Blauwe diensten – accounting oude stijl – betekent dat je als accountant vooral de historische gegevens van een onderneming verwerkt. BTW, VpB, IB, KvKverplichte jaarrekening plus eventueel salarisdienstverlening. Rode diensten – accounting nieuwe stijl – doen precies hetzelfde en veel meer. Rapportage, analyse, monitoring en prognose vormen dan uiteindelijk het pakket dienstverlening van het moderne kantoor. Slimme technologie helpt daarbij.
Accountants- en administratiekantoren werken met de gegevens, de boekhouding, van de ondernemer. Dit varieert van zzp’ers en éénmansbedrijven, klein mkb tot grotere en complexere ondernemingen, ketens in de detailhandel, grote en kleine dienstverleners, industriële en ambachtelijke ondernemingen. Voor accountants- en administratiekantoren staan hierbij twee vragen centraal:
- Wat kun je voor een ondernemer betekenen?
- Met welke diensten en informatie kun je een ondernemer concreet van dienst zijn?
Een goede accountant begint daarom met focus op zijn cliënt. Wat doet de ondernemer? In welke branche werkt hij? Welke activiteiten verricht hij? Hoe is hij georganiseerd? Hoe wordt er geadministreerd? Wat gaat daarbij goed? Wat kan er beter? Welke informatie kun je bieden om de ondernemer te ondersteunen bij zijn primaire processen?
Alexander Leppink van BDO, verantwoordelijk voor retail accounting, Gideon Folkers, IT-architect bij Growteq – een spin-off van accountantskantoor Visser & Visser – die ruime ervaring heeft met data-analyse en datakansen in accountancy en Mark ter Steege, adviseur op het snijvlak van business en ICT met een ruime ervaring bij grote softwaremakers, IT-dienstverleners en nu IT-consultant bij Fiscount, hebben in een visual al deze aspecten in kaart gebracht (zie visual bij dit artikel).
In 2017 hebben we een schema gepubliceerd, waarbij de processen binnen het accountantskantoor centraal stonden. Accounting en compliance waren toen nog de startpunten van de visual. Bij het maken van dit artikel hebben we die visual weer eens goed bekeken. Gideon Folkers stelde onmiddelijk de vraag: ‘Waarom beginnen we niet met de processen binnen de onderneming van de klant?’ Dat heeft nu een net weer ander informatierangeerterrein opgeleverd dan drie jaar geleden, waarop we hieronder dieper ingaan.
De onderneming als startpunt
Wat gebeurt er dagelijks binnen een onderneming? Waar liggen de risico’s en de kansen voor een ondernemer? Hoe zien zijn processen eruit? Hoe kun je die administratief slim, snel en betrouwbaar ordenen? Welke informatie kun je linksom of rechtsom koppelen, zodat de financiële consequenties meteen duidelijk zijn voor de ondernemer? Anno 2020 is dit misschien wel actueler dan ooit en het ligt in feite binnen handbereik. Mits strak georganiseerd en geautomatiseerd. Dit is links boven het startpunt van de visual. Op het eerste gezicht gaat het niet om moeilijke vragen: over inkoop, gefabriceerde producten, verkoop, geleverde diensten, voorraden, activa en passiva, personeel(skosten), overige kosten, projectregistraties. Deze noodzakelijkheden houden een bedrijf gaande.
Pas dan begint de accountant
Het vastleggen van al deze data is een voorwaarde om je werk goed en effectief te kunnen doen. Hier begint dan ook de inbreng van de accountant. Zijn de administratieve processen op orde? Zijn deze strak georganiseerd? Als een onderneming dit niet goed op orde heeft, wat is dan het advies van een accountant hierover richting de onderneming? We komen hier later op terug. De spiegel geldt ook voor het accountantskantoor. Welke stappen heeft het kantoor gezet om de eigen work- flows binnen het kantoor goed te organiseren ten behoeve van de klant? Concrete vragen zijn dan:
- Zijn de administratieve processen binnen het kantoor goed geregeld?
- Sluiten de primaire processen binnen het kantoor naadloos aan op de accountingsoftware die de ondernemer gebruikt?
- Gebruik je rapportagetools die zonder omhaal direct aansluiting hebben op het grootboek en zo actuele analyses kunnen leveren?
Deze vragen komen aan de orde als een kantoor zijn dienstverlening wil optimaliseren. Zo krijgt het schema geleidelijk meer vorm en uitwerking. Zelfs voor traditioneel werkende kantoren bevat de bovenste helft van dit schema geen nieuws. Immers, om te kunnen voldoen – in de samenstelpraktijk – aan verplichtingen zoals tijdigheid van fiscale aangiften en andere rapportages is er niet veel meer nodig dan dat. Maar houdt de ambitie hiermee op?
Klant en medewerkers meekrijgen
Er is even discussie over wat nu de nieuwe manier van werken is. In het schema staan geen sensationele nieuwe ontwikkelingen. Wel is het aan ieder kantoor om de interne processen strak te organiseren en daadwerkelijk te beginnen met het opzetten, organiseren en uitventen van nieuwe – op een hoger niveau – dienstverlening. Alexander Leppink geeft onmiddellijk toe dat hier vaak een bottleneck ligt. ‘Zorg dat je je mensen mee krijgt’, dit is intern al een eerste grote opdracht. Binnen grote kantoren is dat een stevige exercitie die soms jaren vraagt. Kleine kantoren zouden het hier makkelijker kunnen hebben, omdat er veel minder mensen hoeven te worden overtuigd. ‘Dat is echter niet altijd het geval’, stelt Mark ter Steege. Hij ziet ook kleinere kantoren die dergelijke trajecten nog niet oppakken. Maar er zijn inmiddels ook goede voorbeelden van kleinere, innovatieve kantoren. ‘Te vaak wordt er voor de klant gedacht: mijn klant wil dit niet. Maar heb je dit ook gevraagd? Heb je uitgelegd welke voordelen het biedt?’
Efficiency hoort bij ieder businessmodel
Niet iedere klant verlangt van zijn accountant een uitgebreide adviesrol. Maar wat ongetwijfeld wel – altijd – op het lijstje staat, is efficiency, snelheid en betrouwbaarheid. Strakke processen zijn dan een voorwaarde, ongeacht of het nu om een complexe onderneming gaat of om een éénmansbedrijf/zzp’er. Eerder hebben we in AV het onderscheid gemaakt tussen kantoren met als kenmerk local hero’s, fullservice kantoren en specialisten. De grenzen tussen deze drie segmenten zijn echter niet hard. We zien overlap encombinaties. Ieder kantoor kent klanten met verschillende soorten vragen. Dat betekent dat je dienstverlening op maat moet leveren. Een ondernemer die een flink deel van zijn administratie bij zijn accountant neerlegt, komt met andere vragen dan een ondernemer die alles naar zich toetrekt.
Blokken
Uiteindelijk onderscheiden we in de visual de volgende blokken:
- Operationele data van de onderneming van de klant. Informatie vanuit de ondernemer. Welke processen vinden er binnen een onderneming plaats en hoe worden die vastgelegd, geadministreerd?
- Basisprocessen en -diensten accountantskantoor. Wat doet de accountant met de informatiestroom van de onderneming? Hoe zijn de primaire processen binnen kantoor georganiseerd? Hoe worden alle workflows bijgehouden?
- Externe data. Worden externe data gebruikt in de context van de administratie van de onderneming en de processen? Denk hierbij aan prognoses voor horeca, maar ook informatie uit internationale, logistieke ketens in bijvoorbeeld de industrie, overheidsmaatregelen gericht op specifieke branches.
- 360 graden-klantbeeld. De ken-je-klantgegevens. De onderneming en de ondernemer. Om je werk als accountant goed te kunnen doen, moet je veel weten van en over je klant. Daarbij gaat het niet alleen om financiële gegevens zoals activa, langlopende verplichtingen, maar ook om rechtsvormen, statuten en allerlei formele gegevens. Wat zijn de USP’s en de strategie van de onderneming, betrouwbare ICT, samenwerkingsverbanden? Hoe ziet de privésituatie van een ondernemer eruit? Ken je zijn of haar ambities?
Dit is de input voor een goede samenwerking met de ondernemer en het bieden van toegevoegde waarde. De startpunten voor ongeveer alle werkzaamheden binnen een accountantskantoor. Op de rechterhelft leggen we wat meer de nadruk op de output van een kantoor ten behoeve van de ondernemer.
Standaarddienstverlening
Voor een belangrijk deel bestaat de output van een accountantskantoor uit standaarddiensten. In de visual zijn dit de twee blauwe blokken die met blauwe lijnen met elkaar zijn verbonden. Sommigen noemen het de commodity’s in de accountancywereld. Er zijn mensen die roepen dat je met commodity’s geen geld kunt verdienen. Maar dat is niet helemaal waar. Albert Heijn bijvoorbeeld doet niets anders dan geld verdienen met commodity’s. In de accountancy zijn er inmiddels genoeg voorbeelden van kantoren die de facto de administraties van hun klanten, bijvoorbeeld franchiseketens, voeren. Feit is wel dat ICT vreet aan de commodity. Met name aan de onderkant van de markt – het echt kleine mkb en de zzp-markt – zijn er nu boekhoudtoepassingen waarmee ondernemers vrijwel los van hun accountant of administratiekantoor hun administratie kunnen doen. Aan de andere kant: advies levert bij de meeste kantoren nog steeds niet meer dan rond de 10 procent van de totale omzet (SRA-kantoren) en rond de 17 procent voor (de gemiddeld veel kleinere) NOAB-kantoren. Dat betekent dat de bulk van de omzet bij veruit de meeste kantoren uit de traditionele compliancediensten moet komen.
Externe data
Niet nieuw, maar wel een stuk uitgebreider, is het blok externe data. Hierbij kijken we vooral naar de waarde- keten van een onderneming: toeleveranciers, afnemers, branchecijfers en -ontwikkelingen, CBS-cijfers alsook het insolventieregister en – heel plat – het weerbericht. In internationale supply chains zou het zo maar kunnen dat blockchain hierin op termijn een rol gaat spelen.
Juist hier speelt de link met de data van de ondernemer. Slimme koppelingen van externe data aan de gegevens van de ondernemer wordt een sleutel voor accountants met ambitieuze ondernemers als klant.
Het 360 graden-klantbeeld
Niet voor niets hebben we van het 360 graden-klant- beeld in deze visual een cirkel gemaakt. Het komt hier aan op twee vragen:
- Wat moet je van je klant weten?
- Hoe leg je dat vast?
In de cirkel maken we onderscheid tussen de formele aspecten van n.a.w-gegevens, rechtsvorm, netwerken en relevante contracten en de ondernemer als persoon.
Voor de formele aspecten kijken we specifiek naar de onderneming. Wat zijn de USP’s, de ambities, strategie, kwaliteit AO en IB? Voor de ondernemer als persoon kijken we onder andere naar zijn privésituatie, levensfase, kwaliteiten en ambities, vermogen.
Het 360°-klantbeeld speelt niet direct een rol in de da- gelijkse administratieve werkzaamheden. Afhankelijk van de rol die een kantoor wil en kan vervullen ten be- hoeve van een onderneming zijn het echter wel belang- rijke onderwerpen.
Accounting oude stijl (blauw) en nieuwe stijl (rood)
Rechts bovenin het blauwe blok noemen we de blauwe diensten van een accountantskantoor. Dat wil zeggen de diensten die vrijwel ieder kantoor al sinds jaar en dag uitvoert. De blauwe, traditionele diensten hebben we ook middels blauwe lijnen met elkaar verbonden. Nog- maals, er is niets mis met deze blauwe diensten. Wat het profiel van een kantoor ook mag zijn, deze blauwe dien- sten zijn en blijven voorlopig de basis, het fundament, onder de dienstverlening van een kantoor.
Rood staat voor de uitdaging. Een uitdaging die straks in het post-coronatijdperk alleen maar belangrijker zal worden. De basis voor de rode diensten is de blauwe dienstverlening die tiptop in orde moet zijn. Het ver- breden en verdiepen van dienstverlening is de volgende stap. Daarmee leggen we ook het verband met wensen van ambitieuze ondernemers. Geordend ziet dat er als volgt uit:
- terugblik;
- analyse;
- monitoring;
- prognose.
Dit alles hangt nauw samen met de rol die je wilt vervul- len ten behoeve van een klant. Advies over fiscaliteit, rechtsvorm, bedrijfsopvolging of vermogenspositie is in- cidenteel. Een ondernemer verhuist niet ieder kwartaal van pand en investeert ook niet iedere maand in nieuwe machines, of vraagt om de week een krediet aan. We gaan ervan uit dat de meeste kantoren in staat zijn een derge- lijke, natuurlijke adviesfunctie te kunnen invullen. De rode diensten gaan veel meer over de controllingrol. Kun je als accountant het bedrijfseconomisch alter ego zijn van een ondernemer? Kun je als kantoor meer adminis- tratieve continuïteit bieden aan je klant dan wanneer hij de administratieve taken binnen zijn onderneming er een beetje bij moet doen? Kun je als kantoor de ondernemer realtime, echt inzicht geven in zijn financiële positie, cash flows, bezettingsgraden. Dit komt uitgebreid aan de orde in het blok Verbreding en verdieping.
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een reactie