Exact Go; makkelijk factureren voor ZZP’er, automatisch verwerken voor boekhouder

Exact Go is een nieuw gratis programma waarmee ZZP’ers en kleine bedrijven kunnen factureren en hun kosten en klanten bijhouden.

Hun boekhouder ontvangt de bonnen en facturen desgewenst automatisch voor verwerking in de ‘No hands’ administratie van Exact. Dit is mogelijk dankzij de integratie met Exact voor Accountancy. Daardoor ontstaat inzicht in de financiën. Administratiefactory, het digitale kantoor van Hoornwijck Groep, deed mee aan de pilot van Exact Go en biedt de tool nu standaard aan.

Handen vol aan verwerking

Exact is groot in boekhoudsoftware, maar voor ZZP’ers en kleine bedrijven die niet willen boekhouden was er nog geen specifieke tool. Toch is deze groep aanzienlijk en moet ook een administratie bijhouden. Daardoor hebben accountants- en administratiekantoren hun handen vol aan de verwerking van bonnen en facturen. Die krijgen ze vaak nog op papier en via e-mail aangeleverd. Efficiënte verwerking is daardoor lastig, vraagposten zijn talrijk die de kleine ondernemer bovendien ervaart als ‘gezeur’. Laat staan dat administraties dagelijks bij zijn. Exact Go stopt deze tijdverslindende activiteiten.

Feedback direct opvolgen

V.l.n.r. Jidde Douma (Exact), Dean Vanhove en Perry Telle van de Hoornwijck groep

Exact Go is ontwikkeld in een zelfstandige unit van 25 mensen binnen de Exact-organisatie. Dit is een bewuste keuze omdat Exact deze groep niet-boekhoudende ondernemers en hun accountants ziet als strategisch zeer belangrijk voor verdere groei. ‘In deze opzet hebben we ons compleet kunnen focussen op een tool die voldoet aan de wensen van ondernemers die niet willen boekhouden, vertelt Jidde Douma van Exact. ‘Wel willen ze facturen sturen en de zekerheid dat hun administratie klopt. Aan de andere kant willen accountants zo min mogelijk werk aan de verwerking. Exact Go voldoet hier aan.’

Hulp bij ingewikkelde zaken

Volgens Jidde onderscheidt Exact Go zich van de concurrentie doordat de tool geen boekhoudfuncties heeft. ‘Wij geloven dat technologie boekhouden weliswaar steeds simpeler maakt, maar dat de meeste kleine bedrijven nog steeds een boekhouder inschakelen om ze te helpen bij ingewikkelde zaken. Bovendien willen ze zekerheid dat de administratie klopt. Kleine ondernemers doen er in veel gevallen beter aan om geen tijd te verspillen aan het zelf voeren van de boekhouding. Met Exact Go en Exact voor Accountancy kunnen zowel de ondernemer als de accountant zich richten op waar ze goed in zijn.’

Automatische verwerking

Tot vijf verkoopfacturen per maand is gebruik van Exact Go gratis. Daarboven betaalt de ondernemer 9 euro per maand. Na het versturen van een factuur via Exact Go, is die automatisch verwerkt in de Exact voor Accountancy-software van Administratiefactory. Dankzij de bankkoppeling is duidelijk of de factuur is betaald en hoeft er dus geen (automatische) herinnering of aanmaning uit.

Geen handleiding nodig

Exact Go is zo ontworpen dat er in principe geen handleiding nodig is om een factuur of offerte te maken en te verzenden, stelt Jidde. ‘De factuur is desgewenst te voorzien van een iDeal-betaalknop, waardoor het eenvoudig is om deze te voldoen. Binnenkort is het ook mogelijk om periodieke facturen te sturen en een urenregistratie bij te houden. Die laatste functie kost dan 5 euro per maand. ‘

30% realtime bij

Hoornwijck Groep focust zich al jarenlang op efficiënte verwerkingsprocessen en heeft klanten die realtime bij willen zijn ondergebracht in Administratiefactory. ‘Die groep is nu 10% van het totaalaantal klanten. Binnen een jaar moet het aandeel zijn gestegen naar 30%, mede door gebruik van Exact Go dat integreert in Exact voor Accountancy’, zegt Perry Telle van Hoornwijck Groep, die 70% van zijn klanten kan scharen onder ZZP’er of kleine ondernemer.

Appeltje-eitje

Jonge hoogopgeleide medewerkers van Administratiefactory verzorgen de promotie van Exact Go en support richting de doelgroep. ‘Er zijn ondernemers die geheel zelfstandig hun factuur inrichten en sommige bellen een keer voor hulp’, vertelt Dean Vanhove van Administratiefactory. ‘Voor klanten die ‘digital savvy’ zijn, is Exact Go echt appeltje-eitje. Wat oudere klanten hebben iets meer begeleiding nodig maar na 1 of 2 facturen opstellen, hebben ze het onder de knie. En wij hoeven niet meer om de verkoopfacturen te vragen want die zitten rechtstreeks in het systeem.’

Jidde vult aan dat Exact Go ook voor accountants makkelijk te begrijpen is, mede dankzij een intensieve samenwerking met pilotkantoren.

Wat voor klanten komen er in aanmerking voor Exact Go?

Dean: ‘Alle nieuwe klanten zetten we over. Binnen de bestaande klanten kijken we welke klanten nu al dagelijks hun bonnen en facturen via Mijn[Kantoor] aanleveren. Die willen dus altijd bij zijn en dat kan met Exact Go nog makkelijker.’

Vervangt Exact Go Mijn[Kantoor]?

Perry: ‘Nee, het is een aanvulling op de No hands unlimited klantadministratie waar Mijn[Kantoor] onderdeel van uitmaakt. Onze klanten blijven inkomende facturen via Mijn[Kantoor] verstrekken. Dat werkt prima, de herkenningsgraad van de scanfunctie ligt op 80-85%. Nu kunnen we ook de verkoopfacturen efficiënt verwerken die de ondernemer makkelijk met Exact Go opstelt en verstuurt.’

Vliegende start

‘Overigens is het ook mogelijk om via Exact Go inkoopfacturen aan te leveren’, voegt Jidde toe. ‘Dus accountants- en administratiekantoren die de factuurstroom van hun ZZP-klanten willen optimaliseren, maken een vliegende start met Exact Go.

Perry Telle verwacht dat zo’n 75% van zijn ZZP-klanten uit de voeten kan met de gratis versie van Exact Go.

---

Exact Go interessant voor jou klanten? Ontdek het zelf