Een hoge werkdruk is tegenwoordig eerder regel dan uitzondering bij accountants- en administratiekantoren. Als de werkdruk constant (te) hoog is, heeft dit negatieve gevolgen voor de sfeer op kantoor en de kwaliteit van het werk. Gelukkig zijn er verschillende manieren om de werkdruk te verminderen! In dit artikel delen we enkele praktische tips.
Wees kritisch bij het aannemen van klanten en medewerkers
Hoewel elke nieuwe klant en medewerker als een kans voor groei wordt gezien, is het essentieel om kritisch te kijken naar wie je binnenhaalt. Als een klant of collega niet goed past bij de cultuur en werkwijze van jouw kantoor, kan dit leiden tot irritaties en een toename van werkdruk. Het is belangrijk om verder te kijken dan potentiële omzet of indrukwekkende cv’s. Zoek naar een goede match, waarbij de chemie, aanvulling en plezierige samenwerking centraal staan.
Gert Engelen (BOOX) zegt hierover: ‘Om voor jezelf en je klanten een toegevoegde waarde te blijven leveren, is het belangrijk om keuzes te durven maken als accountant. Denk na waar je energie uithaalt en waar je graag energie in steekt. Maak geregeld de balans op aan het einde van de dag: heb ik hier voldoening uitgehaald? Of ben ik gefrustreerd over bepaalde taken? Door je te focussen op wat je goed en graag doet, haal je niet alleen financieel, maar ook als mens veel meer uit je job. Dat kan ik iedereen aanraden.’
Stel grenzen
Hoewel de ‘geen 9 tot 5 mentaliteit’ vaak wordt geprezen, is het belangrijk om excessief overwerken te vermijden. Beschouw overwerk als een uitzondering en compenseer drukke periodes met teamuitjes of beloningen voor medewerkers.
Identificeer en pak knelpunten aan
Elk kantoor kan verschillende oorzaken voor werkdruk hebben. Start met een inventarisatie onder je medewerkers om knelpunten te identificeren. Wat stoort hen het meest en welke periodes zijn het zwaarst? Ontwikkel op basis van deze inzichten een strategie voor zowel korte als lange termijn. Verbeteringen kunnen variëren van betere planning tot het aanpakken van emotionele kwesties zoals gebrek aan waardering.
Nathalie Bulo van Admi Account geeft een voorbeeld: ‘We werkten voorheen altijd met Excel-sheets en degene die de facturatie deed, moest handmatig de uren gaan tellen. Dat nam soms twee dagen in beslag. Tijd die je onnodig kwijtspeelt.’
Gebruik effectieve tools
Technologische tools kunnen een verschil maken in het verlichten van werkdruk. Denk aan CRM-tools voor naleving van wet- en regelgeving, timemanagement, tijdregistratie, dataopslag, procesmanagement, documentbeheer en Wwft-monitoring. Met een CRM-tool beheer je interne processen en workflows eenvoudig in de cloud en ontstaat er rust en ruimte.
Silvanna Van Graven (Van Graven Finance & Advice) zegt over het belang van een goede tool: ‘Om te groeien heb je processen nodig en die faciliteert AdminPulse. Op een gegeven moment raak je gewoon het overzicht kwijt. Dan is een systeem als AdminPulse heel fijn. In de tool krijgen we met het hele team inzicht in wat er gedaan moet worden, wat prioriteit heeft en wat er speelt bij klanten. Niet alles moet nog door mijn handen gaan. En als er iets van mij verwacht wordt, dan krijg ik gewoon een impuls vanuit het systeem en maak ik daar een taak van. Dat zorgt ervoor dat we de capaciteit hebben om te groeien zonder dat ik me over kleine dingen zorgen hoef te maken.’
Doe het samen
Een hoge werkdruk raakt het hele kantoor. Daarom is het effectiefste om samen op zoek te gaan naar oplossingen. Onderzoek, in teamsessies en individuele gesprekken, hoe werkdruk wordt ervaren en identificeer de oorzaken. Plan vervolgens gezamenlijke brainstormsessies om oplossingen te vinden. Een gezamenlijke aanpak zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen, wat al veel druk kan verlichten. Oplossingen die samen zijn ontwikkeld, hebben vaak een grotere kans van slagen dan een top-down benadering.
Meer lezen over hoe je een betere balans vindt in jouw administratie- of accountantskantoor?Download gratis het e-book Makkelijker en Efficiënter Werken – 5 Stappen voor Succes.
Geef een reactie