Robotic accounting was tijdens de AV-dag 2017 een van de meest besproken thema’s. Wat houdt het in en wat gaat het betekenen voor de dagelijkse praktijk van accountants? Onder meer Peter van Haasteren, directeur van cloudplatform Yuki, gaf een uitgebreide toelichting.
Yuki zet zelf een nieuwe stap op weg naar Robotic Accounting. Voor accountants ontwikkelde Yuki een kwaliteitsmonitor, die een ‘rapportcijfer’ geeft aan onderdelen van en uiteindelijk aan de totale boekhouding. De functionaliteit is standaard toegevoegd aan de ‘Robotic Assistant’ van Yuki, verwerkt transacties en voert vervolgens tientallen (uiteindelijk om en nabij 100) checks uit op inconsistenties, afwijkingen, onvolkomenheden en status. Afhankelijk van de momentopname rolt daar een cijfer uit.
Pionier
Op het gebied van robotic accounting was Yuki naar eigen zeggen een pionier. Volgens Van Haasteren kon dat, omdat zijn bedrijf als relatieve nieuwkomer niet vastzat aan allerlei legacy-systemen. ‘Een groot voordeel was dat we vanaf 2007 opnieuw konden beginnen, vanaf de tekentafel, met nieuwe ideeën en nieuwe inzichten. Alle andere oplossingen in de markt zijn eigenlijk een jaar of dertig geleden ontstaan. Met aan de voorkant een allemaal modern jasje, maar aan de achterkant nog de oude structuur. Daarmee zeg ik niks lelijks over concurrenten; het is gewoon zo’. De eerste stap was het geautomatiseerd verwerken van transacties, inmiddels gerealiseerd. Fase twee is dat de accountant de ondernemer op elk moment een getrouw en betrouwbaar beeld kan geven van het reilen en zeilen en kan bepalen op welke fronten aandacht nodig is. Die fase is met de kwaliteitsmonitor gerealiseerd.
Nieuwe uitvinding?
Van Haasteren stelt de vraag en geeft meteen het antwoord: heeft Yuki nieuwe uitvinding gedaan? ‘Heel veel uitvindingen zijn eigenlijk niet nieuw, maar maken gebruik van bestaande technologieën. Voetbal is ontstaan doordat er een bal is, een veld, spelregels. Dat samen maakt het spelletje voetbal. Een ander voorbeeld: GPS, Smartphone, creditcard. Uber is een combinatie van die vier technologieën. Yuki is ontstaan door het gebruik van XML, internet, Edifact, email en UBL. En dat noemen we vandaag de dag robotic accounting. Maar het zijn technologieën die afzonderlijk al meer dan 15 jaar oud zijn en die we nu pas toepassen’.
Intelligentie
Dat software intelligentie moet zijn is voor Yuki van meet af aan een voorwaarde geweest. ‘Ik denk dat we daar enorm veel baat bij hebben. We beschikken over een community waarin alle leveranciersgegevens bijgehouden wordt. De eerste klant heeft Eneco aangemaakt, de tweede heeft Eneco overgeërfd met BTW, KvK-gegevens etcetera. Al dat soort soort gegevens zijn op orde. U treft geen administraties aan waar ontbrekende leveranciers- en debiteurengegevens in zitten’. Big Data wordt in het vak steeds belangrijker, maar de basis blijft volgens Van Haasteren de administratie. ‘Normen, trends, afwijkingen constateren, dat lukt pas als de basis op orde is en dat is dan toch weer die administratie. Facturen, inkoop- en verkoopfacturen van boekingen. Voor ons is dat de basis geweest. Tegenwoordig roept iedereen dat dit robotic accounting is’.
Logische stap
De uitbreiding van de Robotic Assistant is volgens Van Haasteren een logische stap in de filosofie waarmee Yuki ooit is opgezet. ‘Belangrijk voor ons was het slimmer moest, dat het een lerend systeem zou zijn, waarin de mens centraal staat en volledig online.’ Even dreigde het te gebeuren dat Yuki zelf een soort accountantskantoor werd, maar die richting wil het bedrijf volgens Van Haasteren niet meer op. En aan branchevreemde ‘uitstapjes’ heeft het bedrijf geen behoefte. ‘Wij focussen op het boekhouddeel. We gaan geen voorraadpakketten bouwen, komen niet met logistieke of- projectpakketten. Daar zijn al hele mooie oplossingen voor en die kunnen allemaal ontsloten worden via API’s’.
Maandelijkse controle
Maandelijkse controles zijn naar de mening van Van Haasteren het ritme waar accountants heen moeten. Alleen dan kunnen zij de meerwaarde bieden waar in de branche, maar ook door klanten veelvuldig over wordt gesproken. ‘De klant profiteert met real time inzichten, maar ook voor het kantoor biedt de tool grote voordelen’, voegt hij eraan toe. ‘Dat wordt verlost van de bekende stressvolle driemaandelijkse of jaarlijkse pieken en kan de bezetting optimaliseren. Het krijgt de handen vrij voor verbetering van de dienstverlening, tegen lagere kosten. En, belangrijk in een wereld die bol staat van veranderingen: indien nodig kan snel bijgestuurd of ingegrepen worden’.
Rol accountant
Het ultieme perspectief is in de ogen van Van Haasteren een cloud-gebaseerde boekhouding die draait zonder menselijke tussenkomst en steeds slimmer wordt; ‘zero touch rule based accounting’. ‘Als we dat voor de ondernemer kunnen bereiken en hij zijn eigen cijfers en resultaten kan bekijken in een volledig gerobotiseerd proces, wat is dan nog de rol van de accountant? Wij denken dat het straks wel iets van een black box gaat worden. Maar die accountant of controller zal meer besturen. De vliegtuigen van vandaag gaan op de automatische piloot van A naar B en kunnen zelfs al bijna landen op de automatische piloot. En toch blijft de piloot essentieel om alle afwijkingen die kunnen voorkomen te constateren. In zo’n vliegtuig gebeuren immers heel veel dingen. Dat geldt ook voor een administratie. De ondernemer zoekt u op als adviseur, als ondersteuner, als richtinggever, als piloot. Ons doel is dat de accountant niet alleen de tijd krijgt voor betere dienstverlening, maar ook de instrumenten’.
Eind van het jaar is de kwaliteitsmonitor standaard beschikbaar voor alle accountants die met Yuki werken, zonder additionele kosten. In 2018 kunnen ook ondernemers ermee aan de slag.
Geef een reactie