Geen accountantskantoor kan nog zonder ICT. Maar welke applicaties zijn onmisbaar? In welke innovaties is investering nodig? En wat levert al die ICT het kantoor eigenlijk op? Accountancy Vanmorgen geeft een kijkje in de jaarlijkse Benchmark Kantoorcijfers van NOAB en Fiscount. Hoe goed scoort uw kantoor eigenlijk?
Technologie is niet langer weg te denken in de accountancy. Accountantskantoren zijn afhankelijk van software. De belofte van die software is groot: door alle standaardprocessen te automatiseren, verandert de accountant vanzelf in een waardevolle adviseur voor de ondernemer. Die software wordt gebouwd door grote nationale en internationale ICT-leveranciers, gefinetuned en gekoppeld door legio specialisten, eenpitters en ICT-teams op accountantskantoren zelf, en vervolgens gebruikt door de accountant bij zijn dagelijkse werk. Door de jaren heen ontstaat er één groot communicerend geheel van digitale kennisplatforms die het werkende leven van accountants prettiger moet maken. Dankzij een gezonde dosis concurrentie tussen softwareleveranciers is de keuze reuze. En dat roept vragen op: Welke software heb je nodig? Welke functionaliteiten zijn onmisbaar? Wat is een redelijke prijs? Hoe dam je de afhankelijkheids- en veiligheidsrisico’s in? En hoeveel software is genoeg?
Benchmark Kantoorcijfers
Om inzicht te geven in het gebruik van ICT in de accountancy, is er de Benchmark Kantoorcijfers. De editie van 2021, waarop dit artikel leunt, werd gehouden onder ruim 400 accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren die zijn aangesloten bij initiatoren NOAB en Fiscount. De diversiteit onder de kantoren is groot, maar toch zijn er overeenkomsten. 2020 was een goed jaar voor de meeste kantoren, met een gemiddelde omzetstijging van 7 procent. Het doorsnee kantoor dat deelnam aan de benchmark behaalde in 2020 een omzet van € 586.000 met een gemiddeld aantal werknemers van 6,1 fte. Daarvan zijn 1,6 fte eigenaar, vennoot, dan wel aandeelhouder. Het gemiddelde kantoor heeft € 562.000 aan toegevoegde waarde en € 212.000 aan resultaat vóór managementbeloning. Na managementbeloning is het resultaat € 69.000. Het gemiddelde kantoor investeert € 34.000, ofwel 5,9 procent van de omzet in ICT en € 224.000 en 38,3 procent in personeel. Er wordt gemiddeld € 142.000 uitgekeerd aan de eigenaren.
Dashboard, data en dossiers
Nagenoeg alle kantoren werken met boeken via scannen en herkennen en met boekhouden in de cloud. Kijken we dieper naar de cijfers en maken we onderscheid in bedrijven die relatief veel investeren in ICT (>9% ICT-kosten van de omzet) ten opzichte van bedrijven die relatief weinig investeren (0-3% ICT-kosten van de omzet) dan zien we bij deze twee ontwikkelingen geen verschil. Alle bedrijven zitten boven een score van 4. Anders is het bij de ontwikkeling van dashboards, elektronische dossiervorming en data-analyse. Daar zien we een duidelijk onderscheid tussen de bedrijven die meer en minder investeren.
Bron: NOAB & Fiscount, Benchmark kantoorcijfers 2021
Klaarblijkelijk worden deze ontwikkelingen nu bij meer vooruitstrevende bedrijven voortvarend opgepakt. Bij elektronische handtekening en elektronisch werkprogramma zien we dat er weinig afwijking van het gemiddelde is tussen de bedrijven. We zien ook dat bij alle bedrijven de ontwikkeling benchmarking relatief laag op de agenda staat.
Investeringen in ICT
Die investering in software en hardware mag dan overzichtelijk zijn, het bedrag stijgt jaar in, jaar uit. In 2020 gaf het gemiddelde kantoor € 34.000 uit aan ICT, ongeveer 5,9 procent van de omzet. Per FTE komt dat neer op € 5.866. De investeringen in ICT groeien al enkele jaren onder de kantoren die aan de benchmark deelnemen, zowel absoluut als in verhouding tot de totale omzet. Ter vergelijking: in 2018 gaf een gemiddeld kantoor dat deelnam aan de benchmark zo’n € 25.000 uit aan ICT. Dat was toen een aandeel van 4,9 procent in de totale kantooromzet, ofwel per fte bijna € 1.500 minder dan twee jaar later (zie tabel op deze pagina).
Accountantskantoren en administratiekantoren blijken verhoudingsgewijs ongeveer evenveel uit te geven aan ICT. Deelnemende accountantskantoren genereren met een netto-omzet van gemiddeld ruim 1 miljoen euro in 2020 weliswaar ongeveer het dubbele als de deelnemende administratiekantoren, maar de relatieve kosten (als percentage van de omzet) zijn ongeveer even hoog. Voor de fijnproevers: administratiekantoren spendeerden gemiddeld € 27.329 aan ICT-kosten in 2020. Accountantskantoren kwamen gemiddeld op € 55.869 uit. Als percentage van de omzet komt dat respectievelijk neer op 5,75 procent en 5,37 procent. Er lijkt sprake te zijn van een licht schaalvoordeel.
Investeringen
Wat valt NOAB en Fiscount zelf op aan de resultaten? In elk geval dat steeds meer kantoren investeren in het verbeteren van de productiviteit, waaronder het koppelen van systemen en het automatisch boeken. ‘Boekhouden in de cloud is de standaard’, constateren de twee organisaties in de benchmark. ‘Innovatie in nieuwe vormen van dienstverlening blijft steken op het niveau van 2020. Vooral grotere kantoren zetten deze nieuwe vormen in. KPI-dashboards zijn daarbij het meest populair, maar ook de 360-graden bedrijfsanalyse wordt steeds vaker gebruikt. Innovaties bij het inzicht in de eigen performance worden wel uitgevoerd, maar procesoptimalisatie voert de boventoon. Elektronische dossiervorming is gemeengoed geworden en elektronische werkprogramma’s worden steeds meer ingezet. Opvallend is dat grotere kantoren inmiddels bij alle ontwikkelingen vooroplopen.’
Loont het in ICT te investeren?
Bij de keuze als organisatie wel of niet (extra) te investeren in ICT spelen vaak verschillende overwegingen een rol. Meer service bieden aan de klant is bijvoorbeeld zo’n factor. Dankzij efficiëntere werkprocessen kan extra ruimte worden gecreëerd voor advisering. Een mes dat aan twee kanten snijdt, want eigen personeel hoeft zich daardoor minder bezig te houden met handwerk en dat verbetert ook de aantrekkelijkheid van het vak. De ondernemer maakt daarnaast bij ICT-investeringen meestal ook een kosten-batenafweging: Wat levert het me nu concreet op om extra budget vrij te maken voor ICT? Interessante vraag daarbij is of zo’n investering concreet is te kwantificeren in extra omzet; in hoeverre is er een rechtstreeks verband tussen investeren in ICT en omzetgroei behalen? Terughoudendheid bij het beantwoorden van die vraag is gepast, want gegevens zijn vaak vatbaar voor meerdere interpretaties. Bovendien zijn er ook legio andere factoren dan ICT-investeringen die een rol spelen bij de omzetontwikkeling.
Meer software, meer omzet?
Hoe kun je ICT-investeringen en de omzetontwikkeling het beste met elkaar vergelijken? De totale ICT-kosten als percentage van de omzet vergelijken met de omzet per fte? Het biedt een aanknopingspunt en geeft in elk geval meer inzicht in de investeringen die kantoren in ICT doen in verhouding tot hun omzet. Toch lijkt het verband tussen ICT-investeringen en omzetontwikkeling het best te vergelijken als beide per fte naast elkaar worden gezet. Een conclusie die op basis daarvan in elk geval wel kan worden getrokken, is dat er een (weliswaar relatief kleine) categorie kantoren is die zeer minimaal investeert in ICT en daarnaast ook een lage omzet per fte haalt. Dat zijn de achterblijvers. In die zin zou je kunnen zeggen dat investeren in ICT loont, in elk geval om qua verdiensten weg te komen uit de onderste regionen. Daarna lijkt het verband tussen ICT-investeringen en omzetontwikkeling minder duidelijk aanwezig te zijn. Er is wel degelijk een categorie administratie- en accountantskantoren die veel investeert in ICT en daarnaast veel omzet behaalt, maar een heel duidelijk verband tussen beide is lastig te ontwaren.
‘Veel handmatig werk’
Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED volgt de ontwikkelingen in de accountancy op ICT-gebied al jarenlang. Wat valt hem op aan de uitkomsten? ‘Dat de ICT-kosten als percentage van de omzet vergelijkbaar zijn tussen accountants- en administratiekantoren stemt volgens mij overeen met de verwachting. Per slot van rekening halen accountantskantoren met een samenstelpraktijk een groot deel van hun omzet uit dezelfde werkzaamheden als administratiekantoren. Interessant is daarom na te gaan waaraan ICT-kosten precies worden uitgegeven door beide soorten kantoren.’ Op basis van de analyse daarvan concludeert Bottemanne dat er voor veel accountants- en administratiekantoren nog winst is te behalen: ‘Het is goed te horen dat steeds meer kantoren investeren in het verbeteren van de productiviteit, waaronder het koppelen van systemen en het automatisch boeken. Naar mijn idee mogen de kantoren op dit gebied wel een tandje bijzetten en kan er nog een hoop worden gewonnen. Veel gegevens worden vandaag de dag nog steeds handmatig overgenomen, zowel aan de invoer- als aan de uitvoerkant van de boekhouding.’ Bottemanne noemt aan de invoerkant de loonjournaalpost, de mutaties van PayPal en onlinebetaaldiensten, zoals Adyen, Buckaroo, Mollie en MultiSafepay en de verkoopfacturen die de ondernemer zelf genereert. ‘En hoewel deels automatisch gaat het dan toch ook om scan- en herkennen van boekingsdocumenten. Waarom zijn we niet al massaal over op elektronisch factureren op basis van de standaard UBL met 100 procent herkenning?’ En dan is er nog de uitvoerkant. Een schoolvoorbeeld daarvan is de Productie Jaarstatistiek voor het Centraal Bureau voor de Statistiek. ‘In verreweg de meeste gevallen worden de gegevens voor deze rapportage nog met de hand overgenomen. Terwijl zeker 70 procent van de gegevens geheel automatisch kunnen worden overgenomen uit de boekhouding, mits die is ingericht op basis van het Referentie Grootboekschema (RGS)’, stelt Bottemanne. ‘Ook de cijfers voor de fiscale winstaangifte (IB en VPB) worden nog volop met de hand overgenomen. “Dan hebben we nog een extra visuele controle”, is vaak het excuus van kantoren. Maar over de kans op fouten bij het overnemen van de cijfers uit de boekhouding wordt dan niet gerept. Aan de software ligt het niet. Steeds meer boekhoudsoftware biedt standaard ondersteuning van RGS en fiscale aangiftesoftware (IB en VPB) kan RGS inlezen op basis van de standaard RGS-brugstaat. Of grotere kantoren vooroplopen bij deze ontwikkelingen durf ik overigens in twijfel te trekken.’
Meer anticiperen
Over de vraag of het loont te investeren in ICT, is Bottemanne stellig: ‘Dat is een gegeven, al sinds de jaren ’70 en ’80. In die tijd vond de overgang plaats van een tabellarisch kasboek en boekhoudmachine, via onder andere de magneetkaartcomputer naar de huidige ICT-omgeving op basis van het internet. De vraag die Bottemanne zich wel stelt is of de accountancysector voldoende anticipeert. ‘Waarom loopt deze sector achter bij de automotivebranche en bij andere industriële bedrijven waar robots gangbaar zijn? De productie van een auto is volledig geautomatiseerd, daaraan komt nauwelijks meer een mensenhand te pas. Als vervolgens de inkoop van een auto wordt geregistreerd in de boekhouding vindt dat voor een belangrijk deel nog handmatig plaats. De komende jaren zullen steeds meer rapportages plaatsvinden met betrekking tot duurzaamheid. Welk kantoor registreert bijvoorbeeld nu al het brandstoftype en eventueel verbruik en CO2-uitstoot bij vaste activa?’
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie