Het is een veelgemaakte grap op de vestigingen in Utrecht, Amersfoort en Arnhem: “Je bent zeker liever lui dan moe.” Want het gebeurt regelmatig dat een net binnengekomen factuur is “verdwenen” nog voordat je met je ogen hebt geknipperd: die is dan al ingeboekt door Yuki. “We zijn blij dat de boekhoudsoftware voor ons werkt”, vertelt vennoot Pieter Olde Meule. “Zo hebben wij meer tijd voor de leukere werkzaamheden, zoals klantcontacten of jaarcijfers opstellen.”
Rappe groei
In 2019 wordt Olde Meule mede-eigenaar van het kantoor. “Het kantoor was toen nog klein. Ik werkte eerst bij de gemeente Utrecht, maar cijfers trokken me meer. Daarop heb ik de sprong gewaagd. We begonnen met een vrij kleine klantenkring, maar konden uitbreiden door drie bedrijfsovernames te doen in drie jaar tijd. Zo zijn we rap gegroeid: inmiddels verzorgen we de administratie voor 500 ondernemers in het midden- en kleinbedrijf.”
De overnames brengen groei, maar ook een wildgroei aan softwarepakketten en werkprocessen. “We bedachten al snel dat we moesten uniformeren”, vertelt Olde Meule. “We hebben toen gekozen voor een vrij basic pakket. Voor bijvoorbeeld een functie als Scan & Herken, een ontwikkeling die toen al opkwam, moesten we dan weer naar een externe partij. Eigenlijk wilde ik liever direct alles in één omgeving, maar we moesten al veel reorganiseren, zoals de salarissoftware, het fiscale aangiftesysteem en het CRM. Daarom besloten we voorlopig bij het basispakket te blijven en de organisatie te stabiliseren.”
Evenwichtige werkdruk
Ondertussen merken de vennoten dat er winst is te behalen door werkprocessen te optimaliseren. “We ontdekten dat we best veel medewerkers hadden die zich louter bezighielden met ruwe gegevens invoeren. Dat wilden we graag veranderen. Alleen al het automatisch importeren van bankmutaties scheelt ontzettend veel tijd.” Een bericht van Yuki op sociale media zet Olde Meule verder aan het denken. “Het ging erover dat je in piekmaanden vaak geen vrij kunt nemen. Terwijl je werkdruk veel evenwichtiger wordt als je mutaties niet allemaal in één maand hoeft te verwerken, maar dit constant gebeurt. Bovendien kun je klanten beter adviseren, want je hebt realtime inzicht in hoe zij er financieel voorstaan.”
Daarna gaat het snel. Hoewel het naar de smaak van Olde Meule nog sneller had gekund: “Als het aan mij lag, waren we al een jaar eerder gestart. Maar ik begreep ook dat mijn vennoten en het team na de overnames en veranderingen in andere delen van de bedrijfsvoering, eerst wat rust wilden in de organisatie.” Dan krijgen de vennoten onbedoeld een duwtje in de rug. “Over een periode van enkele jaren besloten verschillende medewerkers om te vertrekken omdat zij niet mee wilden of konden in onze visie op automatisering. Dat trok ons een aantal maanden geleden over de streep. We zijn toen nog eens gaan kijken naar een pakket waarmee we een stap vooruit konden zetten in digitalisering.”
Tijdswinst
Yuki blijkt een gouden greep. “We doen nu met acht mensen het werk dat we voorheen met 25 medewerkers deden. En we hebben pas 10 procent van de klanten overgezet naar Yuki”, vertelt Olde Meule. Dat is overigens een bewuste keuze: “Bij het team was er aanvankelijk wat huiver: zou een nieuwe overstap niet tijd kosten? Zou die investering wel tijdswinst opleveren? En zou het systeem écht zoveel automatisch kunnen doen? Al die twijfels bleken volkomen onterecht. Het is precies andersom. Werken aan procesverbetering in tijden van drukte levert juist tijd op: binnen drie maanden hadden we een automatiseringsgraad van 50 procent.”
Zijn er nog succesfactoren aan te wijzen die bijdragen aan dit hoge percentage? Olde Meule: “We hebben vooraf met het team afgesproken dat we eerst zouden kijken hoe het bevalt in een pilotfase. Toen de medewerkers al snel razend enthousiast waren, hebben we met elkaar gekozen meer relaties over te zetten. We nemen de tijd om het systeem zorgvuldig in te richten. Zo kennen de medewerkers Yuki goed en weten we hoe de software het best en snelst leert, bijvoorbeeld om inkoopfacturen automatisch te boeken. Het belangrijkste is dat je constant bezig moet zijn met de vraag “hoe leer ik de software boekhouden?”. Als beheerder heb ik bovendien tot op detailniveau inzicht. Zo zie ik precies waar er nog iets meer uit te halen valt. Die inzichten deel ik weer met de medewerkers, om de automatiseringsgraad nog verder te verhogen.”
Geen omkijken
Inmiddels is Yuki niet meer weg te denken. “We merken dat medewerkers helemaal geen omkijken meer hebben naar het repetitieve werk”, vertelt Pieter Olde Meule. “Daardoor is hun werk veel leuker geworden: elke medewerker is nu een vast aanspreekpunt voor alle vragen van zijn klant en verzorgt de btw-aangifte, de salarisadministratie en het grootste deel van de fiscale aangifte – natuurlijk met overleg waar nodig. Het bevalt zo goed dat we aan nieuwe klanten standaard vragen om tijdig en digitaal aan te leveren. Als je er eenmaal aan bent gewend vooral leuke taken uit te voeren en je klant goed te kunnen adviseren, ben je inderdaad liever lui dan moe!”
Yuki is sinds 2007 dé aanbieder van innovatieve boekhoudsoftware voor accountantskantoren en mkb’ers in Nederland en België. Wij geloven dat boekhouden niet alleen eenvoudiger en slimmer kan, maar ook leuker! We helpen momenteel ruim 1500 accountants en 180.000 ondernemingen en bereiken dit met ons sterk geautomatiseerde online boekhoudplatform.
Dit artikel is geschreven door Naomi van Esschoten.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie