Ondernemers zijn doorgaans niet financieel onderlegd. Zij blinken uit op andere gebieden: ondernemen, innoveren, verkopen etc. De financiële kant die daarbij hoort, is meestal het ondergeschoven kindje. Dit kan serieuze gevolgen hebben en een serieus gevaar vormen voor het realiseren van hun ondernemingssucces.
Hier volgen vijf veel voorkomende fouten die ondernemers maken en evenveel oplossingen hoe dit voorkomen kan worden met hulp van de accountant.
1. Geen plan hebben
Een Engels gezegde luidt: “Failure to plan is a plan to fail”. Ondernemers die beslissen op basis van gevoel of instinct kunnen onmogelijk becijferen of ze beter of slechter presteren dan verwacht. Veel MKB-ondernemingen hebben geen exploitatiebegroting of een liquiditeitsprognose. Zonder dit hebben zij geen helder beeld van hun onderneming. Een goede begroting vereist maandelijks de volgende basis elementen:
- Omzet
Niet een totaal saldo maar gespecificeerd per product, dienst. Vervolgens is dit ontleed in het aantal verkopen en gemiddelde waarde per transactie. - Variabele kosten
Dit zijn de kosten (inkoop materialen en werk door derden) die direct gerelateerd zijn aan de omzet. Deze kosten worden weergegeven als een percentage van de omzet. - Vaste kosten
Deze kosten kunnen met enige aanpassingen worden gebaseerd op de jaarcijfers en zijn doorgaans redelijk stabiel.
Met een exploitatiebegroting kan een liquiditeitsprognose worden opgesteld. Hierin wordt aandacht besteed hoe snel debiteuren betalen, wat het aantal voorraaddagen bedraagt, hoe snel de crediteuren worden betaald, hoeveel afgelost moet worden en welke investeringen gedaan moeten worden. Dit toont een exploitatiebegroting niet. Een liquiditeitsprognose toont een groot inzicht in de kasstromen. Een accountant kan helpen assisteren bij het opstellen van liquiditeits- en exploitatiebegroting.
2. Financiering van investeringen
Baseer de financiering van een aanschaffing op de levensduur van de aankoop. Bijvoorbeeld de aankoop inventaris (investering) met een levensduur van 5 jaar dient bij voorkeur gefinancierd te worden met een langlopende lening of met kapitaalstorting. Dus niet door een greep uit de kas of door kort leverancierskrediet.
Ondernemers lopen doorgaans in de val van hun eigen enthousiasme als er een goed kwartaal is gedraaid. Verblind door dit succes investeren ze meer dan de kasstromen rechtvaardigen. Tenzij het zeker is dat de verkopen duurzaam zijn, rechtvaardigt dit niet om een investering uit eigen middelen te doen, omdat er sprake was van een incidenteel surplus.
Natuurlijk helpt het als een ondernemer een goede relatie heeft met zijn accountmanager van de huisbank en die op de hoogte houdt van zijn plannen. Banken willen doorgaans wel investeringen financieren, maar werkkapitaal zoals voorraad of debiteuren, daar zijn ze niet happig op. Voor dat laatste is het fenomeen gestapeld financieren in opkomst. De accountant kan hierbij helpen de juiste financieringspartij te vinden.
3. Kosten saneren in plaats van omzet vergroten
Ter verbetering van winst richten ondernemers zich doorgaans op kosten besparen. Echter, dit kan niet ongelimiteerd en er bestaat een risico dat als dit te ver gaat er helemaal geen business over is. Aan de andere kant is er de mogelijkheid omzetgroei te realiseren uit eigen middelen. Maar dan is begrip van de omzetvariabelen belangrijk. Meestal zijn dit het aantal klanten, het gemiddelde aantal aankopen en het aankoopbedrag. Als ondernemers deze variabelen op hun netvlies hebben staan, kunnen zij een plan maken hoe dit te verbeteren.
Een proactieve accountant kan daarbij helpen. Die biedt de helpende hand aan de hand van een Business Strategy Map met 380 activiteiten die de eerder genoemde variabelen beïnvloeden.
4. Geen stuurinformatie
Veel ondernemers voeren hun boekhouding in een verouderd standalone boekhoudpakket of zelfs met behulp van een spreadsheet. Met de hedendaagse internettechnologie kan het eenvoudiger door toepassing van online boekhouden. Bankmutaties worden automatisch ingelezen, facturen elektronisch verzonden en ontvangen. Dit betekent sneller en betrouwbaarder administreren. Helaas hebben ondernemers angst om hun administratie online in de cloud te plaatsen. Maar bedenk goed, menig bedrijf ging ten onder door niet tijdige en onjuiste cijfers.
De accountant kan helpen om een online administratie in te richten en deze te koppelen aan de eerder genoemde variabelen door middel van inzichtelijke dashboards.
5. Teveel privé-opnames
En veel voorkomende fout is dat ondernemers meer uit de zaak opnemen dan zij verdienen. Hierdoor komen zij in liquiditeitsproblemen. Beter is dit te voorkomen door de ondernemingsbeloning of salaris af te stemmen op de inkomsten met inachtneming van de privé-verplichtingen. Ook dient een BV alvorens zij een dividend uitkering doet dit besluit te toetsen op voldoende liquiditeiten. Dit vraagt om financiële planning. Een accountant kan becijferen hoeveel een ondernemer moet reserveren voor toekomstige belastingen over zijn inkomsten of winst.
De rol van de hedendaagse accountant verandert van historische verslaggever naar financiële virtuele management accountant, die helpt als financiële regisseur om ondernemers hun dromen te realiseren.
Marcel Spoelstra is registeraccountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij geeft lezingen en cursussen voor accountants. Daarnaast adviseert hij accountants op het gebied van ICT en andere innovaties binnen accountancy. Aanhanger van het gedachtegoed van Proactive Accountants Network. Marcel Spoelstra houdt een blog bij op www.marcelspoelstra.nl.
Geef een reactie