Voor accountants en fiscalisten is het een hele uitdaging om klantdossiers op tijd op orde te hebben en overzicht te houden. Als het aan Wolters Kluwer ligt is dat met Twinfield DossierFlow verleden tijd.
Van de jaarrekening tot en met de belasting- aangifte: klantdocumenten opvragen is voor accountantskantoren een tijdrovende klus. David de Haan, manager field sales bij Wolters Kluwer: “Klanten leveren hun informatie vaak versnipperd aan. Daarvoor gebruiken ze ook nog eens onveilige kanalen als WeTransfer, e-mail of USB-sticks. Dat zorgt ervoor dat informatie via verschillende kanalen wordt verstuurd, waardoor het overzicht ontbreekt en deadlines moeilijker te halen zijn.”
Efficiënte uitwisseling
Om kantoren meer grip te geven op het verzamelen van benodigde relevante documenten, zoals auditfiles, aandeelhoudersregistratie of een organogram, en overzicht te houden over de status van een klantdossier, ontwikkelde Wolters Kluwer Twinfield DossierFlow. De tool maakt efficiënte, veilige en gestructureerde documentuitwisseling mogelijk tussen de financieel specialist en zijn klant. De Haan: “Met Twinfield DossierFlow kunnen accountants en fiscalisten bijvoorbeeld gestructureerde vragenlijsten gebruiken om tijdig informatie op te halen en documenten op te vragen. De klant kan via de tool vervolgens antwoord geven en stukken uploaden. Maar het is ook mogelijk de tool toe te passen in de auditpraktijk.” Twinfield DossierFlow is Wolters Kluwers antwoord op veel gestelde vragen als: welke informatie hebben we al ontvangen van de klant, waar is ze opgeslagen en wat missen we nog? Twinfield DossierFlow bevat vragenlijst-sjablonen voor alle werkprocessen in de accountancy: van de onboarding van nieuwe klanten tot en met de inkomstenbelasting en van “prepare by client” tot en met de jaarrekening opstellen.
Zelf vragenlijsten samenstellen
De vragenlijsten in Twinfield DossierFlow zijn door het kantoor zelf samen te stellen en te voorzien van een logo. De Haan: “Wij leveren alleen de online omgeving. Als kantoor bepaal je het doel van de vragenlijst en kijk je welke informatie je daarvoor nodig hebt. Heb je te maken met internationale klanten, dan stel je de vragenlijst in het Engels op.” Theo Reijnders, Associate Director marketing Wolters Kluwer Tax and Accounting Benelux vult aan: “Je hoeft geen ontwikkelaar te zijn om je eigen lijst aan te maken. Het is flexibel en intuïtief en geeft je alle ruimte de complianceregels van je kantoor te volgen. Voor het gemak van de gebruiker hebben we al een aantal voorgedefinieerde templates klaargezet die direct kunnen worden gebruikt.”
Soc2 type 1 en 2
Het kantoor kan in DossierFlow rollen en rechten toekennen. Daarmee wordt voorkomen dat elke medewerker zijn eigen vragenlijsten maakt. De omgeving voldoet aan de hoogst mogelijke internationale standaarden qua informatiebeveiliging en privacybescherming. “Zowel de financieel specialist als zijn klant kunnen op een veilige manier data verzenden. Twinfield DossierFlow is namelijk SOC2 type 1 en 2 geaudit. Beide gebruikers krijgen toegang tot dezelfde interface. Maar de autorisaties zijn zo in te stellen dat ze niet dezelfde rechten hebben”, legt De Haan uit. De online tool heeft een duidelijke interface
die precies laat zien wat de voortgang is van een klantdossier. Daarnaast heeft Twinfield DossierFlow een volledige audittrail zodat precies is na te gaan wie wat, wanneer heeft gedaan. De Haan: “Het dashboard geeft grafisch weer wat het kantoor heeft ontvangen van de klant en wat niet. Zit je te wachten op een stuk, dan kun je eenvoudig een reminder sturen. En aan het einde van de dag krijgt de accountant een samenvatting in de mail van alle uitstaande vragenlijsten.” Boven- dien is duidelijk waar documenten zijn opgeslagen. Zeker als meerdere medewerkers tegelijk aan een dossier werken, voorkomt dit veel vragen en overbodig zoekwerk. Ook voor de klant is DossierFlow overzichtelijk. Hij kan precies zien wat de status is en of zijn aangeleverde documenten zijn goedgekeurd.
Een pre-compliance tool
Twinfield mag dan vooral bekend zijn van de cloudboekhoudsoftware, met Twinfield DossierFlow voegt Wolters Kluwer een handige productiviteitstool toe aan haar softwareportfolio. “Met Basecone geven we de gebruiker controle over het proces van facturatie en declaratie. Met DossierFlow zorgen we dat klantdossiers op tijd in orde zijn. Pre-compliance noemen we dat. We maken het leven van de financiële professional en zijn klant een stuk makkelijker”, onderstreept Reijnders. DossierFlow mag dan voor accountants en fiscalisten nieuw zijn, toch heeft de tool zich al bewezen in verschillende andere sectoren. In de Health-divisie van Wolters Kluwer is al ruime ervaring opgedaan met de vragenlijsten en de beslisbomen door artsen en verpleegkundigen. Binnen de divisie Tax & Accounting is DossierFlow met verschillende kleine en grote accountantskantoren toepasbaar gemaakt voor de accountancy. Het wordt inmiddels gebruikt door verschillende kantoren in Nederland. Volgens Reijnders maakt het daarbij niet uit hoe het softwarelandschap eruitziet: “Het is een generieke tool. Het maakt niet uit welke belasting-, jaarrekening- of auditsoftware je gebruikt.”
Interactieve controles
De doorontwikkeling van Twinfield DossierFlow staat ondertussen niet stil. Wolters Kluwer ziet ook voor de toekomst volop mogelijkheden. Reijnders: “We willen de accountant ook tools geven om interactieve controles uit te voeren, advies voor te bereiden en calculaties toe te passen op praktijksituaties. Naast vragenlijsten werken we daarom ook aan een beslisbomen- en adviesmodule.” Wolters Kluwer maakt het werk van de financiële professional makkelijker en stelt hem in staat klanten breder van advies te voorzien. En dat houdt niet op bij financiële vraagstukken. “Met Twinfield DossierFlow kunnen we makkelijk aansluiten bij actuele thema’s, zoals ESG-verslaggeving of andere zaken waarover accountants en klanten moeten rapporteren”, besluit Theo Reijnders enthousiast.
Meer weten? Kijk op twinfield.nl/dossierflow
Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2023-AV-TOP50/
Geef een reactie