Bij elke organisatie veranderen de behoeften zo nu en dan. Een accountantskantoor is daarin geen uitzondering. Zo kan het gebeuren dat je systeem voor urenregistratie en facturatie niet meer past bij je kantoor. In dit blog vertellen we je hoe je een nieuw pakket kunt selecteren.
Klaar voor verandering
Sommige accountantskantoren werken nog met verouderde on-premise urenregistratiesoftware en zijn klaar om over te stappen naar de cloud. Andere kantoren hebben een ander businessmodel, waardoor de software niet meer aansluit bij de wensen en behoeften. Een derde zoekt een oplossing die meer inzicht geeft in planning, voortgang en resultaten. Wat de reden ook is, het is tijd voor nieuwe software. Maar heb je eigenlijk wel een helder beeld van wat je precies anders, beter, efficiënter wil hebben? Weet je waar de software aan moet voldoen? Wat is voor jou een echte showstopper en wat voelt meer als een nice-to-have? Om tot een juist besluit te komen, is het belangrijk een goede vergelijkingstool – ofwel een pakketselectievragenlijst – te gebruiken.
Wat zijn de voordelen van zo’n vergelijkingstool?
Het vergelijken van urenregistratiepakketten kost tijd. Vaak wil je het antwoord op tientallen vergelijkingsvragen. Als je een vragenlijst gebruikt, brengt dat vier belangrijke voordelen met zich mee:
1. Het helpt je nadenken over wat je wil
Een vragenlijst dwingt je vooraf na te denken over wat je belangrijk vindt. Welke functionaliteiten heb je absoluut nodig? Welke functionaliteiten staan bovenaan je wensenlijstje en welke zijn leuke extra’s? Door daar vooraf over na te denken, maak je voor jezelf en voor je toekomstige leverancier duidelijk waar je precies naar op zoek bent.
2. Het maakt vergelijken makkelijker
Door dezelfde vragenlijst aan meerdere leveranciers voor te leggen, kun je leveranciers eenvoudiger vergelijken. Als je elke vraag een zekere waardering meegeeft, zie je in één oogopslag welke leveranciers het beste scoren. De bovenste twee of drie kun je uitnodigen voor een demo, de anderen vallen af.
3. Het bespaart tijd
Soms weet een leverancier bij het zien van jouw vragenlijst direct al dat hij of zij daar geen invulling aan kan geven. Dat is jammer, maar kan gebeuren. Het schept in elk geval helderheid, en bespaart jou – en de leverancier – tijd.
4. Het maakt helder wat je wilt zien
Een vragenlijst geeft jou – en je potentiële leverancier – ook heldere input voor een eventuele demonstratie. Het zegt iets over wat jij belangrijk vindt, en wat je dus minimaal te zien wilt krijgen tijdens een demo.
Vergelijkingstool downloaden
Het maken van een vragenlijst kost tijd en vergt kennis. Nu zijn er softwareleveranciers die dit onderkennen en hierbij helpen. Het bedrijf Qics van het pakket QicsMilestones heeft een handige vragenlijst gemaakt die accountants- en administratiekantoren kunnen gebruiken voor het selecteren van uren-/ facturatie software. Het document is vrij aan te passen, dus je kunt je eigen belangrijke eisen en wensen invullen en toesturen naar de leveranciers die je zelf selecteert. Je kunt het document downloaden via deze link.
Geef een reactie