De Alkmaarse kantonrechter heeft op 24 februari 2021 een interessante uitspraak gedaan over een accountant en een niet-betalende klant. De accountant en de klant hadden een jarenlange samenwerking, waarvan de inhoud werd beheerst door de -in het begin van de samenwerking- afgesproken opdrachtvoorwaarden.
Toen de accountant er in 2019 achter kwam dat er daadwerkelijk meer werk was verricht dan was gefactureerd, verstuurden hij 2 extra facturen. De klant begreep niet waar deze kosten vandaan kwamen en maakte bezwaar tegen deze ‘extra’ facturen. Hij wilde de facturen niet betalen. Hierop schortte de accountant per direct zijn lopende werkzaamheden op. De partijen belandde uiteindelijk voor de rechter, waarbij de accountant het onderspit delfde. De rechter veroordeelde de accountant tot een schadevergoeding en de proceskosten. Lees in deze blog waarom.
Dit artikel is geschreven door bedrijfsjuridisch adviseurs mr. Hella Vercammen.
De opdrachtvoorwaarden uit 2015
In het kort was tussen partijen afgesproken dat de ‘terugkerende werkzaamheden’, zoals o.a. het verzorgen van de winstaangifte en de aangifte inkomstenbelasting, gedaan zou worden voor een vast bedrag. De werkzaamheden die niet vielen onder ‘terugkerende werkzaamheden’ zouden op basis van nacalculatie worden doorberekend.
Extra declaraties
De samenwerking ging lang goed, totdat een werknemer van de accountant in augustus 2019 tot de conclusie kwam dat de afgesproken vaste prijs voor de terugkerende werkzaamheden en datgene wat daar buitenom is gedaan nogal uit de pas liepen. Voor afwikkeling van het openstaande bedrag zou een afrekening gemaakt worden door de accountant. Op dit bericht is echter geen navolging gekomen, totdat de klant in december 2019 de opdracht per eind 2019 opzegde. Als reactie op het opzeggen stuurt de accountant begin februari een factuur naar de klant van bijna 4.000 euro met als beschrijving: “voor werkzaamheden over de jaren 2016, 2017 en 2018”. Op dezelfde dag stuurt de accountant nóg een declaratie naar de klant van ongeveer 250 euro, voor “behandeling belastingzaken over 2017 en overige advieswerkzaamheden”. De klant weigert deze ‘extra’ facturen te betalen.
Opschorting en verrekening
De accountant maakt duidelijk dat hij bij het uitblijven van betaling van de extra facturen haar werkzaamheden voor de jaarrekening en aangifte 2019 op zal schorten. Voor deze specifieke werkzaamheden, die onderdeel waren van de vaste terugkerende werkzaamheden, was al betaald door de klant. De accountant vermeldde bovendien dat als helemaal niet betaald zou worden door de klant, hij de kosten voor het maken van de jaarrekening 2019 zal verrekenen met het openstaande bedrag.
Verweer van de klant
De klant voert op zijn beurt aan dat partijen een vaste prijs zijn overeengekomen voor de terugkerende werkzaamheden. De gefactureerde kosten vielen onder de vaste prijs. Dat de accountant bij haar prijsopgave een fout of vergissing heeft gemaakt, kan hij niet aan de klant tegenwerpen. De klant maakt dus bezwaar tegen de extra declaraties en stelt dat de accountant geen duidelijke uitleg geeft over de factuur. De accountant heeft ook niet aangetoond dat hij extra werkzaamheden heeft verricht in opdracht van de klant, waarvoor hij nog niet heeft betaald.
De accountant vindt echter dat het feit dat hij ‘niet met grote nauwkeurigheid meer kan specificeren wat er precies is gedaan’ geen reden is om afscheid te nemen van een vordering.
Retentie van de jaarcijfers 2019
Tijdens het gesteggel over het openstaande bedrag had de klant zijn jaarrekening 2019 hard nodig. De accountant schrijft daarover dat hij vanwege het niet bereiken van een compromis over de openstaande rekening niet bereid is om nog uren te gaan besteden aan het verzorgen van de jaarcijfers 2019. Voor wat betreft het ter beschikking stellen van de data 2019 beroept de accountant zich in dezelfde e-mail op haar retentierecht. De accountant geeft de cijfers en administratie van de klant van 2019 dus niet af aan de klant, zoals een garagehouder een gerepareerde auto niet afgeeft aan een klant als deze niet betaald voor de reparatie. Afhankelijk van de specifieke omstandigheden is dat een goed juridisch dwangmiddel om toch tot betaling te komen.
Ontbinding van de overeenkomst; de accountant stapt naar de rechter
Op 24 juni 2020 heeft de klant de overeenkomst met de accountant gedeeltelijk ontbonden. Als reden hiervoor is de tekortkoming van de accountant in de nakoming van haar verplichting, omdat zij weigert de jaarcijfers van 2019 samen te stellen. Dat was immers wel beloofd en er was al voor betaald. De accountant spant een rechtszaak aan en eist betaling van het openstaande bedrag. De klant maakt op zijn beurt aanspraak op terugbetaling van de kosten voor de niet uitgevoerde werkzaamheden. Ook maakt de klant aanspraak op ontbindingsschade, bestaande uit de kosten voor het opmaken van de nieuwe jaaradministratie (die nodig was vanwege de retentie) en de jaarrekening 2019. De nog te betalen facturen voor de werkzaamheden 2016/2017 wilt de klant niet voldoen. Ten tijde van de opzegging waren er geen openstaande nota’s. Daaruit volgt dat de klant elk jaar aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan. De kosten voor de jaren 2016 en 2017 zijn destijds gefactureerd en betaald. De klant heeft vervolgens (tot januari 2020) niets meer van de accountant vernomen over deze jaren en mocht er daarom van uitgaan dat alle werkzaamheden al in rekening waren gebracht. Hij beroept zich op rechtsverwerking. Hij vindt dat het recht van de accountant is vervallen omdat hij de klant gerechtvaardigd mocht vertrouwen, door het lange tijdsverloop, dat hij eventueel verrichte werkzaamheden (niet meer) zou factureren.
Het oordeel van de kantonrechter
De kantonrechter is het met de klant eens dat de vage redenering van de accountant rondom de factuur niet zonder meer kan worden gevolgd. De accountant is niet geslaagd in het geven van een deugdelijke uitleg over de ‘extra’ facturen. Die uitleg moet de accountant wel geven, te meer omdat de klant al € 2.856,87 aan de accountant had betaald voor werkzaamheden over het jaar 2016. De klant hoefde de facturen dus niet te betalen, totdat deze deugdelijke uitleg was gegeven.
Het beroep van de accountant op opschorting van haar verplichting om de jaarrekening en aangifte 2019 op te stellen gaat dus niet op. De klant had zonder deugdelijke verklaring over de facturen namelijk geen verplichting tot het betalen van die facturen. Dat betekent dat de accountant haar werkzaamheden voor het samenstellen van de jaarrekening en aangifte 2019 niet mocht opschorten en staken. Zij is derhalve tekortgeschoten in haar verbintenis tot nakoming. Deze tekortkoming is de accountant toerekenbaar. De klant mocht door deze tekortkoming de overeenkomst dan ook ontbinden op grond van art. 6:265 BW.
De ontbinding heeft tot gevolg dat de accountant de reeds ontvangen prestatie ongedaan moet maken. De accountant kan dus fluiten naar betaling van zijn ‘extra’ facturen en moet de kosten voor de jaarrekening 2019 aan de klant terugbetalen. Bovendien oordeelt de kantonrecht dat de accountant de buitengerechtelijke kosten en de proceskosten van de klant dient te betalen.
Hoe kunt u dit factuurdrama voorkomen?
Voor het betaald krijgen van uw facturen is het erg belangrijk om tijdig in te zien dat werkzaamheden buiten het afgesproken budget zullen lopen. Goede digitale project- en time tracking systemen kunnen daarbij helpen. Als juristen gebruiken wij dergelijke systemen ook. Als de klant hier vervolgens van op de hoogte wordt gesteld vóórdat de tijd wort gespendeerd en het wordt onderbouwd waarom dat nodig is, is er in de meeste gevallen geen probleem met de betaling van de facturen. Dit is anders als de klant achteraf geconfronteerd wordt met een hoger bedrag dan was afgesproken, ook al ligt de oorzaak feitelijk bij het werk dat voor die klant gedaan moet worden. En zelfs als oorspronkelijk is afgesproken dat meerwerk gedaan zal worden tegen uren maal tarief.
Uiteraard is weerstand terecht als de klant geconfronteerd wordt met een hogere factuur voor boekjaren die allang gepasseerd zijn. Dat was hier het geval. U zult dan een hele goede verklaring moeten geven over waar deze kosten vandaan komen. In zo’n geval kan het toch zijn dat u daarvoor betaald moet worden want uiteindelijk is afspraak wel een afspraak, dus ook een meerwerktarief.
Verder is het bij een lange relatie met een klant ook logisch dat de oorspronkelijke opdrachtvoorwaarden niet meer helemaal de lading dekken. Het is dan daarom verstandig om ieder jaar of om de twee jaar de opdrachtbrief te controleren met uw klant. Plan dat gewoon in.
En als laatste tip: gebruik eventuele rechten van retentie, opschorting en staking niet lukraak maar check even of het dossier daar al aan toe is of raadpleeg van een jurist.
Bron: The Legal Company
Wilt u voortaan direct op de hoogte zijn van relevante juridische ontwikkelingen voor het MKB? Schrijft u zich dan in voor onze maandelijkse Legal Alert nieuwsbrief en volg onze bedrijfspagina op LinkedIn.
Vragen of advies?
De bedrijfsjuridisch adviseurs van The Legal Company zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht, contractenrecht, ondernemingsrecht en privacyrecht. Mocht u naar aanleiding van bovenstaande juridische vragen hebben of hulp/advies willen hebben bij andere juridische kwesties? Neem dan contact met ons op door te mailen naar info@thelegalcompany.nl, te bellen naar 020-3450152 of ons contactformulier in te vullen.
Geef een reactie