Als je de loonadministratie of loonkosten van klanten verzorgt of beoordeelt, ben je in een uitstekende positie om vroegtijdig te signaleren dat vergoedingen verkeerd worden geboekt of dat de vrije ruimte onder druk staat. Met de juiste kennis van de WKR kun je daar proactief op adviseren. In dit artikel leggen we uit hoe de regeling werkt, waar het in de praktijk misgaat en hoe je jouw klanten helpt om de vrije ruimte optimaal te benutten.
Hoe werkt de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het bedrag dat een werkgever onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Vergoedingen zijn geldbedragen die de werkgever aan werknemers betaalt, zoals een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding. Verstrekkingen zijn zaken die de werkgever in natura aan werknemers geeft, zoals een kerstpakket, een fiets of een laptop.
De vrije ruimte wordt berekend op basis van twee schijven over de fiscale loonsom:
- Over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom geldt een percentage van 2%.
- Over het bedrag boven €400.000 geldt een percentage van 1,18%.
Deze percentages bepalen hoeveel vrije ruimte een werkgever heeft — er wordt dus niet over de vrije ruimte zelf belasting geheven. Pas wanneer de werkgever méér uitgeeft dan de berekende vrije ruimte, betaalt hij 80% eindheffing over het meerdere. Die eindheffing wordt afgedragen in de loonaangifte van het laatste tijdvak van het kalenderjaar.
Voorbeeld: voor een klant met een fiscale loonsom van €600.000 is de vrije ruimte (€400.000 × 2%) + (€200.000 × 1,18%) = €10.360.
Niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte
Binnen de WKR worden vergoedingen en verstrekkingen in drie categorieën ingedeeld:
- Gerichte vrijstellingen — kosten die onbelast vergoed worden zónder dat ze de vrije ruimte raken.
- Nihilwaarderingen — verstrekkingen die op nul worden gewaardeerd en dus ook niet ten koste gaan van de vrije ruimte.
- Eindheffingsloon (werkkosten) — alles wat niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt en wél ten koste gaat van de vrije ruimte.
Het onderscheid tussen deze drie categorieën is precies waar je als adviseur waarde kunt toevoegen. Veel werkgevers boeken alles in de vrije ruimte, terwijl een deel van de vergoedingen daar helemaal niet in hoeft.
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn kosten die onbelast vergoed worden zónder dat ze de vrije ruimte raken. De belangrijkste gerichte vrijstellingen zijn:
- Reiskostenvergoeding (tot €0,23 per kilometer)
- Thuiswerkvergoeding (tot het wettelijk maximum per thuiswerkdag)
- Opleidingskosten die verband houden met het werk
- Arbovoorzieningen
- Gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen (mits noodzakelijk voor het werk)
- Verhuiskosten bij een verhuizing voor het werk
- Maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen (tot het normbedrag)
- Korting op producten uit het eigen bedrijf (tot 20%, maximaal €500 per jaar)
- Vakliteratuur
Let op: per dag mag een werkgever óf de reiskostenvergoeding óf de thuiswerkvergoeding toepassen, niet beide. Bij een vaste reiskostenvergoeding geldt bovendien de 128-dagenregeling.
Nihilwaarderingen
Nihilwaarderingen zijn verstrekkingen die op nul worden gewaardeerd en dus niet meetellen voor de vrije ruimte. Voorbeelden zijn:
- Koffie, thee en water op de werkplek
- Werkkleding die alleen geschikt is voor het werk (met logo of uniform)
- Gereedschappen die voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt
- Voorzieningen op de werkplek, zoals een bureau of bureaustoel
Eindheffingsloon
Eindheffingsloon — ook wel ‘werkkosten’ genoemd — is de derde en laatste categorie. Dit is alles wat niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt. Kerstpakketten, bedrijfsuitjes, cadeaubonnen en het privévoordeel van een fiets van de zaak gaan wél ten koste van de vrije ruimte. Belangrijk: een vergoeding valt pas onder de vrije ruimte als deze expliciet wordt aangewezen als eindheffingsloon. Gebeurt dat niet, dan wordt het belast als loon van de werknemer.
Waar het in de praktijk misgaat
Het belangrijkste risico: onbenutte gerichte vrijstellingen. De reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding vallen buiten de vrije ruimte, maar als een werkgever dit niet weet en ze als eindheffingsloon boekt, gebruikt hij onnodig vrije ruimte. Juist hier kun je als adviseur het verschil maken door de klant erop te wijzen dat deze posten apart geadministreerd moeten worden. Door gerichte vrijstellingen correct toe te passen, houd je meer vrije ruimte over voor andere vergoedingen.
Daarnaast komt het regelmatig voor dat kleine bedragen bij elkaar opgeteld de vrije ruimte overschrijden. Een klant geeft werknemers een kerstpakket, organiseert een bedrijfsuitje en verstrekt cadeaubonnen bij verjaardagen. Elk van deze kosten lijkt op zich bescheiden, maar bij elkaar opgeteld wordt de vrije ruimte overschreden. Het gevolg is een eindheffing van 80% over het meerdere, die pas bij de jaarafsluiting zichtbaar wordt.
Tot slot zien we regelmatig dat werkgevers vergoedingen niet expliciet aanwijzen als eindheffingsloon. Bij een controle door de Belastingdienst leidt dit tot naheffingen, omdat de vergoeding dan als individueel loon wordt aangemerkt.
Rekenvoorbeeld
Een klant met een fiscale loonsom van €500.000 heeft een vrije ruimte van €9.180. De geplande uitgaven:
- Kerstpakketten: €3.500
- Personeelsuitje: €4.000
- Verjaardagscadeaus: €800
- Reiskostenvergoeding: €12.000 (gerichte vrijstelling, telt niet mee)
- Thuiswerkvergoeding: €6.000 (gerichte vrijstelling, telt niet mee)
Totaal ten laste van de vrije ruimte: €8.300. Dat past, maar een ongepland teamuitje van €1.500 zou €620 overschrijding opleveren, met €496 eindheffing als gevolg. Door dit vooraf door te rekenen, kun je je klant adviseren om het uitje te verschuiven of het budget anders te verdelen.
Hoe je klanten proactief kunt adviseren
Concreet kun je de volgende stappen doorlopen:
- Bereken de vrije ruimte aan het begin van het jaar op basis van de verwachte fiscale loonsom en deel dit als concreet budget met je klant.
- Inventariseer geplande vergoedingen en verstrekkingen en categoriseer ze als gerichte vrijstelling, nihilwaardering of eindheffingsloon.
- Wijs klanten actief op gerichte vrijstellingen die ze nog niet benutten, met name de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding. Dit bespaart direct vrije ruimte.
- Monitor tussentijds of het budget toereikend is, bijvoorbeeld bij de kwartaal- of halfjaarbespreking.
- Controleer de loonadministratie op correcte aanwijzing van vergoedingen als eindheffingsloon.
Deze of andere arbeidsrechtelijke vragen snel beantwoord?
Wil je direct weten of een vergoeding van je klant onder een gerichte vrijstelling valt of ten koste gaat van de vrije ruimte? Of heb je andere vragen die raken aan het arbeidsrecht? Op 2 april om 10:00 geven we een webinar over hoe jij AI kunt inzetten om snel en betrouwbaar antwoord te verkrijgen op arbeidsrechtelijke vragen.
We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van jouw klanten altijd snel en juridisch juist behandelen.
Geef een reactie