Vertaalwijzer: U heeft een vertaling van een document nodig. Waar moet u op letten?

Wanneer u een professionele vertaling nodig heeft zijn er aspecten waar u op moet letten.  Ga voor een specialist en let op de vertrouwelijkheid van uw documenten. Deze How To is bedoeld voor mensen die uit hoofde van hun dagelijks werk incidenteel of geregeld behoefte hebben aan professionele, betrouwbare vertalingen. Waar moet u op letten?

Ga voor een specialist

Ieder z’n vak: een goed vertaalbureau biedt niet alle talen en alle vakgebieden aan, maar is gespecialiseerd. Net als bij accountants geldt dat ‘van alle markten thuis’ niet kan worden gezien als een aanbeveling. Binnen een accountantskantoor wordt een belastingadviseur immers ook niet gevraagd een jaarrekening te controleren. Complexe, vaktechnische teksten hebben een hoog afbreukrisico en de vertaling daarvan kan niet worden overgelaten aan een persoon die het vakgebied niet kent. Een professioneel financieel vertaalbureau werkt met specialisten; zij zijn taalkundig onderlegd, hebben een financieel-economische achtergrond en zijn veelal native speakers die naar hun moedertaal vertalen.

Let op de vertrouwelijkheid

De inhoud van uw documenten is vertrouwelijk. Het gaat bijvoorbeeld om een jaarverslag, een gevoelig advies of een persbericht. Voordat u het document naar een vertaalbureau stuurt, is het van belang dat u zeker weet dat de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd. Zo is het onwenselijk dat het document in de cloud terecht komt of dat het bureau de tekst verspreidt onder vele vertalers om via een soort biedingssysteem op basis van tarief en snelheid van levering te bepalen wie de vertaling gaat verzorgen. Een professioneel vertaalbureau waarborgt de vertrouwelijkheid door de tekst in-house te houden of deze via een beveiligde verbinding uit te besteden aan een externe vertrouwde specialist uit het vaste bestand van vertalers die thuis is op het betreffende vakgebied.

Hoe verloopt het proces bij een professioneel, gespecialiseerd vertaalbureau?*

• Stuur uw te vertalen tekst (indien reeds beschikbaar) per e-mail naar het vertaalbureau en vraag om een opgave van de kosten en de doorlooptijd. Eventueel kunt u alvast de gewenste leverdatum vermelden. Om een indicatie te geven: gemiddeld vertaalt een professionele vertaler zo’n 300 woorden per uur. Op basis van het aantal woorden van uw tekst kunt u al enigszins inschatten hoeveel tijd er met de vertaling gemoeid is.
• Het vertaalbureau bekijkt de tekst en beoordeelt om wat voor soort document het gaat. Op basis van deze beoordeling wordt bepaald welke vertaler uit het vaste bestand de juiste expertise heeft. Immers, een specialist in de vertaling van contracten is niet per se de beste keus als het gaat om een tekst over risicobeheersing of pensioenen, of een wervende tekst. Overigens kan het doel van de tekst of de doelgroep hierbij ook een rol spelen. Is de tekst bijvoorbeeld bestemd voor publicatie of voor intern gebruik, of moet de vertaalde tekst worden verzonden aan een cliënt in Amerika of misschien in China?
• Het vertaalbureau inventariseert de benodigde doorlooptijd op basis van de beschikbaarheid van de meest geschikte vertaler, doet opgave van de kosten en stelt een leverdatum voor. De leverdatum is uiteraard ook afhankelijk van de omvang van het te vertalen document.
• Na ontvangst van uw akkoord gaat het vertaalbureau aan de slag. De tekst wordt vertaald, intern op het vertaalbureau gelezen en waar nodig gereviseerd, en geleverd op de afgesproken datum. Mogelijk wordt u tussendoor benaderd door het vertaalbureau om (inhoudelijke) vragen te beantwoorden, bijvoorbeeld bij onduidelijkheden in de tekst.
• Het is altijd aan te raden om de geleverde vertaling zelf nog even door te nemen omdat zinsneden soms nu eenmaal voor meerderlei uitleg vatbaar kunnen zijn. De tekst kan ook opmerkingen van de vertaler bevatten, bijvoorbeeld om een inhoudelijke of taalkundige suggestie te geven.
• Het vertaalbureau staat open voor feedback en is graag bereid om een toelichting op de gemaakte vertaal- en terminologiekeuzes te geven.

Uiteraard komt het ook vaak voor dat adviseurs en accountants zelf een tekst in het Engels schrijven. Deze kan door het vertaalbureau worden geredigeerd. Ook bij dergelijke opdrachten wordt een editor ingezet met vakinhoudelijke kennis. De editor let op grammatica, stijl, logische tekstopbouw en terminologie, en maakt waar nodig aanpassingen. Hiervoor gebruikt de editor de track changes tool, zodat u precies kunt zien wat er gewijzigd is.

* Deze How To? is gebaseerd op de werkwijze van BB&TW Financial Language Services, specialisten in financieel-economische vertalingen.