Is uw kantoor klaar voor SBR Assurance?

Nog even, en dan kunnen de papieren accountantsverklaring onder de jaarrekening en ‘natte handtekening’ van de accountant naar het museum. Een verplichte, in XBRL opgestelde verklaring, alsmede een elektronische handtekening vervangen de traditionele papieren publicatiestukken. CaseWare is klaar voor deze verplichting die geldt voor middelgrote ondernemingen vanaf het boekjaar 2017.

‘SBR Assurance’ is de term voor deponering mét accountantsverklaring en ondertekening in XBRL-formaat. Binnen het accountskantoor moet hiervoor een proces worden ingericht, vertelt Lex van Gelder, Productmanager bij CaseWare. Het klinkt heftiger dan het is, zegt hij erbij. Want met de software die (middelgrote) jaarrekeningen genereert mét SBR/XBRL, en tooling voor digitale ondertekening, kan het proces bijna als vanzelf verlopen. Voorwaarde om het van een leien dakje te laten gaan is dat alle elementen, software en proces bij de intermediair, tijdig gereed staan. Aan de voorkant werkt het relatief gemakkelijk, onder de motorkap gebeurt er namelijk heel wat. Maar zodra de juiste onderdelen  ‘gemonteerd’ zijn, geldt voor de gebruiker: rijden!

Detached signature

“SBR Assurance is het samengevoegde digitale geheel van een jaarrekening met een verklaring, waarbij een detached signature van de accountant met een beroepscertificaat de jaarrekening waarmerkt en de verklaring ondertekent”, legt Van Gelder uit. “Voor de gebruiker van de jaarrekening is het samengevoegde digitale geheel, onleesbaar. Om de verschillende elementen te kunnen lezen, is een viewer nodig, die het geheel kan ‘renderen’, ofwel weergeven in een leesbaar formaat.” Voor de ondertekenende accountant is dat van cruciaal belang. Wanneer hij begint met ondertekenen, moet hij kunnen verifiëren waar de verklaring bij wordt afgegeven. Alles bij elkaar mag dat niet veel tijd kosten. Daarom moeten de juiste documenten bij elkaar staan.

NBA taxonomie (NBAT)

In het proces van SBR Assurance is door de NBA een nieuwe versie van de taxonomie uitgebracht. Deze ‘NBAT’ sluit aan op de gewijzigde controleverklaring, die nodig is voor middelgrote ondernemingen. Met de NBAT is het mogelijk om de controleverklaring die hoort bij de jaarrekening om te zetten naar een bestand (instance). Omdat de verklaring die een accountant afgeeft iets zegt over het ‘beeld’ dat een jaarrekening geeft, is het belangrijk dat de jaarrekening, als deze ‘gerenderd’ wordt, altijd hetzelfde beeld geeft. Om hiervoor te zorgen is er techniek aan de taxonomie toegevoegd die dit regelt. Deze techniek wordt ‘consistente presentatie’ genoemd.

Beroepscertificaat

Voor de ondertekening maakt de accountant gebruik van een persoonsgebonden beroepscertificaat (PKI Beroepscertificaat), dat gekoppeld is aan de ondertekenende accountant. In de praktijk blijkt dat lang niet alle kantoren met een controlepraktijk de beroepscertificaten al hebben geregeld. “Kantoren en accountants moeten hun beroepscertificaten zo snel mogelijk zelf regelen met externe leveranciers. Wacht hierbij niet tot het laatste moment, want  bij veel vraag lopen naar verwachting de levertijden op”, benadrukt Van Gelder.

Hashcode

Van Gelder legt uit hoe SBR Assurance werkt. Over de digitale jaarrekening (‘instance 1’) wordt een controlegetal berekend, ook wel ’hashcode’ genoemd. “De hashcode garandeert dat, indien op een later moment het bestand bekeken wordt, het ongewijzigd is. Ditzelfde gebeurt ook met de verklaring (‘instance 2’). Beide hashcodes worden opgenomen in de elektronische handtekening (‘instance 3’). Gezamenlijk gaan de drie instances uiteindelijk naar Digipoort, de centrale locatie waar berichtenverkeer voor de overheid wordt ontvangen voor de diverse uitvragende instanties, waaronder de Kamer van Koophandel.”

Terug in dossier

Tot zover het algemene verhaal, maar hoe verloopt een en ander in CaseWare Financials? Van Gelder: “Op basis van de ingelezen cijfers stelt Financials de juiste inrichtingsjaarrekening op, plus het daarbij behorende publicatiestuk in SBR-formaat, evenals de accountantsverklaring in SBR. Beide documenten worden via een koppeling aangeleverd bij een zogenoemde linking and signing service, dit is een externe service (bijvoorbeeld PKISigning)  die de electronische ondertekening met het beroepscertificaat regelt. Na deze stap worden ze (afhankelijk van de externe service) weer teruggeplaatst in het CaseWare-dossier en aan het portaal aangeboden. De klant of de accountant vult de vaststellingsdatum in en het bestand kan naar de KvK.”

Omdenken

SBR Assurance lijkt een lastenverzwaring op te leveren, maar volgens Van Gelder valt dat in de praktijk mee. ‘Omdenkend’ kunnen accountants er volgens hem ook kansen in zien. “De klant is en blijft verantwoordelijk voor een juiste en tijdige aanlevering van zijn publicatiestukken. De verwachting is dat klanten niet zelf meer de aanlevering bij de Kamer van Koophandel regelen. Het accountantskantoor is dan dé partij om het proces te faciliteren. Daarnaast levert SBR een genormaliseerde dataset op. Accountantskantoren kunnen deze informatie opnemen in hun ‘Big-data’ om hiermee hun controles te optimaliseren.”