Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenvergoeding verplicht voor alle werkgevers. Het is een hele klus om alles te administreren. Parkeerbonnen, tankbonnen, reiskosten, een zakelijke lunch. Op welke grootboekrekening boek je dit soort werkkosten en onder welke categorie? Bij Rikst zijn ze afgestapt van hun Excel-lijsten en overgestapt op de WKR-tool van Yuki.
Sandra Mallee AA stuurt het accountantsteam aan bij accountantskantoor Rikst. Het kantoor, met vestigingen in Leusden en Groningen, is onderdeel van de Gjald Groep en legt zich toe op innovatieve accountancy. Persoonlijk vindt Mallee de WKR een ‘draak van een regeling’. ‘De regeling zou lastenverlichtend moeten zijn, maar door de vele uitzonderingen op de regel is dat niet het geval.’ Tot oktober vorig jaar hielden ze bij Rikst de werkkosten bij in een Excel-lijst. Per klant werden in een standaardformat alle vergoedingen en verstrekkingen bijgehouden. Zijn ze wel of niet inclusief BTW, vallen ze onder de forfaitaire ruimte, gerichte vrijstelling, nihil waardering, vrije ruimte of intermediaire kosten? Alles werd berekend in Excel. Een arbeidsintensieve klus en ook nog eens foutgevoelig. Toen Yuki met de WKR-tool kwam, hoefden ze bij Rikst dan ook niet lang na te denken. ‘We werken al jaren met Yuki. Daar zit alles in. Daarnaast zitten wij met ons loonpakket in Nmbrs en dat is een-op-een gekoppeld met Yuki. Met de WKR-tool erbij besparen we zoveel tijd; dan is het 1 + 1 = 3.‘
Overstappen
Het overstappen van Excel op de tool ging volgens Mallee erg gemakkelijk. ‘In Excel moet je alles handmatig inkloppen. Nu kan je een mutatie die eigenlijk al in Yuki staat, koppelen aan een bepaalde categorie. Wij hebben gecheckt wat er in Yuki aan nieuwe grootboekrekeningen staat ten opzichte van de Excel-lijst en waar wat thuishoort’, vertelt Mallee. ‘Natuurlijk kost dat tijd, maar het is altijd goed om er weer even doorheen te gaan. En te kijken of het allemaal klopt zoals het er staat.’
In de WKR-tool kan elke mutatieregel worden gekoppeld aan een categorie. Mallee: ‘Je kunt aangeven of het een gerichte vrijstelling is, of het intermediaire kosten zijn of dat het in de vrije ruimte valt. Dat was even een inhaalslag die we moesten maken. Maar je kunt de mutatieregels in één keer aanvinken, zodat deze in één keer naar een bepaalde kostencategorie worden gezet. Dat werkt heel prettig.’
Typefouten voorkomen
Klanten kunnen op elk gewenst moment een overzicht krijgen van hun werkkosten. ‘In de tool zit een heel mooie rapportage die je met één druk op de knop samenstelt’, vertelt Mallee. ‘De loonsom staat er gelijk in en je hoeft niet zelf te rekenen. Zo voorkom je typefouten. De rapportage kun je naar de klant mailen, en ook weer gebruiken in je loondossier. Het voordeel voor mij als leidinggevende is dat ik heel makkelijk kan controleren of mijn collega’s alles wel op de juiste categorie hebben gezet. In Excel moet je dan twee bestanden vergelijken, dat kost allemaal veel meer tijd.’
Kerstpakketten
En hoe zit het met de gemengde werkkosten. Hoe gaat de tool daarmee om? ‘Dat ligt er natuurlijk aan hoe je de aparte werkkosten boekt’, legt Mallee uit. ‘Als je een bon in één keer boekt, is het lastig om de gemengde werkkosten goed in de tool te krijgen. Maar als je de bon splitst, dan wijs je elke regel aan een kostencategorie toe.’ Als voorbeeld noemt ze de kerstpakketten. ’Een deel is vaak voor het personeel en vallen dan onder personeelskosten. Maar vaak krijgen ook relaties een kerstpakket. Die kosten vallen dan onder relatiegeschenken. Door deze factuur tijdens het boeken reeds te splitsen, kun je ze in de tool met één druk op de knop aan de juiste categorie toebedelen. Yuki kan natuurlijk niet achterhalen dat zaken onder verschillende categorieën horen.’ Volgens de accountant gaat de tool goed om met de gemengde werkkosten en ook met de verschillende BTW-percentages. ‘Maar we hebben natuurlijk niet elke boeking gecontroleerd’, voegt ze lachend toe.
Lees hier meer over de WKR-tool.
Geef een antwoord