Wulterkens is expert in digitale transformaties en helpt ondernemingen met zijn bedrijf NLeyes op weg met digitalisering. Hij is bovendien gespecialiseerd in e-facturatie en portfoliomanager bij OpenPeppol, de organisatie achter het e-facturatienetwerk Peppol. Dat is in 2008 opgezet met fondsen van de EU en had als primaire doel data- en handelsverkeer tussen publieke en private organisaties te stroomlijnen. Tegenwoordig is het netwerk ook volledig geschikt voor B2B-transacties.
Lange weg te gaan
Dat heeft geleid tot een norm (en netwerk) voor e-facturatie die steeds meer organisaties omarmen. Peppol werkt volgens het fourcornermodel: de verzender (C1) stuurt zijn e-factuur naar zijn serviceprovider (C2), die vervolgens de data naar de serviceprovider van de ontvanger (C3) stuurt. Deze serviceprovider zorgt ervoor dat de e-factuur wordt afgeleverd bij de ontvanger (C4).
Een mooie stap op weg naar internationaal eenduidig en efficiënt elektronisch factureren, zou je zeggen. “Dat is het ook”, zegt Wulterkens, “maar we hebben nog een lange weg te gaan, zeker in Nederland. E-facturatie is verplicht als je zakendoet met de Rijksoverheid, maar in het verkeer tussen bedrijven onderling is die verplichting er nog niet. Terwijl andere landen duidelijk hebben gezegd: Peppol wordt voor ons de standaard. In Japan is e-factureren via Peppol bijvoorbeeld al de norm. Ook in België en Duitsland wordt e-factureren vanaf 2026 verplicht. Maar Nederland loopt hopeloos achter.” Het aandeel e-facturen op het totaal aantal verzonden facturen schat Wulterkens op hooguit een paar procent. “En dat terwijl Deloitte in 2014 al constateerde dat het Nederlandse bedrijfsleven een miljard kon besparen door e-factureren.”
Voordelen te weinig bekend
De vraag is hoe je e-facturering op grote schaal geaccepteerd krijgt bij ondernemingen. Wulterkens vindt dat de voordelen nog veel te weinig worden benoemd. “Een heel groot voordeel is snelheid en efficiëntie. Met een e-factuur wordt niet meer een apart document opgesteld, maar er worden data verzameld en gestructureerd, die over een beveiligd netwerk naar de ontvanger worden gestuurd. Je weet zeker dat je altijd de juiste data hebt. Uit onderzoek is gebleken dat je tot de helft van de capaciteit bij de crediteurenadministratie kunt missen met e-facturen, omdat je diverse stappen in je interne verwerkingsproces kunt automatiseren.”
Veiligheid is een tweede groot voordeel. “Facturen als pdf via mail verzenden zou je eigenlijk niet meer moeten willen doen. Dat wordt steeds minder veilig. Er zijn steeds meer gevallen bekend van fraude waarvan dit de oorzaak is.” Eventuele spookfacturen kunnen bij e-factureren direct worden herleid, geeft Wulterkens aan. Serviceproviders zorgen ervoor dat ze de identificatie van hun klanten hebben uitgevoerd. “Bij spookfacturen is doorgaans sprake van spam, maar dat wordt binnen een netwerk als Peppol direct herkend. Alle betrokken partijen ondernemen dan ook direct actie.”
Nieuwe btw-regels
Een derde voordeel van overstappen op e-facturering is dat je meteen bent voorbereid op de komende Europese Vida-regels: “Vida staat voor VAT in the Digital Age en dat is een pakket maatregelen waarmee de Europese btw-regels worden aangepast. De grootste winst daarvan is dat je niet meer zelf achteraf je btw-aangifte hoeft te doen. Die wordt automatisch en realtime gegenereerd op basis van je facturen, zodat de fiscus op factuurniveau kan controleren. Het voordeel is dat fraude wordt tegengegaan en internationaal zakendoen veel makkelijker wordt. Eis is wel dat bedrijven een e-factuur gaan versturen voor (internationaal) geleverde goederen en diensten. Je moet er dan dus sowieso klaar voor zijn als je in EU-verband zakendoet.”
Boekhoudpakket
E-factureren biedt dus voordelen, maar hoe stap je over? “Er zijn op dit moment enkele tientallen serviceproviders die het mogelijk maken elektronische facturen te ontvangen en te versturen, dus ik denk dat er op dat gebied nog een consolidatie komt.” Het grote aanbod aan serviceproviders hoeft voor de gebruiker echter niet ingewikkeld te zijn, zegt Wulterkens. “Als je met één boekhoudpakket werkt, zou ik vooral daarnaar kijken. Dat pakket moet het gaan faciliteren: de softwareaanbieder is dus aan zet.” Het loont de moeite eens te vergelijken hoe e-factureren per pakket mogelijk wordt gemaakt: “Elke aanbieder pakt dat weer anders aan. Alle grote partijen hebben het geïmplementeerd, maar de gebruikersvriendelijkheid laat te wensen over.” Afwachten is in elk geval geen optie als je tijdig wilt voldoen aan de Vida-regels, en zeker niet als je naast een boekhoudpakket ook bijvoorbeeld een apart ordersysteem hebt. “Dan zou ik een serviceprovider inschakelen die je helpt met de technische oplossing.”
Adviesrol accountant
Volgens Wulterkens heeft de accountant een sleutelrol om e-facturatie in Nederland te versnellen. “De afgelopen jaren is de rol van de accountant al steeds meer verschoven van uitvoering naar advies. Op het gebied van factureren geldt hetzelfde: de klant zal simpelweg stellen dat hij e-factureren geregeld wil hebben. Daarmee kom je van de administrerende rol steeds meer terecht in de faciliterende en controlerende rol.” In elk geval lijkt het veilig te kiezen voor het Peppol-netwerk: “Het is door een aantal landen in de EU al als standaard-netwerk benoemd.”
Tekst: Rob van de Laar
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie