Zo’n vijf jaar na invoering is inmiddels vrijwel iedereen bekend met de term AVG, maar wat houdt dit ook alweer allemaal in voor de HR- en salarisadministratie? Weet jij nog hoe het zit met de bewaartermijnen voor documenten in het personeelsdossier? In dit artikel nemen we je mee in de bewaartermijnen: van onboarding tot uitdiensttreding en zelfs daarna. Hoe borg je de privacy van deze gegevens en hoe waak je ervoor dat je gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk?
Als we het hebben over de richtlijnen voor het bewaren van personeelsdossiers, gaat het niet alleen om de medewerkers op dit moment bij de werkgever in dienst zijn. Juist ook voor medewerkers die uit dienst getreden zijn en sollicitanten zijn richtlijnen opgenomen. Wist je bijvoorbeeld dat het uitgangspunt voor het bewaren van gegevens van sollicitanten slechts vier weken is? Met toestemming van de sollicitant kan je dit verlengen tot een jaar. Zo kan een werkgever de sollicitant later benaderen in het geval van een passende functie.
Verwerken van gegevens
Zodra je medewerker is aangenomen, ben je volgens de wet verplicht om bepaalde gegevens te documenteren en te bewaren. Denk hierbij aan standaard persoonsgegevens, maar ook een kopie van een legitimatiebewijs, in sommige gevallen een VOG en loonbelastingverklaringen. Voor een medewerker is het vanzelfsprekend dat hier op een veilige manier mee om wordt gegaan. Voor jou als salarisprofessional ligt hier dus een rol om de werkgever te adviseren hoe zij dat het beste kunnen doen. Dit begint bijvoorbeeld bij het faciliteren van een beveiligde omgeving waar medewerkers een loonstrook kunnen downloaden, in plaats van het (onveilig) per mail versturen.
Een medewerker treedt uit dienst, wat nu?
Zodra een medewerker uit dienst is, zijn er verschillende gegevens in het personeelsdossier die je moet bewaren voor bijvoorbeeld de Belastingdienst, maar waarbij je wel te maken hebt met een maximale bewaartermijn. Hoe zit dat?
Voor gegevens zoals een sollicitatiebrief, arbeidsovereenkomst (zonder salarisbesprekingen), VOG en verslagen over functioneringsgesprekken geldt een bewaartermijn van twee jaar. De AVG bevat echter slechts aanvullende richtlijnen op andere bestaande wetgeving, zoals de Belastingwetgeving.
In de Belastingwetgeving staan diverse uitzonderingen van gegevens waarvoor je een langere bewaartermijn hebt, met een verplichting tot bewaren van vijf of zeven jaar na het beëindigen van het dienstverband. Een werkgever is bijvoorbeeld verplicht om loonbelastingverklaringen en een kopie van het legitimatiebewijs nog vijf jaar na de beëindiging te bewaren. Voor onder andere basisgegevens, salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden geldt zelfs een termijn van zeven jaar. Hoe waarborg jij dit momenteel voor je klanten?
Tip: Bovenstaande zijn enkele voorbeelden, wil je precies weten welke richtlijnen waarvoor gelden? In deze whitepaper vind je een uitgebreide opsomming van bewaartermijnen.
Betrouwbare oplossingen
Zoals je misschien al merkt, is het niet altijd gemakkelijk om op al deze richtlijnen te letten. Hoe zorg je er dan voor dat je de privacy van al deze gegevens waarborgt, wijzigingen op een overzichtelijke manier bijhoudt en hoe waak je ervoor dat je gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk?
Veel bedrijven kiezen er tegenwoordig voor om dit in een online personeelsdossier vast te leggen. Door gebruik te maken van online HR- en salarisadministratiesoftware, kun je een groot deel van deze verantwoordelijkheden uit handen geven. In sommige gevallen worden zelfs bewaar- en vernietigingstermijnen automatisch gehanteerd. Zo kunnen jouw klanten zich weer richten op hun medewerkers in plaats van processen!
Geef een reactie