Ruim zeventig professionals van Qics werken dagelijks vanuit kantoren in Nederland, Denemarken en Slowakije aan software- en business-intelligenceoplossingen voor projectgestuurde bedrijven. Eddy Plasier, CEO van Qics: “24 jaar geleden zijn we begonnen maatwerkoplossingen te bouwen. Inmiddels richten we ons met de SaaS-oplossing QicsMilestones erop planning, facturatie en tijdschrijven bij accountantskantoren te optimaliseren. Wij vinden het leuk processen soepel te laten verlopen en bedrijven succesvol te laten zijn.” Plaisier merkte dat er in de accountancy veel werk moest gebeuren met relatief weinig mensen. “Wij maken inzichtelijk hoeveel werk er is, welke medewerkers beschikbaar zijn, wie wat kan doen en wanneer er wat kan worden gefactureerd. Het pakket geeft kantoren grip op mensen, klanten en werk.”
CRM-software
Hoewel er geen maatwerkoplossingen meer worden ontwikkeld, biedt het softwarebedrijf geen one-size-fits-all-oplossing. De softwareontwikkelaar biedt een set mogelijkheden die worden afgestemd op de wensen van het accountantskantoor. Berry Zwaan, consultant: “We kijken altijd wat het beste past bij de klant en hoe we dat kunnen ondersteunen met onze software.” De tool biedt kantoren koppelingen met veelgebruikte CRM-software en financiële pakketten, waaronder: AuditCase, Mijn Kantoor, Twinfield of Exact Online. “Je kan het zo gek niet bedenken of we kunnen het bouwen en inzichtelijk maken in ons pakket”, legt Zwaan uit. “QicsMilestones past naadloos in het softwarelandschap van een modern accountantskantoor. Met de SaaS-oplossing en de koppelingen hoef je gegevens maar op één plek in te voeren. Dat scheelt heel veel tijd en geeft minder kans op fouten.”
Om de software goed te laten aansluiten op de wensen van het accountantskantoor wordt tijdens de voorbereiding goed gekeken naar het interne proces van het vastleggen van een nieuwe opdracht tot en met de facturatie. Zwaan: “Binnen kantoren kunnen verschillende medewerkers verschillende tarieven hebben en worden er diverse prijsafspraken gehanteerd voor de dienstverlening. Soms zijn er vaste prijzen afgesproken en weer een andere keer geldt er een uurtarief. Om die verschillen optimaal onder te brengen in onze software, moeten we samen met de klant kijken of dat niet eenvoudiger en efficiënter kan.”
Interne werkprocessen
Een ander voorbeeld heeft volgens Plasier te maken met de opmaak van facturen. “Om het systeem goed in te richten, moeten we klanten soms een beetje remmen. Wil je echt tien verschillende factuurlay-outs hebben?” Het team besteedt daarom veel tijd aan de manier van werken binnen het kantoor, wat voor afspraken er zijn gemaakt met klanten en hoe er wordt gefactureerd. Als duidelijk is hoe het interne werkproces eruit moet zien, zorgt QicsMilestones voor een optimale ondersteuning. Zwaan: “Makkelijk registreren en administreren levert het accountantskantoor tijdwinst op en schept duidelijkheid.” Iedere gebruiker van het pakket weet precies wat de afspraken zijn, wat de status van het werk is, of er nog binnen budget wordt gewerkt en wanneer wat gepland staat. “En nog belangrijker, met de SaaS-oplossing is het werk zo strak georganiseerd dat het accountantskantoor veel sneller kan factureren”, vult Plasier aan.
Waardevolle analyses
Grote kracht is dat het accountantskantoren inzicht geeft in de planning en die data ook kan combineren met de tijd die er al is besteed aan een project. Dat geeft kantoren beter inzicht in toekomstige uitnutting van het budget en de te verwachten omzet. De integratie met Power BI van Microsoft biedt daarnaast waardevolle rapportages en analyses waarmee de gebruiker onder andere inzicht krijgt in de productiviteit, de indirecte uren en het onderhanden werk. De informatie wordt in Power BI weergegeven in overzichtelijke grafieken en analyses. Plasier: “Met de verrijkte data ben je als kantoor altijd op de hoogte van de prestaties, kun je sneller actie ondernemen, processen verder verbeteren en maximaal profiteren van de aanwezige resources.” Voor kantoren die QicsMilestones gebruiken, snijdt het mes aan twee kanten. De innovatieve tool zorgt namelijk niet alleen voor meer efficiëntie, het helpt ook de huidige medewerkers te behouden en nieuw talent aan te trekken. “Wil je aantrekkelijk zijn voor nieuwe medewerkers dan moet je als kantoor gebruikmaken van slimme software. De jonge generatie is eraan gewend makkelijk te kunnen communiceren met collega’s en klanten. Daarnaast vinden ze het leuk om bijvoorbeeld data te analyseren of workflows te optimaliseren. Wil je als kantoor mensen vinden en binden dan moet je daarvoor wel de juiste tools in huis hebben”, benadrukt Plasier.
QicsMilestones is een SaaS-oplossing op het gebied van planning, urenregistratie, projectmanagement en facturatie voor onder andere accountants- en administratiekantoren. Kijk voor meer informatie op qics.nl.
Dit artikel is geschreven door Axel Kolthof.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie