Met de gegevens van je cliënt behoor je vertrouwelijk om te gaan. Op die hoofdregel bestaan echter zoveel uitzonderingen, dat je je als accountant (of andere intermediair) soms een openbaar informatieloket voelt. Het vertrouwelijkheidsvereiste gaat heel wat minder ver dan het verschoningsrecht van advocaten en het medisch geheim van een arts! Daarbij is het soms wel balanceren. Verstrek je te veel informatie – of verstrek je deze aan de verkeerde partij – dan zit je fout. Ben je te terughoudend, dan kan je onzorgvuldigheid worden verweten of meewerken aan een economisch delict. Óf je overtreedt op een andere manier een wet of beroepsvoorschrift. In dit artikel een toelichting op een paar situaties.
Bevoegdheden overheid in geheimhoudingsprincipe
Het makkelijkste uitgangspunt is om geheimhouding te betrachten, tenzij je verplicht ben om informatie te verschaffen c.q. een meldplicht hebt. Het is dus niet zo dat het soms een keuze is: ‘Het zou wel chique zijn als ik die en die nu inlicht…’ Nee; uit de school klappen mag niet, tenzij dat moet. Een wettelijke verplichting doorbreekt je geheimhoudingsprincipe. Denk bijvoorbeeld aan de meldplicht vanuit de AVG en de Wwft. Maar je zult ook een boekje open moeten doen als overheidsinstanties aan je deur kloppen, zoals de fiscus, de FIOD, een rechter of rechter-commissaris. Daarnaast zijn er ook minder vaak voorkomende instanties of commissies, die de overheid heeft ingesteld en die ook bevoegd zijn om informatie bij je op te eisen.
Tips:
- Wat betreft de Belastingdienst: zoals waarschijnlijk bekend is, mag je fiscale advisering achter houden.
- FIOD: check als je wordt bevraagd eerst expliciet of je zelf verdachte bent. Zo ja, dan hoef je niet zonder meer mee te werken. Ga dan vooral eerst op zoek naar juridische hulp. Zo nee, probeer de vragen in schriftelijke vorm te krijgen, of schrijf ze zelf op. Ga zakelijk en exact op die vragen in. Als je antwoordt met een heel verhaal, kunnen daar soms boodschappen of suggesties uit worden gedestilleerd, die je helemaal niet zo hebt bedoeld.
- Als het je niet helemaal helder is welke bevoegdheden de vragende partij heeft: vraag de betreffende instantie of functionaris expliciet op basis van welke wet of regelgeving ze hun informatieverzoek (c.q. -eis) doen.
Wie is je cliënt?
Naar de cliënt zelf geldt de geheimhouding uiteraard niet, maar let wel op wie je cliënt precies is. Als je een praktijk hebt met voornamelijk eenmanszaken en bv’s met dga’s, klinkt dat wellicht vreemd. Er zijn echter diverse situaties waarbij iemand ‘bijna’ je cliënt lijkt te zijn, maar dat net niet is. Denk aan aandeelhouders, ex-bestuurders en de echtelijke partner van je cliënt (natuurlijk persoon). Deze partijen hebben diverse vormen van recht op informatie; maar dat hebben ze meestal ten opzichte van je cliënt (of diens bestuurders) – niet ten opzichte van jou als dienstverlener! Bij erfgenamen kan het ook ingewikkeld liggen: als de eigenaar van een eenmanszaak overlijdt, kun je de partner meestal gewoon volledig informeren. Overlijdt een dga van een bv of een vennoot van een vof, dan hangt het helemaal van de situatie af wie je welke info mag verstrekken.
Er zijn nog meer varianten denkbaar. Een curator heeft in grote lijnen dezelfde bevoegdheden als het bestuur van je (failliete) cliënt, en heeft recht op de bedrijfsinformatie. Een ex-cliënt heeft grosso modo recht op informatie ‘voor zover hij/zij daarvoor heeft betaald.’ Voor producten waarvoor nog een nota openstaat, geldt in principe een retentierecht.
Tips:
- Het opzoeken en verstrekken van informatie aan curatoren, ex-cliënten en de opvolgende accountant/dienstverlener (alleen met toestemming van de cliënt uiteraard!*) hoeft niet gratis; hiervoor kun je een redelijke vergoeding vragen.
- Je kunt natuurlijk altijd de cliënt zelf om toestemming vragen om een derde te informeren, maar bij voorkeur stuur je de info naar de bestuurder/(ex-)cliënt, zodat deze de info zelf aan de betrokkenen kan doorgeven. Zo voorkom je misverstanden over wat je wanneer aan wie had mogen versturen.
* Specifiek voor accountants geldt dat het voeren van collegiaal overleg over de cliëntacceptatie door de opvolgend accountant wel mag zonder toestemming van de opdrachtgever; een vergoeding vragen is hier niet aan de orde.
Als je naam in het geding is
Het kan gebeuren dat je ontdekt dat informatie waar jouw naam (en/of jouw kantoor uiteraard) bij betrokken is, bij derden ligt, terwijl je daarvoor geen toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld een voor intern gebruik bedoeld snel opgesteld memootje over de waarde van het bedrijf, of een grove prognose. Het kan ook zijn dat je ermee hebt ingestemd om info aan derden te verstrekken (bijvoorbeeld dat de jaarrekening naar de bank wordt verstuurd), maar dat je erachter komt dat deze veel te rooskleurig is. Wat nu als je er bij de cliënt op aan hebt gedrongen om deze situatie recht te zetten, maar deze dat weigert? Je bent dan niet zomaar van je geheimhoudingsplicht ontheven. Kortom, je mag dan niet even de bank bellen en mededelen ‘dat de voorraad in de jaarrekening substantieel te hoog is opgenomen’ o.i.d. Het is niet jouw jaarrekening, al staan je naam en logo erop! Er is wel een escape: je kunt die derde bellen en vertellen dat hij/zij een stuk heeft, waar jouw naam aan is verbonden maar waar jij niet (meer) achter staat. Of je trekt de bijgevoegde samenstellingsverklaring in. Uiteraard is dat wel een paardenmiddel, waardoor je waarschijnlijk je cliënt kwijtraakt. Maar doe je het niet, dan kun je achteraf ook de grootste problemen krijgen.
Tips:
- Wellicht ten overvloede: wees bij voor intern gebruik bedoelde adviezen, berekeningen, tussentijdse cijfers, etc. scheutig met het daarop/daarbij opnemen van termen als ‘intern bespreekstuk’, ‘voor intern gebruik’, ‘geen controle toegepast’, etc. En als het wel naar een derde mag: wees duidelijk over de status van het stuk. Dat het geen assurance is, dat de onderliggende informatie niet is gecontroleerd of zelfs maar beoordeeld, dat is uitgegaan van de door de cliënt aangeleverde parameters en dat deze zelf niet zijn beoordeeld, etc.
- Let op: ook bij het opnemen van bovengenoemde disclaimers moet je kritisch blijven op de door de cliënt aangeleverde informatie en uitgangspunten – zeker als de info naar derden wordt verstuurd. Als je op basis van je gezond verstand aanvoelt dat deze niet realistisch zijn, kun je dat niet zonder meer accepteren!
Accountantsregelgeving/NOCLAR
Voor accountants zijn er nog diverse andere situaties gedefinieerd waarin ze vrijgesteld zijn van hun geheimhoudingsplicht; denk bijvoorbeeld aan het informeren van de groeps- of opvolgend accountant (inclusief collegiaal overleg) of inzage geven aan toetsers en AFM. Ik verwijs hiervoor verder graag naar de toelichting op artikel 16 van de VGBA. Eén regeling licht ik graag uit, omdat deze relatief nieuw is; de nadere voorschriften NOCLAR (Non-Compliance with Laws and Regulations). Deze voorschriften geven aan hoe accountants moeten handelen als de eigen organisatie of de cliënt regels niet naleeft. Ze bevatten ook een meldplicht, indien overtreding van de regels ‘acute ernstige risico’s voor betrokkenen’ oplevert. Uit de bij NOCLAR gevoegde voorbeelden blijkt dat het er dan niet om gaat dat iemands baan op de tocht staat, maar om verder strekkende gevolgen. Denk aan overtredingen die maatschappij-ontwrichtende gevolgen zouden kunnen hebben, of die (acuut en ernstig) gevaar opleveren voor iemands gezondheid. Als de direct verantwoordelijken ondanks aandringen hiertoe door de accountant niet willen ingrijpen, kan het zijn dat de accountant een relevante toezichthouder of de politie moet inlichten.
Toekomstige meldplichten voor accountants
Alsof het nog niet genoeg is: er komen nog twee meldplichten aan. Dat is ten eerste de meldplicht van grensoverschrijdende fiscale constructies, waarbij het gaat om meldingen van ‘hybride mismatches’. Oftewel, wanneer bedrijven via internationale constructies proberen belasting te ontwijken door gebruik te maken van verschillen tussen nationale belastingstelsels. Een bekend voorbeeld: bedrijven die tussen groepsmaatschappijen grote leningen aangaan, waarbij vervolgens rentebetalingen voor die interne leningen in het ene land van de belastbare winst worden afgetrokken, terwijl de renteopbrengsten bij de andere groepsmaatschappij in een ander land onbelast blijven. Als deze wetgeving erdoor komt, geldt de meldplicht pas vanaf 1 juli 2020, maar wel met terugwerkende kracht tot 25 juni 2018.
Een meldplicht die veel meer dienstverleners zal raken, is gerelateerd aan de implementatie van het UBO- en centraal aandeelhoudersregister vanaf 1 januari 2020. Het Handelsregister is primair verantwoordelijk voor het vullen van de betreffende registers, maar dienstverleners die in deze registers fouten constateren (bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een cliëntenonderzoek in het kader van de Wwft), moeten dit melden aan de KvK.
Feit: dienstverleners worden steeds meer een verlengstuk van de overheid
We kunnen zuur doen over het feit dat dienstverleners steeds meer een verlengstuk worden van de overheid, maar dat is nu eenmaal de huidige realiteit. Het negeren van de voorschriften is daarbij niet raadzaam, want het toezicht op de diverse meldplichten krijgt steeds meer tanden, en gebruikt die ook. In tucht- en rechtszaken speelt het al dan niet correct omgaan met informatie en informatieverstrekking ook vaak een rol. De enige troost? Er ontstaat langzamerhand wel een gelijk speelveld. Grote accountantskantoren en kleine ‘boekhouders op de hoek’; iedereen heeft er mee te maken en moet werken aan compliance.
Freek Zandbergen AA is verbonden aan Fiscount
Meer weten over wat er speelt in het accountantsberoep? Volg de cursus Accountancy Actualiteiten.
Geef een reactie