Als accountantskantoor wil je klaar zijn voor de toekomst en digitaal samenwerken met de klant. Een nieuw boekhoudpakket kan die stap makkelijker maken. Maar waaraan moet je denken als je start met een nieuw pakket? Randy Voogel van KING Software neemt de noodzakelijke stappen door.
eigenaar die overweegt zijn of haar kantoor over te dragen en die al jaren met hetzelfde pakket werkt. “Het is dan handig over te gaan naar een nieuw pakket en alle processen te automatiseren. Dan wordt de waarde van je onderneming veel hoger.” Maar de meerwaarde van processen automatiseren is er ook voor kantoren die te maken hebben met gebrek aan personeel of die bepaalde functionaliteiten missen in het huidige pakket.
Stap 1 Wat heb je nodig?
De eerste stap is scherp krijgen wat precies je behoeften zijn. “Vraag jezelf af wat voor soort kantoor je wilt zijn”, zegt Voogel. “Het volledig ‘digitale kantoor’ is nu een must. De klant wordt daarbij verplicht dagelijks alle inkomende facturen digitaal aan te leveren. De klant kan op een eenvoudige manier zelf facturen maken en de bankkoppeling realiseren. Alle processen van documenten aanleveren tot de aangiftes doen en het jaarrapport zijn geautomatiseerd. Als accountant kun je dus dagelijks bij zijn met het verwerken van de klantadministraties.”
Bedenk daarbij of jouw klanten wel in jouw concept passen, waarschuwt Voogel. “Er zijn veel klanten die niet digitaal hun bonnetjes willen uploaden. Ze hebben de boekhouding niet voor niets uitbesteed. Aan de andere kant nemen de grotere kantoren afscheid van zulk soort klanten. Daarmee kun je als kleiner kantoor je voordeel doen. Je kunt zulke bedrijven bijvoorbeeld een samenwerkprogramma aanbieden waarmee je je klant kan factureren, inkoopfacturen kan insturen, een bankkoppeling kan maken en kan meekijken met wat je doet. De klant werkt dus volledig mee met het proces, maar boekt zelf niet.” Desgewenst kunnen grotere klanten dan de optie krijgen zelf de boekhouding te voeren, waarbij de accountant zich richt op de controle. “Een mix van volledig digitaal en de klant zelf de boekhouding laten voeren, zien wij ook vaak.”
Stap 2 Alles-in-een of niet?
Bedenk ook welke soort oplossing je wilt. KING Software biedt bijvoorbeeld een zogeheten best-of-breedoplossing, geeft Voogel aan. “Er zijn aanbieders die niet alleen boekhoudsoftware in hun pakket hebben, maar ook een salarispakket en een rapportagepakket. Alles-in-een dus. Bij best-of-breed kiest een aanbieder ervoor op een onderdeel een zo goed mogelijk pakket te maken. Het voordeel daarvan is dat je makkelijker afscheid kan nemen als je niet tevreden bent over een bepaald onderdeel – in dit geval dus de boekhoudsoftware. Heb je alles bij dezelfde leverancier, dan is dat lastiger, omdat je voor de rest van de software ook meteen een andere partij moet kiezen. In elk geval is het belangrijk dat het boekhoudpakket dat je selecteert, kan samenwerken met de andere software. Je moet met één druk op de knop kunnen koppelen.”
Stap 3 Vergelijk en selecteer
Met dat in je achterhoofd kun je beginnen met het selectieproces. Maak vooraf een lijst met eisen en wensen. Vergelijk de pakketten op basis van functionaliteit, de ervaring van de leverancier en vergelijk de prijzen. Als je de processen van je kantoor zoveel mogelijk wilt automatiseren, dan kunnen de volgende functionaliteiten niet ontbreken: werken met een centraal rekeningschema, een accountancydashboard gebruiken, makkelijk kunnen corrigeren met inzicht in een complete audit trail, kunnen sturen op uitzonderingen en het pakket moet actieve signaleringen geven.
Stap 4 Opnieuw of conversie?
Op basis van je eisen kun je een shortlist maken van softwareleveranciers, die je vervolgens op kantoor uitnodigt. “Tijdens een demo kun je de leverancier in de ogen kijken en kun je makkelijker de conclusie trekken of de gewenste functionaliteit in het pakket zit. Het is ook verstandig tijdens de demonstratie te vragen of gegevens kunnen worden geconverteerd. Als je de mogelijkheid hebt in de oude software te blijven kijken en je hebt de auditfiles achter de hand, dan kun je ervoor kiezen helemaal opnieuw te beginnen, gewoon door een beginbalans in te voeren. Natuurlijk behoort converteren tot de mogelijkheden. Door conversies worden belangrijke velden in het nieuwe pakket niet gevuld.”
Opnieuw beginnen heeft ook het voordeel dat je een nieuw centraal rekeningschema kunt gebruiken en dat koppelingen met externe software door RGS te gebruiken makkelijk zijn te leggen. “Vaak zijn de modules in een meegeleverde standaardadministratie goed ingericht, waardoor je sneller een administratie actief en werkend hebt. Kies je toch voor converteren, laat dan je leverancier in de offerte ook extra begeleiding opnemen bij het inrichten van je administratie”, tipt Voogel.
Stap 5 Ga testen
Het opnemen van een testfase kan een onderdeel zijn van het selectieproces. “Je start met een geconverteerde of lege administratie en je gaat alle dagelijkse processen naspelen. Om een pakket zo efficiënt mogelijk te gebruiken, adviseer ik altijd een gebruikerstraining”, zegt Voogel. “Heb je honderden mensen in dienst, dan kun je beter alleen de zogeheten key-users trainen. Zij trainen dan weer hun collega’s. Bij een kleiner kantoor kun je ervoor kiezen een dag alles door te nemen met de softwareaanbieder. Dan kun je alle processen samen inrichten. Vervolgens ga je met het systeem werken en volgt er later nog een dag waarop knelpunten worden behandeld die je tegenkomt in de praktijk.”
En is de koop eenmaal gedaan, dan is het goed samen met de leverancier achteraf te evalueren hoe het gaat. “Dat zorgt er vaak ook voor dat je de processen beter kunt optimaliseren. Vraag je leverancier ook hoe de service is in het vervolgtraject. Blijf in contact met je contactpersoon.”
Meer weten? Kijk op kingsoftware.nl
Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2023-AV-TOP50
Geef een reactie