Steeds meer bedrijven en zakelijke rijders kiezen voor een ritregistratiesysteem. Zeker als een bedrijf meer bedrijfswagens op de weg heeft, levert het een schat aan bruikbare informatie op.
Bovendien voorkomt het een hoop gedoe met de Belastingdienst. Maar let op: kies dan wel een systeem met het officiële certificaat van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen (SKRRS).
Als een zakelijke rijder in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer rijdt met de auto van de zaak, kan hij/zij bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. De zakelijke rijder hoeft dan geen bijtelling te betalen. Degene aan wie de auto ter beschikking staat heeft de plicht om te bewijzen aan de Belastingdienst dat er inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé is gereden met de auto. Kan er geen sluitende rittenregistratie aangetoond worden? Dan heft de Belastingdienst de loonbelasting na, plus een fikse boete (tot wel 100%) én belastingrente. Deze bedragen kunnen dus erg hoog oplopen.
Een ritregistratiesysteem dat beschikt over het keurmerk ritregistratiesystemen helpt het bedrijf of de zakelijke rijder met het realiseren van een sluitende rittenadministratie.
Sluitende rittenregistratie
Met een keurmerk ritregistratiesysteem is een gebruiker verzekerd dat iedere rit en iedere gereden kilometer geregistreerd wordt. Per rit is inzichtelijk of deze zakelijk of privé bedoeld is, wanneer en van hoe laat tot laat de rit heeft plaatsgevonden, welke afstand er is afgelegd en indien er om is gereden, wat hiervoor de reden is.
Bovendien wordt bij ritregistratiesystemen die op basis van GPS werken minimaal elke twee maanden een correctie doorgevoerd om het verschil tussen de afgelegde afstand volgens de kilometerteller en de afgelegde afstand volgens het rittenregistratiesysteem te corrigeren. Het verschil wordt daarbij evenredig over de zakelijke kilometers en privékilometers in die periode verrekend. Dit is een vereiste van de Belastingdienst voor een sluitende rittenregistratie.
De uiteindelijke ritregistratie wordt gerapporteerd in een XAR-auditfile. XAR staat voor ‘XML Auditfile Ritregistratiesystemen’. Deze file is gemaakt aan de hand van de specificaties die vanuit de Belastingdienst zijn opgesteld. De file is voor ieder keurmerksysteem hetzelfde. Bij controles vraagt de Belastingdienst om deze file.
Door verschillende omstandigheden kan het voorkomen dat er, ondanks een ritregistratiesysteem, toch problemen ontstaan met de rittenregistratie. Er zijn dan ook diverse waarborgen getroffen bij keurmerk ritregistratiesystemen. Zo ontvangt een berijder direct een seintje als het systeem door wat voor reden dan ook tijdelijk geen data meer registreert. Dat geeft de berijder direct de mogelijkheid de ritten tijdelijk apart te registreren om achteraf alsnog in het ritregistratiesysteem op te nemen. En ook als bijvoorbeeld de leverancier zelf in de problemen is gekomen en onverwachts haar activiteiten moet staken, zijn er voorzieningen getroffen om te voorkomen dat de data voor de berijder verloren gaat.
Wanneer is een ritregistratiesysteem goed genoeg in de ogen van de Belastingdienst?
De Belastingdienst heeft samen met Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen een normenkader opgesteld dat beschrijft waaraan systemen moeten voldoen. De stichting voert samen met auditor Mazars de audits op de systemen uit.
De Belastingdienst garandeert bij belastingcontroles bij bedrijven en zakelijk rijders die met een keurmerk ritregistratiesysteem werken een verlicht regime. De Belastingdienst geeft aan: “Maakt u gebruik van een systeem met een Keurmerk Ritregistratiesystemen, dan gaan wij ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel controleren of een rit zakelijk of privé is.”
Welk ritregistratiesysteem kiezen?
Over kiezen gesproken: welk van de goedgekeurde systemen moet je nu nemen? Martin Huisman, voorzitter van SKRRS: ‘Dat hangt af van de eigen wensen van de zakelijke rijder of het bedrijf af. Vrijwel alle systemen zijn modulair opgebouwd met functies die je kunt stapelen. Lees de specificaties dus goed door en voer overleg met de degene die het wagenpark beheert en de administratieafdeling. Daarnaast zijn er verschillen in prijs, gebruikersvriendelijkheid, rapportagevormen en andere fabrikant-specifieke eigenschappen. Het makkelijkste startpunt is het overzicht van keurmerksystemen op onze website www.keurmerkritregistratiesystemen.nl.’
Wie al over een ritregistratiesysteem beschikt kan op onze website ook het bijgeleverde certificaat controleren op geldigheid en eventueel het kenteken of de berijdersgegevens wijzigen.
Geef een reactie