De vrije ruimte is in 2021 vanwege corona fors gestegen. Is er nog ruimte over voor het verstrekken van een chocoladeletter of kerstpakket aan de werknemers?
Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte in 2021 3 procent, over het meerdere van de loonsom 1,18 procent. Heb je nog vrije ruimte over dit jaar, laat deze dan niet verloren gaan, want je kunt de vrije ruimte niet doorschuiven naar volgend jaar. Vanaf 1 januari 2022 is de vrije ruimte weer terug naar 1,7 procent voor de eerste € 400.000 en 1,18 procent over het meerdere.
Werkkostenregeling
Via de werkkostenregeling kun je verschillende zaken belastingvrij vergoeden en verstrekken aan de werknemers. Dat hoeven niet alleen kostenvergoedingen te zijn. Ook een sinterklaas- of kerstattentie kun je via de werkkostenregeling belastingvrij verstrekken. Een bonus kan de werkgever ook geven.
Vrije ruimte
Vergoedingen en verstrekkingen die niet boven de vrije ruimte uitkomen, zijn onbelast. Komen ze wel boven de vrije ruimte uit, dan blijven ze belastingvrij voor de werknemer. De werkgever moet dan wel 80 procent belasting betalen via de eindheffing. Als je een kerstpakket aan postactieve werknemers geeft die je ook aan de werknemers geeft die in dienst zijn, zoals een kerstpakket, is altijd sprake van eindheffingsloon.
Gebruikelijkheidstoets
Je moet bij gebruik van de werkkostenregeling wel letten op de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is.
Let op: de Belastingdienst doet over vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar niet moeilijk. Je moet ook dan wel binnen de vrije ruimte blijven, anders betaalt u 80 procent belasting.
Voorbeeld niet gebruikelijk
De werkgever geeft de werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. De werkgever geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30 procent af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Het is dus ook niet gebruikelijk om dit kerstpakket volledig als eindheffingsloon aan te wijzen. Je rekent het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, tot het loon van de directeur.
Verzendkosten
De verzendkosten voor het toesturen van een kerstpakket (of chocoladeletter) valt niet onder de kleine geschenkenregeling en daarom telt zowel de waarde van het kerstpakket (of chocoladeletter) als de bijkomende verzendkosten mee als loon.
Ten laste van vrije ruimte
Zowel het kerstpakket (of de chocoladeletter) als de verzendkosten komen dan ook ten laste van de vrije ruimte, aangezien een kerstpakket niet via het loon van de werknemer wordt belast. Of de verzendkosten apart gemaakt/gefactureerd worden of niet speelt hierbij geen rol. Het blijft toewijzen aan de vrije ruimte. De verzendkosten bij een kerstpakket (of chocoladeletter) moet je dus altijd aanwijzen in de vrije ruimte.
Bron: Handboek Loonheffingen en Hill Adviseurs
En hoe zit het met de kleine geschenkenregeling waar, dacht ik, de chocolade letter onder kan vallen?