Voor een vergoeding van de zakelijke kilometers van december 2023 die je betaalt in 2024, geldt een gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als aan twee voorwaarden wordt voldaan.
Een werkgever betaalt in januari 2024 een vergoeding voor de zakelijke kilometers die een werknemer in december 2023 heeft gereden. Geldt hiervoor een gerichte vrijstelling voor reiskosten van € 0,23 per kilometer (bedrag 2024) of € 0,21 per kilometer (bedrag 2023)?
Voor een vergoeding van de zakelijke kilometers van december 2023 die je betaalt in 2024, geldt een gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als wordt voldaan aan twee voorwaarden:
- De werknemer krijgt in 2023 al een onvoorwaardelijk recht op een vergoeding van ten minste € 0,23 per kilometer.
- Je past de ‘loon-insystematiek toe’.
1 Onvoorwaardelijk recht
De werknemer krijgt in 2023 al een onvoorwaardelijk recht op een vergoeding van ten minste € 0,23 per kilometer.
Het is alleen mogelijk om reiskosten die zijn gemaakt in 2023 gericht vrijgesteld te vergoeden in 2024 als de werknemer in 2023 al een onvoorwaardelijk recht heeft op de vergoeding. Of sprake is van een onvoorwaardelijk recht in 2023, hangt af van de arbeidsrechtelijke afspraken tussen de werkgever en de werknemer.
Als de werknemer in 2023 een onvoorwaardelijk recht krijgt op de vergoeding in 2024 van ten minste € 0,23 per kilometer, is de vergoeding in 2024 gericht vrijgesteld voor dit bedrag. Je moet dan wel de loon-insystematiek toepassen.
2 Loon-insystematiek
Je past de ‘loon-insystematiek’ toe als je het loon aangeeft in de aangifte waarin de werknemer het loon geniet. Een reiskostenvergoeding over december die je betaalt in januari, geniet de werknemer in januari. Je past de regels toe zoals deze gelden in januari. Voor deze reiskosten geldt een gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als de werknemer hier in 2023 al een onvoorwaardelijk recht op krijgt.
Wanneer loon-oversystematiek?
Je past de ‘loon-oversystematiek’ toe als je nabetalingen in januari over december van het voorgaande jaar toerekent aan december. Je mag deze systematiek gebruiken als sprake is van een bestendige gedragslijn door de jaren heen. Als je dit in het verleden hebt toegepast, zijn op de reiskostenvergoeding over december die je betaalt in januari, toch de regels van 2023 van toepassing. Voor deze reiskosten geldt een gerichte vrijstelling van € 0,21 per kilometer als de werknemer hier in 2023 al een onvoorwaardelijk recht heeft.
Let op: het is niet toegestaan om elk jaar te kiezen tussen de ‘loon-insystematiek’ en de ‘loon-oversystematiek’.
Bron: Forum Salaris
In dit artikel wordt alleen over de maand december gesproken.
Hoe zit het met declaraties van eerdere maanden, bijv juli t/m november 2023?
Bij ons mogen medewerkers nog tot 6 maanden terug declareren.
Er was een onvoorwaardelijk recht op ten minste 23 cent per kilometer en voor declaraties hanteren we de loon-in systematiek.
Mag je deze dan ook 23 cent onbelast vergoeden?