanten vliegen facturen en betalingen vanzelf het systeem in. De MKB-er kan op elk moment via zijn smartphone de actuele stand van zaken bekijken. Hoe weet deze ondernemer dat al deze gegevens ook betrouwbaar zijn? Een accountant die frequent en kritisch meekijkt, garant staat voor de betrouwbaarheid van de cijfers en tussentijds actief wijst op de bijzonderheden, kan uitgroeien tot een soort CFO voor de MKB-er. Er wordt vaak geroepen dat accountants zich moeten gaan profileren als adviseur. Maar de rol van regisseur en bewaker van het geautomatiseerde proces is in mijn ogen net zo belangrijk en nog vaak onderbelicht.’

Waterscheiding
Een ander doel van Yuki is daarom het versterken van de samenwerking tussen ondernemer en accountant via een online platform. Dat lukt alleen als de gebruikte software voldoende mogelijkheden biedt om online de kwaliteit van de informatie te bewaken. Yuki en CaseWare hebben elkaar daarin als partner gevonden. Brentjens:’Er heeft altijd een soort waterscheiding bestaan tussen het boekhoudpakket en het rapportagepakket. De gegevens worden verstuurd van ‘eiland’ naar ‘eiland’. In de samenwerking met CaseWare was het uitgangspunt om er een naadloos proces van te maken. Waarom zou je honderd voorafgaande journaalposten moeten aanmaken in het jaarrekeningpakket als je alle correcties ook in het boekhoudpakket kunt doorvoeren en daarna kunt transporteren? Toen steeds meer Yuki-gebruikers vroegen om een koppeling met CaseWare, hebben we daarom verder gekeken en onderzocht of we tot een daadwerkelijke integratie konden komen. Daarvan kunnen ook kleinere kantoren, die nu geen CaseWare hebben, profiteren.’

Verbinding
Het resultaat van de samenwerking is de Yuki Samenstel Suite van CaseWare. De gebruiker kan hiermee in enkele stappen de verbinding leggen tussen de boekhouding en een kwalitatief goed rapport, dat gebruikt kan worden als verantwoordingsdocument voor banken en andere uitvragers. Het al bestaande rekeningschema van Yuki bleek een sterke basis voor de snelle uitwisseling van gegevens. Een ander essentieel onderdeel van de suite is het werkprogramma. Brentjens:’Daar hebben we veel discussie over gehad. Want hoe ver moet je gaan in het vastleggen van stappen en procedures? Als het aan Yuki had gelegen waren die er nauwelijks gekomen. Wat dat betreft blijven we een rebels bedrijf dat zijn gebruikers met een minimum aan ‘gedoe’ wil opzadelen. Totdat onze pilot-gebruikers en de specialisten van CaseWare door hun accountantsbril naar de software keken en ons ervan overtuigden dat voor een goede assurance en kwaliteitsbewaking bepaalde stappen echt noodzakelijk zijn.’ Daarin zie je een duidelijk verschil tussen Yuki en CaseWare, concludeert Brentjens. ‘Waar wij proberen de wereld te veranderen probeert CaseWare de wereld te verbeteren. Dat past bij onze rollen. CaseWare zit aan het einde van het financiële traject, daar waar de bewaking essentieel is. Dan moet je wat behoudender zijn dan aan de voorkant van het traject, waar wij ons bevinden.’ Het belemmert de samenwerking in ieder geval niet. Integendeel, die is wat Brentjens betreft nog niet voltooid. ‘CaseWare en Yuki hebben een duidelijke gezamenlijke doelstelling. Namelijk dat de focus van de rapportage niet meer zozeer gericht is op het einde van het boekjaar, maar op het volgen van het fianciële proces het hele jaar door. Om de samenwerking tussen accountant en ondernemer verder te stimuleren, valt er nog heel wat te
ontwikkelen.’