Staatssecretaris Vijlbrief van Financiën heeft Kamervragen beantwoord over de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten, die onderdeel is van het Belastingplan 2022.
Allereerst wordt gevraagd naar de opbouw en de indexatie van het bedrag van de gerichte vrijstelling voor thuiswerken van € 2 per thuiswerkdag.
Het Nibud heeft het richtbedrag van € 2, op basis van gemiddelde thuiswerkkosten opgebouwd zoals weergegeven in de hierna opgenomen tabel.
Tabel 1. Opbouw richtbedrag thuiswerkkosten
| Minimumbedrag | Richtbedrag | |
| Elektriciteitsverbruik | € 0,35 | € 0,50 |
| Waterverbruik | € 0,05 | € 0,05 |
| Verwarming | € 0,25 | € 0,45 |
| Koffie/thee | € 0,60 | € 0,95 |
| Toiletpapier | € 0,05 | € 0,05 |
| Totale kosten per werkdag | € 1,30 | € 2,00 |
Werkgevers- en werknemersorganisaties en ook salarissoftwareontwikkelaars zijn geraadpleegd bij de vormgeving van de thuiswerkkostenvergoeding en zijn ook op de hoogte gehouden van het onderzoek van het Nibud en de uitkomsten daarvan.
Het forfait van € 2 wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de tabelcorrectiefactor, voor het eerst met ingang van het jaar 2023. Er is niet voorzien in een tussentijdse aanpassing.
Overwogen alternatieven?
Welke alternatieven zijn voor deze maatregel overwogen?
Hogere vrije ruimte
Een op het eerste gezicht voor de hand liggend alternatief is het structureel verhogen van de vrije ruimte.
De voorgestelde maatregel omvat een tegemoetkoming voor extra kosten omdat de dienstbetrekking (deels) thuis wordt uitgeoefend. Daarmee gaat het dus om puur zakelijke kosten en in die zin ligt het onderbrengen daarvan in de vrije ruimte minder voor de hand. Het gevolg van een structurele verhoging van de vrije ruimte is bovendien dat deze verhoging ook geldt voor werkgevers waarvan de werknemers niet thuis (kunnen) werken. Een dergelijke (dan) generieke verhoging van de vrije ruimte die de mogelijkheid biedt om onbelast een thuiswerkkostenvergoeding te kunnen geven van € 2, zou een fors hoger budgettair beslag kennen dan de € 221 miljoen op basis van de voorgestelde gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten.
128-dagenregeling
Een tweede alternatief waar naar is gekeken is het behouden van de huidige 128-dagenregeling voor reiskosten.
Als een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plek van werkzaamheden reist (woon-werkverkeer), mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist. Een werknemer die twee dagen in de week thuiswerkt en drie dagen op kantoor, kan hierdoor een voor de loonheffingen onbelaste reiskostenvergoeding genieten alsof deze werknemer vijf dagen in de week naar kantoor zou reizen.
Twee redenen waarom dit alternatief niet is gebruikt:
- Een werknemer kan dan een reiskostenvergoeding onbelast ontvangen, terwijl hier geen daadwerkelijke reiskosten tegenover staan. Dat is niet de bedoeling van de vrijstelling.
- Er ontstaat dan een thuiswerkkostenvergoeding die afhankelijk is van de reisafstand. Twee werknemers met dezelfde functie en dezelfde kosten in verband met het thuiswerken maar met een andere afstand voor het woon-werkverkeer ontvangen dan niet dezelfde thuiswerkkostenvergoeding. Hiervoor bestaat geen goede rechtvaardiging.
Voorstel NOB
Het voorstel van de NOB ten aanzien van de 128-dagenregeling houdt in dat een werkgever zelf kiest of de 128-dagenregeling bij de reiskostenvergoeding of bij de thuiswerkkostenvergoeding wordt toegepast en dat daarnaast geen onbelaste thuiswerk- of reiskostenvergoeding op declaratiebasis kan worden vergoed, omdat het verbod op samenloop behouden zou blijven.
Hierdoor wordt de thuiswerkkostenvergoeding mogelijk gekoppeld aan de reisafstand. Zoals hiervoor al aangegeven, ontstaat hiermee een ongelijkheid tussen werknemers in de hoogte van de vergoeding, terwijl gemiddeld sprake is van gelijke kosten voor thuiswerken. Dit is ongewenst.
Opnieuw beoordelen
Los van de voorgestelde maatregel ligt er een taak voor werkgevers om opnieuw te beoordelen of de hoogte van de vastgestelde vaste reiskostenvergoedingen overeenkomt met het daadwerkelijke reispatroon.
Veel meer dan voorheen zijn werknemers namelijk deels thuis aan het werk. Daarnaast stopt op 1 januari 2022 de coronagerelateerde maatregel waarbij de voor 13 maart 2020 bestaande vaste reiskostenvergoedingen nog onbelast kunnen worden vergoed, ook al staan er geen reizen meer tegenover. Op dit onvermijdelijke herbeoordelingsmoment kan een werkgever ook met diens werknemers afspraken maken over een vergoeding voor thuiswerkkosten en daarbij gebruik maken van de informatie die al ten behoeve van het opnieuw beoordelen van de reiskostenvergoeding is of moet worden verzameld.
Vaste thuiswerkkostenvergoeding
De basis voor het toekennen van een vaste thuiswerkkostenvergoeding zijn de afspraken die werkgever en werknemer met elkaar maken. Als deze partijen bijvoorbeeld schriftelijk overeenkomen dat een werknemer in de regel twee van de vijf dagen per week thuiswerkt, mag de werkgever op basis hiervan een vaste onbelaste thuiswerkkostenvergoeding verstrekken en daarbij uitgaan van 85 (2/5 * 214) werkdagen in een kalenderjaar.
128-dagenregeling voor thuiswerkkosten
Een incidentele afwijking van de afspraak hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vaste vergoeding. Dit volgt uit de 128-dagenregeling: de werkgever mag voor de vergoeding uitgaan van (pro rata) 214 werkdagen per kalenderjaar als de werknemer op minstens (pro rata) 128 werkdagen thuiswerkt. Pas als het thuiswerkpatroon van een werknemer in sterke mate afwijkt van de afspraak, moet de kostenvergoeding te worden heroverwogen.
Op dit moment moeten werkgevers de 128-dagenregeling voor reiskosten al pro rata toepassen als een werknemer deeltijd werkt. Met de 128-dagenregeling voor thuiswerkkosten wordt een soortgelijke, en dus voor werkgevers bekende, methode voorgesteld. Een goede communicatie over de toepassing van de 128-dagenregeling is hierbij van belang. De Belastingdienst zal zich hier in haar informatievoorziening ook op richten.
Administratieve lasten
Het is inherent aan de introductie van een (maatschappelijk gewenste) aanvullende gerichte vrijstelling, dat dit administratieve lasten met zich meebrengt. Dat uit zich bijvoorbeeld in het maken van afspraken tussen werkgevers en werknemers. Dit kan het doenvermogen van werkgevers en werknemers extra belasten. Tegelijkertijd kent de voorgestelde regeling een zekere mate van souplesse. De vaste thuiswerkkostenvergoeding hoeft niet direct te worden aangepast als een werknemer incidenteel afwijkt van de vooraf gemaakte afspraken. Ook de introductie van een forfait draagt bij aan het verminderen van de administratieve lasten en daarmee het doenvermogen.
Declaratiebasis
Salarisadministrateurs geven overigens aan dat sommige werkgevers een voorkeur hebben om de thuiswerkkostenvergoeding op declaratiebasis te verstrekken. Dit gaat gepaard met een toename van de administratieve lasten maar is uiteraard wel toegestaan. Dat is een keuze van de werkgever.
Afspraken per maand, kwartaal of jaar
De introductie van een forfait drukt de administratieve lasten. Hiernaast is het niet nodig om een urenregistratie bij te houden of periodiek declaratieformulieren in te leveren. De 128-dagenregeling biedt de mogelijkheid om rekening te houden met een flexibele werkweek. Op basis van deze regeling is het ook mogelijk om per maand, kwartaal of op jaarbasis afspraken te maken.
Voorbeeld wijziging werkpatroon
Julia werkt normaal gesproken op het kantoor in Utrecht. Zij werkt vier dagen per week in Utrecht en een dag per week thuis. Op basis van deze afspraak kan een vaste thuiswerkkostenvergoeding worden toegekend voor 43 dagen (1/5 * 214) als zij ten minste 25 dagen thuiswerkt. In afwijking van dit patroon, werkt Julia voor een project ongeveer een maand volledig in Groningen. Na afloop van het project werkt ze tijdelijk een maand twee dagen per week vanuit huis en drie dagen op het kantoor in Utrecht. Op jaarbasis voldoet zij – ondanks de wijziging in haar werkpatroon –
aan de (pro rata) 128-dagenregeling, waardoor voor het volledige kalenderjaar de vaste thuiswerkkostenvergoeding in stand kan blijven.
Verbod op samenloop
Werkgevers- en werknemersorganisaties zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding en het verbod op samenloop. Als een werknemer op één dag zowel thuiswerkt als een reis maakt naar de vaste plaats van werkzaamheden, kan maar een van de gerichte vrijstellingen worden toegepast. Als deze vergoedingen op declaratiebasis worden vergoed, dan moet de werkgever hier bedachtzaam op te zijn. Als een vaste gecombineerde vergoeding voor thuiswerkkosten en reiskosten woon-werkverkeer wordt verstrekt, hoeft hier praktisch gezien geen rekening mee te worden gehouden.
Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel
Als een werkgever voor een dag toch zowel een thuiswerkkostenvergoeding als een reiskostenvergoeding naar de vaste plaats van werkzaamheden wil geven, dan kan de werkgever een van de vergoedingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en ten laste van de vrije ruimte brengen.
Doel regeling
Het doel van de voorgestelde regeling is niet om thuiswerken fiscaal te stimuleren. Het doel is dat als een werknemer extra kosten heeft omdat de dienstbetrekking deels thuis wordt uitgeoefend, hier een onbelaste tegemoetkoming tegenover kan staan van de werkgever. Net zoals de al bestaande gerichte vrijstellingen, zoals de vrijstelling voor arbovoorzieningen (ergonomische bureaustoel, voetenbankje) en de vrijstelling voor ICT-gerelateerde voorzieningen (noodzakelijke laptop, mobiele telefoon).
Nieuwe gerichte vrijstelling
De staatssecretaris acht de toename van de complexiteit niet van dien aard dat daarom zou moeten worden overwogen om deze gerichte vrijstelling niet in te voeren. In de regel is het voldoende om schriftelijke afspraken te maken met de werknemers over het reis- en thuiswerkpatroon en op basis daarvan te komen tot een in verreweg de meeste gevallen vaste (gecombineerde) vergoeding voor het woon-werkverkeer en het thuiswerken.
Inherent aan de introductie van een nieuwe gerichte vrijstelling is dat partijen in eerste instantie moeten wennen aan deze nieuwe regeling. Dat kan in het begin extra werk met zich meebrengen, zoals het in overleg met werknemers afstemmen van de thuiswerk- en reisdagen en het deels opnieuw inrichten van de administraties. Als de thuiswerkkostenvergoedingen eenmaal zijn vastgesteld, is de administratieve druk vergelijkbaar met de administratieve druk voor de bestaande vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.
Het staat partijen ook vrij om geen gebruik te maken van de voorgestelde maatregel. Het kabinet begrijpt van werkgevers- en werknemersorganisaties dat de wens om te komen tot een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten breed wordt gedeeld. Daarom heeft het kabinet gekozen om deze regeling in het wetsvoorstel Belastingplan 2022 op te nemen.
Evaluatie WKR
Overigens wordt de werkkostenregeling in 2023 geëvalueerd. De voorgestelde gerichte vrijstelling thuiswerkkosten is onderdeel van de werkkostenregeling en wordt meegenomen in genoemde evaluatie.
Kosten gerichte vrijstelling
Voor de berekening van de kosten van deze gerichte vrijstelling is uitgegaan van het aantal werknemers in Nederland, omgerekend naar FTE’s (5,84 miljoen), aan de hand van gegevens uit Statline. Op basis van verschillende onderzoeken is aangenomen dat 50 procent van de werknemers voor 40 procent van de arbeidsduur kan thuiswerken en dat 90 procent van de werkgevers de thuiswerkkosten zal vergoeden. De extra thuiswerkkosten zijn op € 2 gesteld, conform de resultaten van het onderzoek van het Nibud. Verder is uitgegaan van 214 werkbare dagen en een gemiddeld marginaal tarief van 49 procent. Dit alles leidt tot een raming van de kosten van de vrijstelling van € 221 miljoen.
Minder kosten gerichte vrijstelling reiskosten
De verwachting is dat door toename van thuiswerken de kosten van de gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoedingen zullen afnemen. Deze afname wordt wel mede beïnvloed door de invoering van een gerichte vrijstelling voor een vergoeding van thuiswerkkosten (met de restrictie dat op één dag niet tegelijkertijd de gerichte vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de gerichte vrijstelling voor een reiskostenvergoeding naar de vaste werkplek van toepassing zijn) en door de aanscherping van de 128-dagenregeling voor reiskosten. Daarom is besloten de afname van de kosten van de gerichte vrijstelling voor reiskosten in te zetten voor de bekostiging van de gerichte vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding.
Belastingverdragen
Hoe staat het met de aanpassing van de belastingverdragen ten aanzien van thuiswerken? Een mogelijke permanente regeling voor thuiswerkdagen in de belastingverdragen op initiatief van Nederland op de agenda bij besprekingen met België en Duitsland. Op dit moment kan Vijlbrief nog geen uitspraken doen over de mogelijke uitkomst van deze besprekingen.
20-dagenregeling herleeft niet
Gaan de ‘rayon-arresten’ en de 20-dagenregelingen weer herleven?
Het beleid geformuleerd naar aanleiding van de ‘rayon-arresten’ en de 20-dagenregeling herleeft niet door de invoering van de gerichte vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding. Voor eenzelfde werkdag kan niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding naar de vaste plaats van werkzaamheden van toepassing zijn. Dit is een nieuwe bepaling met een eigen uitleg van het begrip vaste plaats van werkzaamheden.
Vaste plaats van werkzaamheden
Van een vaste plaats van werkzaamheden is in ieder geval sprake als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist, ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken. Als in het kalenderjaar 40 dagen of minder naar eenzelfde plaats van werkzaamheden wordt gereisd, wordt aangenomen dat geen sprake is van een vaste plaats van werkzaamheden.
Thuiswerkvergoeding beperkt aftrekbaar?
Een gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding kan onder de reikwijdte van de aftrekbeperking gemengde kosten in de winstsfeer (artikel 3.15 Wet IB 2001 c.q. artikel 8, vijfde lid, Wet Vpb 1969)
kan vallen. Ook als op kantoor in voedsel, drank en genotmiddelen wordt voorzien (dus niet bij thuiswerken), vallen deze kosten onder de reikwijdte van die aftrekbeperking.
Bij het verstrekken van een gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding vallen uitsluitend de gedeelten van de thuiswerkvergoeding die zien op “voedsel, drank en genotmiddelen” onder de aftrekbeperking gemengde kosten, waarbij voor de toedeling uit de € 2 per thuiswerkdag dan wordt aangesloten bij de Nibud-normen.
Moet geconcludeerd worden dat een thuiswerkvergoeding in de winstsfeer mogelijk beperkt aftrekbaar is (en dus ‘duurder is’ voor een werkgever), en een reiskostenvergoeding volledig aftrekbaar?
Belastingplichtigen hebben twee opties om het niet-aftrekbare bedrag te berekenen. Bij de eerste methode is een vast bedrag niet aftrekbaar. Voor ondernemers die belastingplichtig zijn in de inkomstenbelasting (IB-ondernemers) is dat € 4.700, voor vennootschapsbelastingplichtigen (Vpb-plichtigen) 0,4 procent van het belastbaar loon van de werknemers.
De hoogte van het niet-aftrekbare bedrag staat bij deze optie dus los van de hoogte van de in aftrek beperkte kosten die de belastingplichtigen hebben gemaakt.
Bij de tweede optie is het niet-aftrekbare bedrag een percentage van het bedrag aan in aftrek beperkte kosten die de belastingplichtigen hebben gemaakt.
Voor de IB-ondernemer zijn de kosten voor 80 procent wel aftrekbaar, voor de Vpb-plichtige is dat 73,5 procent. Alleen voor belastingplichtigen die het bedrag van de beperkt aftrekbare kosten berekenen volgens de tweede optie is de conclusie wat betreft het gedeelte van de thuiswerkvergoeding dat ziet op “voedsel, drank en genotmiddelen” juist.
Handhaving Belastingdienst
De werkkostenregeling is zodanig vormgegeven dat werkgevers de Belastingdienst niet hoeven te informeren over de manier waarop zij de vrije ruimte besteden, tenzij de Belastingdienst hier expliciet om verzoekt tijdens bijvoorbeeld een boekenonderzoek. Dit geldt ook voor de toepassing van de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding.
De Belastingdienst is voor handhaving op de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding voornamelijk aangewezen op boekenonderzoeken, ongeacht de wijze waarop de werkgever en werknemer aan de regeling invulling geven. Momenteel moeten werkgevers de 128-dagenregeling voor reiskosten al pro rata toepassen als een werknemer in deeltijd werkt. Voor de 128-
dagenregeling voor thuiswerkkosten wordt een soortgelijke, en dus voor werkgevers bekende, methode voorgesteld. Voor de handhaving betekent dit dat de toetsing van de toepassing van de 128-dagenregeling ten opzichte van de bestaande regeling maar deels verandert.
Nader onderzoek
De Belastingdienst gaat ervan uit dat werkgevers in hun administratie de afspraken over de verhouding thuiswerken en werken op de vaste werkplek vastleggen en eventuele overige zakelijke reizen naar aanleiding van een declaratie vergoeden. Indien de vastleggingen daartoe aanleiding geven, kan dit leiden tot nader onderzoek. De Belastingdienst toetst of de reiskosten conform de pro rata berekening van de 128-dagenregeling zijn vergoed en aanvullend of de hoogte van de vergoeding die wordt toegerekend aan het thuiswerken conform diezelfde pro rata berekening is vastgesteld en niet het vrijgestelde forfaitaire bedrag overschrijdt.
Handhaving op de gerichte vrijstelling vindt vooral achteraf plaats door middel van een boekenonderzoek. De voorgestelde regeling brengt met zich mee dat uit de administratie van de werkgever het onderscheid moet blijken tussen bestemmingen van reizen naar een vaste werkplek en overige zakelijke reizen. In ieder geval moet uit de administratie van de werkgever op te maken zijn op welke dagen welke vergoeding van toepassing is. Een samenloop van de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding en de gerichte vrijstelling voor reiskosten naar een
vaste plaats van werkzaamheden is namelijk uitgesloten.
Afspraken in administratie
De Belastingdienst toetst of werkgevers in hun administratie de met de werknemer gemaakte afspraken over de verhouding thuiswerken en werken op de vaste werkplek heeft vastgelegd, en of
de werkgever eventuele overige zakelijke reizen naar aanleiding van een declaratie vergoedt. De controleerbaarheid van de regeling hangt sterk af van de vastlegging door werkgever, en in zekere mate de werknemer. Indien de vastleggingen daartoe aanleiding geven, kan dit leiden tot nader onderzoek. De Belastingdienst controleert door middel van al bestaande controlemiddelen,
waaronder deelwaarnemingen of steekproeven.
Misbruik voorkomen
Het kabinet beoogt misbruik te voorkomen door de samenloop van de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor reiskosten naar een vaste plaats van werkzaamheden uit te sluiten. Om discussie over het begrip ‘vaste plaats van werkzaamheden’ te beperken is aangegeven dat van een vaste plaats van werkzaamheden in ieder geval sprake is als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist, ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake
zijn van meerdere vaste werkplekken.
Geef een reactie