Bij de samenstelling van een jaarrekening moet het rapport een opmaakdatum krijgen. Daarnaast zal de accountant (of andere tekenende professional) bij het ondertekenen van de samenstellingsverklaring ook een datum vermelden. Bijzonder genoeg zijn er verschillende manieren om te bepalen welke data moeten worden gehanteerd. Bij de ondertekening van zowel de jaarrekening als van de samenstellingsverklaring moet nagedacht worden over de volgende twee vragen:
- Wordt de opmaakdatum van de jaarrekening dezelfde als van de samenstellingsverklaring?
- Hanteren we de datum van de dag van ondertekening; of gaan we antidateren?
Veel kantoren zetten de datum van het rapport op dezelfde datum als de datum van de samenstellingsverklaring. Daarbij wordt vaak niet de datum van de daadwerkelijke ondertekening gehanteerd, maar een eerdere datum. Er wordt dan uitgegaan van de laatste van de volgende twee data:
- de datum van de door de cliënt getekende bevestiging van de jaarrekening (de LOR);
- de datum van de bespreking van de (concept)jaarrekening met de cliënt.
Volgens de richtlijnen van de NBA kan dit. De redenatie is dat op dat moment de laatste inhoudelijke werkzaamheden zijn verricht en de opdrachtgever akkoord heeft gegeven op ‘hoe de jaarrekening er definitief zou moeten uitzien.’ Deze werkwijze brengt echter diverse bezwaren met zich mee.
Bezwaren
Ten eerste stuit het me als professional tegen de borst om bij ondertekening te antidateren. Het argument dat ik feitelijk al een week eerder mijn inhoudelijke werkzaamheden zou hebben afgerond en antidateren daarom juister zou zijn, vind ik niet overtuigend. Op het moment van daadwerkelijk tekenen, kijk ik altijd nog even naar het betreffende document, want je weet maar nooit.
Ten tweede kun je het bestuur met een onwenselijke situatie opschepen, met name indien alle aandeelhouders ook bestuurder zijn. In dat geval wordt de jaarrekening al geacht te zijn vastgesteld op het moment van ondertekening door het bestuur. Als deze datum niet alleen onderaan de samenstellingsverklaring prijkt, maar in de jaarrekening ook bij het kopje ‘ondertekening bestuurders’ is voorgedrukt, kan die datum zomaar meer dan 8 dagen in het verleden liggen. Tijdig deponeren is dan niet meer mogelijk.
Ten derde vind ik het helemaal niet noodzakelijk om te stellen dat de (concept)jaarrekening bij de bespreking ervan met de cliënt (of door de ondertekening van de LOR) feitelijk definitief is geworden. En dat daarom de datum van de bespreking of van de LOR leidend is als opmaakdatum. Voor hetzelfde stel je dat de directie met haar akkoord (mondeling tijdens de bespreking of via de LOR) heeft bedoeld: ‘OK, je mag, waar nodig rekening houden met de inhoud van de bespreking, dit concept definitief gaan maken.’
Uiteindelijk maakt een accountant de jaarrekening natuurlijk helemaal niet definitief door de samenstellingsverklaring te tekenen. Een dienstverlener ondersteunt de opdrachtgever bij het opstellen van de jaarrekening, maar het bestuur stelt formeel de jaarrekening op.
8-dagenperiode
Het meest logische moment dat de jaarrekening de status ‘definitief opgemaakt’ krijgt, is het moment dat het bestuur de jaarrekening daadwerkelijk tekent (we hebben het hier over jaarrekeningen cf. BW 2 titel 9). Indien alle aandeelhouders van de vennootschap ook bestuurder zijn, gaat dan ook pas de 8-dagenperiode in waarbinnen de publicatiestukken moeten zijn gedeponeerd.
Beter en correcter lijkt het me daarom om de samenstellingsverklaring te dateren op de dag van daadwerkelijke ondertekening en de datum ondertekening door het bestuur open te laten.
Tip
Wijs het bestuur in de begeleidende brief bij de jaarrekening op hun verplichting deze te ondertekenen en adviseer het bestuur dit op korte termijn te doen. Bijvoorbeeld via de tekst:
‘Wij adviseren u de jaarrekening op korte termijn te ondertekenen. U bent namelijk verantwoordelijk voor de verwerking van eventuele belangrijke gebeurtenissen na balansdatum die nog een dusdanig ander licht op de jaarrekening werpen, dat deze gebeurtenissen daarin zouden moeten worden verwerkt of toegelicht. Dergelijke gebeurtenissen die vanaf nu bekend worden, hebben wij uiteraard nog niet in de jaarrekening meegenomen.’
Techniek: beknellend of steun?
Techniek kan bij de dateringskwestie zowel helpen als een extra complicatie vormen. Een rapportgenerator die de datum van het accountantsrapport/de samenstellingsverklaring standaard ook neerzet bij de datum ondertekening door de bestuurders, kan je in de weg zitten. Een onlineapplicatie met een portal/accorderingsfunctie kan het proces van accordering en tekenen juist faciliteren en versnellen. Ook daar kun je echter tegen onverwachte complicaties aanlopen.
Zo moet je in mijn optiek eigenlijk twee keer een akkoord van de opdrachtgever krijgen. Eerst een akkoord op het concept, waarna de accountant de samenstellingsverklaring kan tekenen en toevoegen en dan een soort akkoord van de directie op deze jaarrekening, zodat bevestigd wordt dat deze is vastgesteld en het daarvan afgeleide publicatiestuk kan worden gedeponeerd (als niet alle aandeelhouders ook bestuurder zijn is daarvoor natuurlijk ook vaststelling door de AV nodig).
Er zijn ‘slimme’ applicaties (in ieder geval 1) die de samenstellingsverklaring ‘klaarzetten’, en pas aan de jaarrekening toevoegen, nadat de cliënt de jaarrekening heeft geaccordeerd. Hiermee wordt voldaan aan de hoofdregel dat de cliënt de jaarrekening met verklaring pas moet kunnen doorsturen naar bijvoorbeeld zijn financier, nádat hij aan de accountant heeft bevestigd akkoord te zijn met de jaarrekening.
Wel is dan echter weer apart dat de cliënt feitelijk de datum van de samenstellingsverklaring bepaalt. Ook vind ik het bijzonder indien de aldus toegevoegde samenstellingsverklaring geen handtekening (ook geen elektronische) van de accountant bevat, maar alleen de vermelding van de naam van de verantwoordelijke accountant. Maar het is 2018: wat mij betreft zoeken we praktische oplossingen die recht doen aan de geest, niet aan de letter van de regelgeving.
Misschien een idee voor de NBA om hier een handreiking over te schrijven?
Freek Zandbergen AA is adviseur bij Fiscount
Weten wat de voordelen en eventuele nadelen van de splitsing tussen het administratieve proces en de feitelijke samenstelling van de jaarrekening zijn? En wat de consequenties hiervan zijn voor de werkzaamheden en de vastlegging daarvan (dossiervorming) (uiteraard in overeenstemming met de accountantsberoepsvoorschriften)? Volg dan de cursus Eerst de kolommenbalans, dan de jaarrekening.
Geef een reactie