Tijdens de coronacrisis gaat het werk gewoon door. In ons ‘huidige normaal’, waarin we vanuit huis ons werk doen met Teams of met Zoom, is het dan af en toe nog wel een beetje behelpen. Ineens loopt de kat pontificaal voor de camera, hoor je de kinderen op de achtergrond, kun je gezellig meekijken in het interieur van je collega’s of blijkt iemand zelfs een koffiezetapparaat op zijn bureau te hebben staan. Daarom staan hieronder acht tips waarmee je een professionele indruk creëert tijdens een virtuele meeting.
1. Zorg voor een opgeruimde indruk
Ik ga ervan uit dat u de virtuele meeting doet vanuit zakelijk oogpunt. Om die reden moet het dus professioneel ogen. U kunt het vergelijken met een net pak aantrekken, een schoon overhemd aandoen en uw schoenen poetsen. Ook in deze setting moet u een professionele uitstraling hebben. Zorg er dus voor dat de ruimte waarin u zich bevindt netjes is en dat u er verzorgd uitziet. Ga dus niet in pyjama met een coronabaard achter het beeldscherm zitten. Voor brildragers geldt: maak van tevoren even uw bril schoon.
2. Zorg voor een rustige plek
Zorg als het kan voor een rustige plek waar u tijdens uw virtuele meeting niet wordt gestoord door andere bewoners van uw huis. Reken daar ook huisdieren toe. Maak bij voorkeur gebruik van een beetje neutrale achtergrond. Heeft u die niet, pas dan de optie ‘achtergrond vervagen’ toe.
3. Zorg voor goed geluid
Gebruik een goede headset tijdens een virtuele meeting. Bij voorkeur een headset met noise cancelation, zowel op de output (koptelefoon) als de input (microfoon). Ook als u in een rustige ruimte zit, is dit belangrijk. U bent hierdoor zelf goed verstaanbaar en u kunt de andere deelnemers goed verstaan. Voor de duidelijkheid: gebruik niet de koptelefoon die standaard wordt meegeleverd met uw mobiele telefoon. Die heeft namelijk geen noise cancelation. Gebruik dus niet de speaker en de microfoon in uw computer. Als u dat wel doet, zorgt dit vaak voor een echo en bovendien kunnen uw huisgenoten dan het hele gesprek volgen. Vanuit de geheimhoudingsplicht is dit niet wenselijk.
4. Zorg voor goede belichting
Ook de wijze waarop u zelf in beeld bent is belangrijk. In veel gevallen laat vooral de belichting te wensen over. Met andere woorden: óf u bent overbelicht en verschijnt als een soort witte geest in beeld, óf u bent totaal verdwenen in een donkere schaduw. Let er daarom op dat u bij voorkeur naar het licht toe zit; u bent dan goed in beeld. Lukt dat niet, overweeg dan bijvoorbeeld twee videoledlampjes aan te schaffen, die helpen uw beeld goed uit te lichten.
5. Kies een goede beelduitsnede
Zorg ervoor dat u goed in beeld bent. Bij voorkeur op de manier waarop men u ook zou zien als u gewoon zou deelnemen aan een fysieke vergadering. Zowel uw hoofd moet zichtbaar zijn als een deel van uw bovenlijf. Ga dus niet te dicht op de camera zitten, waardoor uw hoofd het beeld grotendeels vult, maar ga ook niet te ver weg zitten. Probeer de camera in uw laptop of uw webcam ongeveer op ooghoogte te plaatsen. Dit voorkomt dat vooral het plafond in beeld is en u net iets te veel van onderaf in beeld bent.
6. Maak heldere afspraken
Maak voorafgaand aan of bij het begin van de vergadering goede afspraken. Bijvoorbeeld, dat mensen hun microfoon zoveel mogelijk uitzetten tijdens een vergadering, dit voorkomt onderling storen. Bespreek ook of er al dan niet gebruikgemaakt wordt van de vaak geïntegreerde chatfunctionaliteit. Ook belangrijk: bij wat langere vergaderingen is het gebruikelijk een afspraak te maken over een pauze voor een sanitaire stop en/of verse koffie.
7. Gebruik een professionelevideoconferencingset
In de 1,5 metereconomie van de toekomst zullen we nog vaak gebruik blijven maken van de mogelijkheden van videoconferencing. Richt daarom op kantoor hiervoor een speciale ruimte in die goed voldoet voor videoconferencing. Overweeg in dat geval ook een professionele videoconferencingset aan te schaffen. Deze bestaat vaak uit een groot beeldscherm, een geavanceerde camera met richtmicrofoons en een goede audioweergave.
8. Gebruik een of meer camera’s
In uw laptop of webcam zit een 2-megapixelcameraatje, terwijl veel mensen ook beschikken over een fototoestel met bijvoorbeeld 12, 24 of nog meer megapixels. Deze camera’s zijn met een speciale adapter ook aan te sluiten op uw computer. Uw computer ziet die camera dan gewoon als een webcam. De beelden zijn hierdoor veel beter van kwaliteit en u kunt hiermee ook de belichting veel beter regelen. Geeft u weleens webinars, dan kunt u er ook over nadenken meerdere camera’s aan te sluiten. Op die manier kunt u als presentator vanuit verschillende kanten in beeld worden gebracht.
Van mij mag er veel terug naar het oude. Maar het zou slecht zijn als we er niets van leren. Laten we onszelf in de toekomst dan ook niet tegenhouden. Laten we stoppen met aankloten en gewoon doorpakken en doen. Weet u, net zoals tijdens de coronacrisis.
Fou-Khan Tsang RA Voorzitter Raad van Bestuur Alfa Accountants en Adviseurs. Hij schreef deze column op persoonlijke titel.
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een reactie