Compliancy moet, maar tegen welke prijs?

Vakbekwaam, objectief, integer en onafhankelijk. Kwaliteitseisen waar je aan moet voldoen voordat je überhaupt als accountant aan de slag mag. Maar ook je dagelijkse werkzaamheden moeten aan steeds meer kwaliteitseisen voldoen. Hoe zorg je ervoor dat je ook op het gebied van compliancy zo efficiënt mogelijk bezig bent? Als laatste artikel in de serie over de vier pijlers van efficiëntie voor accountants gaan Exact-collega’s Roos Timmermans en Martin van Vliet hierover met elkaar in gesprek.

‘Resultaatgericht denken en resultaatgericht leveren is relatief nieuw in een beroepsgroep die overwegend conservatief is,’ start Timmermans het gesprek. Maar ook de wet- en regelgeving zorgt ervoor dat accountants en administrateurs nooit echt gefocust zijn op de efficiëntie van hun dienstverlening. De regelgeving stelt simpelweg vast dat er een deponering moet worden gedaan voor een ondernemer of dat er een jaarrekening moet komen. Jonge accountants en administrateurs zijn echter opgegroeid met een smartphone in hun hand die antwoord geeft op (bijna) alle vragen. Zij willen geïnformeerd worden over het reilen en zeilen van hun kantoor en weten hoe ze zo efficiënt mogelijk aan alle kwaliteitseisen voldoen. Hetzelfde geldt voor de nieuwe generatie ondernemers.’ Van Vliet is het hiermee eens: ‘Het aantonen dat je voldoet aan kwaliteitseisen is een vast gegeven, maar niet langer het enige waar het om draait. Je moet klanten laten zien welke belastingvoordelen je voor hen hebt gerealiseerd en op welke subsidies zij dankzij jou aanspraak hebben gemaakt. Uiteindelijk wil iedereen, kantoor en klant, meer overhouden dan dat ze erin stoppen en precies dat stukje wil je inzichtelijk maken.’

Computerbrein

Het verkrijgen van inzicht kost tijd en als je te veel bezig bent met de basishygiëne zoals administreren, dan is dat precies hetgeen waar het aan ontbreekt. Wat is er nodig om hier verandering in aan te brengen? ‘Ik denk dat je er in eerste instantie voor moet zorgen dat je tijd vrijmaakt door alleen díe werkzaamheden op te pakken waar jouw kennis en expertise voor nodig is,’ vindt Van Vliet. ‘Productiewerk zoals het invoeren van gegevens en andere meer simpele activiteiten moet je delegeren. Aan collega’s binnen kantoor of aan slimme ondersteunende software. Het gros van de controlewerkzaamheden bestaat uit eindeloze lijsten afwerken, iets dat een computerbrein heel goed van je over kan nemen.’ Timmermans: ‘Daarnaast is ook hier weer winst te behalen door goed te kijken welke activiteiten er binnen elk proces het meest toe doen. De manier waarop je als accountant je werkzaamheden uit moet voeren, staat heel precies omschreven. Intelligente, digitale werkprogramma’s helpen je om binnen al deze kaders een optimale weg te vinden tussen efficiency en kwaliteit en zorgen ervoor dat deze balanceeract uitvalt in het voordeel van je kantoor.’

Eenvoudig en doelmatig

Laten zien dat je voldoet aan alle kwaliteitseisen doe je op basis van zelfgemaakte checklists of door gebruik te maken van door vakorganisaties geleverde content. Timmermans: ‘Gebruik je deze content in de vorm van een modern digitaal werkprogramma, dan wordt de toepassing ervan een stuk overzichtelijker en zie je minder snel iets over het hoofd. Je vergroot daarbij de betrouwbaarheid van je verklaringen en ziet controles met vertrouwen tegemoet.’ ‘En dan vergeet je nog te melden dat controleopdrachten op die manier vaker binnen budget vallen’, valt Van Vliet bij. ‘De hogere winstmarges kun je één op één investeren in het verder professionaliseren van de kantoorprocessen of in het verbeteren, verbreden of verdiepen van de dienstverlening aan je klant.’ ‘Door het afvinken van kwaliteitseisen zo eenvoudig en doelmatig mogelijk te laten verlopen, blijft er meer tijd over voor klantcontact, het analyseren van klantgegevens en het uitwerken van goed onderbouwd advies. Want dat is uiteindelijk waar het om gaat en waar het merendeel van je klanten op zit te wachten,’ besluit Timmermans.

Compliancy voor kantoren met zo min mogelijk moeite

Dat je werk als accountant en administrateur aan allerlei kwaliteitseisen moet voldoen, is een gegeven. Je kunt er echter wèl zelf voor kiezen hoe je met deze verplichting omgaat en ervoor zorgen dat je compliant bent met zo min mogelijk moeite.

• Maak innovatie onderdeel van de visie van het kantoor.
• Introduceer of optimaliseer het gebruik van digitale werkprogramma’s stap voor stap of klant voor klant.
• Maak gebruik van volledig op elkaar afgestemde softwareoplossingen die de verschillende financiële processen ondersteunen.