Innovaties in klantadministraties: Standard, No hands, No hands unlimited

Voorspelbaarheid is wat ondernemers belangrijk vinden in de dienstverlening van accountants. Dat is niet per se automatisch een discussie over uren x tarief. Klanten willen geen onaangename financiële verassingen, maar wel betrouwbare dienstverlening. Dat betekent heldere proposities, op maat van de ondernemer van klein tot groot. En tarieven voor administratieve dienstverlening die daar naadloos op aansluiten.

Aansluiten op de schaal, complexiteit en de omvang van de administratie. Maar tegelijk ook state of the art kunnen werken voor zowel het eenmansbedrijf als de complexe bouwonderneming of zakelijke dienstverlener.

Geen klant is hetzelfde. Ondernemers verschillen in omvang, complexiteit en wensen ten aanzien van de dienstverlening van een administratie- of accountantskantoor. ZZP’er, retail, complexere ondernemingen met bijvoorbeeld een holdingstructuur, zakelijke dienstverlening, stellen allemaal andere eisen aan hun administratie. Dat betekent dat het aantal boekingen en mutaties kan variëren in aard en complexiteit. Van een beperkt aantal boekingen per maand tot en met tientallen mutaties per dag.

Prijsmodellen op maat van de onderneming

Concreet vertaalt zich dat bij Exact in een drietal nieuwe proposities of prijsmodellen. Daarbij kan de boekhouder of accountant rekening houden met de schaal van de onderneming, de wijze waarop de ondernemer de te verwerken administratie aanlevert, rapportages en kengetallen die de ondernemer verwacht en de servicegraad die geboden wordt. Dit geldt niet alleen voor het gebruik van de accounting software, maar ook van software ten behoeve van salarisadministratie. Voor kantoren en ondernemers is dat straks geen complexe rekenoefening die afhankelijk is van het aantal facturen per maand en het eventuele gebruik van bankkoppelingen, scan-en-herken-faciliteiten, automatisch boeken et cetera. De nieuwe opzet vereenvoudigt de keuze. Geen oneindig te variëren menu, maar een keuze uit drie varianten. Varianten die aansluiten bij hoe ondernemers (willen) werken en de inhoud van de dienstverlening die het accountants- of administratiekantoor biedt.
‘We bieden drie varianten waarmee kantoren op de maat van klanten kunnen werken,’ aldus Joost van Koot, verantwoordelijk voor productstrategie bij Exact. De varianten zijn: Standard, No hands en No hands Unlimited.

Wat biedt Standard?

‘Precies wat het zegt. Standaard boekhouden zonder al te veel toeters en bellen,’ zo vertelt Erik Ledeboer, verantwoordelijk voor productmarketing. ‘Uiteraard in de cloud. En met de moderne interfaces die daarbij horen. Dus eenvoudig om mee te werken. Vooral geschikt voor MKB-ondernemers, ZZP’ers die geen ingewikkelde administratie hoeven te voeren. Basics als grootboek, BTW-aangiften worden prima gefaciliteerd. Een kleine schilder (eenmansbedrijf) die in september zijn 85^e factuur verstuurt weet aan de hand van zijn banksaldo en zijn gevulde agenda heel goed hoe hij ervoor staat. Dashboard over liquiditeit, voorraden, debiteuren en crediteuren zijn voor een dergelijke ondernemer minder belangrijk.’

Wat biedt No hands?

‘No hands gaat een flinke stap verder,’ zo stelt Joost van Koot. ‘Het is state of the art boekhouden. Voorzien van alle moderne gadgets die een pakket kan bieden. Scan-en-herken, facturen ontvangen via Peppol, digitaal factureren, AI en machine learningtoepassingen waarmee ook ingewikkelde facturen automatisch kunnen worden herkend en geboekt. In-context communicatie waardoor de accountant en zijn klant heel simpel en laagdrempelig missende informatie kunnen delen. Bonnetjes en facturen die eenvoudig via de Mijn[Kantoor] app kunnen worden gescand. No hands werkt met templates voor verschillende soorten ondernemingen en branches. Wanneer accountants dit goed voor hun klant inrichten betekent dit dat de administratieve verwerking van alle transacties sneller en eenvoudiger gaat. Op basis van RGS gestandaardiseerde dashboards op maat van de onderneming en inspelend op concrete informatiewensen van de klant kunnen zo realtime geleverd worden.’

Wat biedt No hands Unlimited?

‘Deze derde variant biedt dezelfde mogelijkheden als het No hands-aanbod. Echter wel met een belangrijk verschil. In de Unlimited-variant maakt het niet uit hoeveel transacties per maand worden verwerkt.’ Dus ook hier state of the art accounting, speciaal voor de ondernemers met hoge volumes.

Nieuw, transparanter prijsmodel

Joost van Koot vindt dat een belangrijk verschil met de oude door Exact gehanteerde prijsmodellen. ‘Daar stond in feite pay per use en per gebruikte faciliteit centraal. Dat leidt tot een complex prijsmodel. Daar willen we vanaf. Ons doel is een helder en voorspelbaar prijsmodel voor al onze klanten. Met de drie varianten kunnen kantoren ook weer aan de slag met een passend aanbod aan de ondernemer.’

Erik Ledeboer: ‘Traditionele schoenendoosklanten zijn er nog steeds. Die kunnen goed bediend worden met de Standardadministratie. Maar grotere en complexere klanten werken met No hands of met No hands Unlimited. Denk daarbij aan ondernemingen, waarin veel en ook meer complexe transacties plaatsvinden. Dat begint in de horeca bijvoorbeeld al met een Sligro-factuur die uiteengerafeld moet worden in diverse grootboekposten.’

Combineer varianten op maat voor ondernemer

‘No hands en No hands Unlimited kan ook ingezet worden ten behoeve van de ondernemer die verschillende werkmaatschappijen heeft,’ zo stelt Joost van Koot om aan te geven wat de mogelijkheden zijn om de verschillende varianten te combineren. ‘Voor de werkmaatschappij waar de dagelijkse business plaatsvindt – en dus veel transacties moeten worden verwerkt – kies je de No hands Unlimited-variant. Altijd inzicht en het complete overzicht op een veelheid van transacties en mutaties. Dashboards die de relevante kengetallen volgen. Voor de beheersmaatschappij van dezelfde ondernemer, waar veel minder transacties plaatsvinden, is de Unlimited-variant niet relevant. Het aantal transacties is daarvoor veel te gering. Maar wat daar weer wel telt is het bieden van inzicht in de belangrijke kengetallen en financiële prognoses.’

Sluiten de modellen voor salarisadministratie hier ook op aan?

Erik Ledeboer: ‘Daar kiezen we voor dezelfde aanpak. Er zijn genoeg kleine ondernemers met slechts een of twee medewerkers op de salarislijst. Per ondernemer kan een kantoor dan ook kiezen voor één salarisstrook, vijf stroken per maand of een onbeperkt aantal per maand. De grotere gedachte hierachter is dat het werken op één platform voor zowel accounting als salarisadministratie de administratieve processen voor de ondernemer en de accountant vereenvoudigt. Eén platform waarin de salarisadministratie en het grootboek gekoppeld zijn werkt veel efficiënter. Betalingen kunnen vanuit één systeem worden geaccordeerd. De salarisadministratie staat in één keer goed in het grootboek. Dashboard met KPI’s werken realtime met alle gegevens. ‘Oh ja, moet de salarisadministratie nog even inlezen,’ is passé. Niet nodig, gebeurt vanzelf!’

Welke rol kunnen accountants vervullen?

‘Dat is natuurlijk helemaal afhankelijk van de rol die een accountant voor zijn klant kan en wil vervullen,’ zo stelt Joost van Koot. ‘Bij de kleine ondernemer zonder complexe administratie is z’n rol: dienstverlener, gedoe weghalen bij de ondernemer. We maken het makkelijk voor jou. Dat geldt ook voor complexere ondernemingen, maar dan komt er wel iets bij. Functionaliteiten als scan-en-herken, automatisch boeken, gebruik van apps, zorgen ervoor dat zowel de ondernemer als de accountant veel minder tijd kwijt zijn aan het basale administratieve werk. Tegelijkertijd bied je de ondernemer managementinformatie op een veel hoger niveau. Natuurlijk kun je in Excel prachtige modellen maken, maar waarom zou je? Wanneer je salaris en accounting gekoppeld hebt kun je die gewoon realtime uit je boekhoudsoftware halen.’

‘En dat gaat tegenwoordig echt veel verder dan debiteuren en crediteuren. Voorraadposities, personele bezetting, liquiditeitsprognose, kostenbewaking, kunnen automatisch realtime worden gegenereerd. Accountants kunnen zo in gesprek met de ondernemer en de pijnpunten en kansen direct op tafel leggen. Noem het adviesrol of controlling. Het opent echt mogelijkheden.’