Frank Kolijn van Accountantskantoor Frank bedient vanuit Terneuzen talloze ondernemers in het MKB. Om slim digitaal met klanten en collega’s samen te werken koos hij voor Twinfield Samenwerken. ‘Dit geeft ons structuur en rust.’
Nabellen klanten is tijdrovend
Accountantskantoor Frank was één van de eerste gebruikers van Twinfield Samenwerken. De reden hiervoor zal herkenbaar zijn voor veel accountantskantoren. ‘We gebruiken al Twinfield Boekhouden, een scan- en herkenoplossing en een bankkoppeling. We zijn dus al wel voor een groot deel gedigitaliseerd. Maar waar we tegenaan liepen was dat klanten vaak incompleet en niet altijd op tijd aanleverden. Een ondernemer vergeet bijvoorbeeld bonnetjes of facturen aan te leveren. Wij moeten daar dan om vragen. Per ongeluk levert hij of zij er dan bijvoorbeeld zeven aan in plaats van de volle tien. Je moet daar dan weer op reageren, waarna er zo flink wat dagen overheen gaan. Tijdrovend omdat je er weer achteraan moet bellen. Hierdoor kun jij bovendien je belofte om de administratie up tot date te houden, niet nakomen.’
Van serviceovereenkomst naar automatische reminders
Twinfield Samenwerken bood daarvoor een oplossing. Met deze tool legt Frank de afspraken met klanten vast in online serviceovereenkomsten. ‘Daarin staat eigenlijk wie wat precies wanneer doet. Vervolgens leg je de taken en het proces neer in het systeem, waardoor je zelf ook een duidelijke planning hebt. Daarna kunnen onze klanten en wijzelf reminders ontvangen via de mobiele app. Ondernemers kunnen ook berichten naar ons sturen, die dan meteen in het dossier komen. Geen vertragingen meer in de verwerking van bijvoorbeeld facturen en bonnetjes. De ondernemer hoeft dus niet meer te bellen of e-mails te sturen om te weten hoe het ervoor staat. Dat kan hij zo in de app zien.’
Structuur als winstpunt
Frank noemt structuur als een van de belangrijkste winstpunten van Twinfield Samenwerken. ‘Je wordt gedwongen te kijken naar je eigen proces. Het is niet dat we niets planden, maar we pakten dat wel niet zo gestructureerd aan als in dit systeem. Met Twinfield Samenwerken heb je overzicht van wat wanneer gaat lopen en dat dwingt je meer in een werkpatroon. Je kunt ook zien waar in het proces je bent met een klant. Wat moet er nog gebeuren om de btw-aangifte te doen? Wie werkt aan welk dossier met welke klant? Dat biedt veel overzicht maar ook rust, want voorheen waren die twee à drie dagen voor sluiting van het kwartaal best stressvol. Nu plannen we taken beter in, zodat we deadlines als het ware naar voren halen. Daarnaast hebben we dus een beter beeld van waar we staan en kun je ook bijspringen als een collega het te druk heeft of ziek is.’
Verdieping in klantcontact
Zo’n nieuwe manier van samenwerken geeft een goede reden om het met onze klanten over het proces van de administratie te hebben. Je denkt eigenlijk dat dit voor hem wel helder of vanzelfsprekend is, maar dat blijkt vaak toch van niet. Zo’n gesprek brengt dan ook meer verdieping in het contact met de klant. Het schept duidelijkheid en begrip.”
Lees het volledige artikel van accountantskantoor Frank
Gratis Checklist Online Intakegesprek
Corona zorgt ervoor dat een klantgesprek vaak online plaatsvindt, via Teams, Zoom, Skype of andere videoverbinding. Ook via een online verbinding is het belangrijk jezelf goed te presenteren. En gevoel te krijgen bij het type klant dat je voor je hebt. De gratis Checklist Online Intakegesprek helpt je op weg om een succesvol online intakegesprek te voeren! Download de gratis Checklist Online Intakegesprek
Bron: Twinfield
Over Twinfield Samenwerken.
Twinfield Samenwerken is een pakket waarmee je als accountant gestructureerder kunt werken en sneller kunt schakelen met collega’s en klanten. Dankzij een uniform en transparant werkproces met automatische taken en reminders helpt Twinfield Samenwerken je beter te sturen op deadlines en gemakkelijk te communiceren met klanten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.
Geef een antwoord