Het moderne accountantskantoor kiest voor een Cloud-werkplek. Een online werkomgeving waarin jij veilig en efficiënt (samen)werkt, waar en wanneer jij dat wilt. Of je nu werkt vanuit kantoor, huis, de trein of een eetcafé: jouw werkplek is 24/7 beschikbaar. Maar hoe ziet deze Cloud-werkplek er precies uit? En wat levert dit jou en je collega’s concreet op? We stelden onze vragen aan Stefan Meijerink, IT-adviseur Accountancy bij Arcus IT.
Vertel eens hoe een Cloud-werkplek voor accountants eruit ziet!
“De Cloud-werkplek is een online werkomgeving die je via elk apparaat kunt benaderen. In deze Cloud-omgeving, gebaseerd op Microsoft 365, vind je kantoordata, e-mail en (web)applicaties. Neem bijvoorbeeld Microsoft Power BI, een tool voor data-analyse, waarmee jij eenvoudig gegevens visualiseert en inzichten deelt. En Microsoft Teams, waarmee je eenvoudig bestanden deelt en veilig samenwerkt met klanten en collega’s via onder meer chat en videobellen.”
Wat levert dit de moderne accountant concreet op?
“Naast verhoogde efficiëntie en productiviteit, krijg je met een Cloud-werkplek nog beter inzicht in wat er bij je klant gebeurt. Op elk moment, vanaf iedere plek en op elk apparaat heb jij toegang tot je data. Met Microsoft Power BI heb je real-time inzicht in hoe de klant ervoor staat. Daarmee adviseer je sneller én beter, versterk je je positie in de markt en verhoog je de klanttevredenheid.”
Wat betekent dit voor samenwerken met collega’s en klanten?
“Binnen de accountancy werken we nog veel op de ‘traditionele’ manier samen. We sturen e-mails met bijlages rond waarop we feedback verwachten. Onoverzichtelijk en niet zo veilig. Microsoft Teams pakt dit anders aan. In Teams deel je eenvoudig en veilig documenten met anderen. Je werkt tegelijkertijd in dezelfde Excel- en Word-documenten. Deze documenten blijven op één plek bewaard en zijn inzichtelijk en bewerkbaar voor diegenen die jij toegang
geeft.”
Hoe veilig is dat eigenlijk?
“Stel je voor: je krijgt te maken met een datalek. Je verstuurt vertrouwelijke informatie naar een verkeerd adres. Of je raakt belangrijke data kwijt. Een nachtmerriescenario. Gelukkig beschermt de Cloud-werkplek je hiervoor. Met Microsoft 365 bewaar je jouw data altijd veilig in de Cloud. Daarnaast stel jij eenvoudig in welke gegevens jouw organisatie nooit mogen verlaten, zoals BSN-nummers. Wanneer je vervolgens op het punt staat om een bijlage te versturen waarin een BSN-nummer staat, dan krijg je vanuit Microsoft 365 een melding dat je deze e-mail niet kunt versturen. Zo werk je dus extra veilig.”
Welke vertrouwde applicaties en programma’s vind ik terug in een Cloud-werkplek?
“Alle applicaties die de mogelijkheid bieden tot Single Sign-On (SSO) kunnen in principe gekoppeld worden via de SSOtool van Microsoft. Dankzij onze samenwerking met SecureLogin kunnen we daarnaast enkele veelgebruikte accountancy-applicaties direct beschikbaar maken: Basecone, Twinfield, Exact, Loket.nl, NMBRS en Visionplanner. Ook is er een aantal branchespecifieke legacy-applicaties die wij door slimme oplossingen in de online werkplek kunnen laten terugkomen. Dit zorgt ervoor dat de meeste accountantskantoren alle vertrouwde applicaties terugvinden in de werkplek. En meld je in het CRM een nieuwe medewerker aan, dan komt hij, via een geautomatiseerde workflow, vanzelf in Teams en de andere applicaties terecht.”
Waarmee moet ik rekening houden als ik een volledige Cloud-werkplek ga gebruiken?
“Niet iedereen heeft dezelfde tools nodig om zijn werk goed en veilig te kunnen doen. Per account kan de Cloud-werkplek er daarom anders uitzien. Dat betekent voor elke medewerker een werkplek op maat, met als basis Microsoft 365. De inrichting van zo’n nieuwe werkplek brengt uiteraard wel een migratie met zich mee. Daarom is verandermanagement, inclusief een goede begeleiding en communicatie, heel belangrijk. Vanuit Arcus IT geven wij trainingen om deze nieuwe werkwijze te adopteren, zodat medewerkers zelf de positieve energie krijgen om hiermee aan de slag te gaan.”
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een reactie