Vanaf 1996 ondersteunt AFAS klanten met softwareoplossingen op het gebied van onder andere HRM, ERP en boekhouden. Het softwarebedrijf constateert dat de traditionele dienstverlening binnen de accountants- en administratiekantoren gedaan moeten worden met minder mensen. Diederick Buis, productmanager bij AFAS: “Omdat nieuwe medewerkers moeilijk te vinden zijn, wordt het steeds lastiger om meer administraties met hetzelfde aantal medewerkers uit te voeren. Kantoren moeten zich daarom meer en meer focussen op het automatiseren van werkprocessen.”
Steeds minder lonend
Volgens Buis is er nog een andere reden voor kantoren om werk te maken van automatisering. “Ondernemers zijn steeds beter geautomatiseerd. Dat betekent dat een accountant veel minder hoeft te doen om een boekhouding te verwerken en op orde te houden. Banktransacties hoeven al lang niet meer handmatig ingeklopt te worden. De automatische bankkoppeling heeft dat overgenomen. Ook het overtypen van inkoopfacturen is overbodig. Je kunt ze eenvoudig scannen en opnemen in de administratie. Daarnaast maakt e-facturatie het werk makkelijker en sneller.”
Voor accountants- en administratiekantoren loont de traditionele dienstverlening als het verwerken van een boekhouding steeds minder. Dat betekent niet alleen dat er een verschuiving plaatsvindt van administreren naar adviseren en controleren maar ook dat het werk geautomatiseerd moet worden. Zo kunnen kantoren meer doen dan voorheen mogelijk was. ”Vroeger waren twintig tot dertig administraties per medewerker lonend, nu gaat dat al richting de vijftig. Er zijn zelfs kantoren die wel honderd administraties per persoon kunnen verwerken. Puur en alleen omdat ze hun automatisering op orde hebben en weten wat de werkvoorraad is”, benadrukt Buis.
Administraties automatiseren
Om kantoren te helpen bij het verder automatiseren van de administraties en inzicht te geven in de werkvoorraad heeft het softwarebedrijf het alles-in-één-platform AFAS SB ontwikkeld. “AFAS SB is een online boekhoudapplicatie, die we van scratch af aan hebben gebouwd. De online applicatie werkt op elk apparaat op iedere plek”, legt Buis uit. Het boekhoudplatform maakt inzichtelijk hoeveel klanten er zijn, wat de werkvoorraad is en wat de voortgang van de administraties is.”
Het platform biedt zowel de ondernemer als de accountant een drietal manieren om de boekhouding te organiseren. Buis: “We hebben het systeem zo opgebouwd dat er uit drie samenwerkingsmogelijkheden gekozen kan worden. Wil de ondernemer samen met de accountant de boekhouding uitvoeren, dan kan er gekozen worden voor het licentiemodel 2Gether. Als de ondernemer het boekhouden aan de accountant over wil laten, dan kiest hij de Boekhoudlicentie. Met optie drie, Ondernemen, kan de ondernemer zelf de administratie uitvoeren en met de accountant een rolverdeling afspreken.”
Welke licentie ook afgenomen wordt; het platform ondersteunt RGS. “De gebruiker kan daar niet van afwijken”, legt Buis uit. “Dat heeft als voordeel dat we heel veel standaard output kunnen genereren. Met een druk op de knop kun je een jaarrekening uitdraaien. Het programma is bewust klein en simpel gehouden. De financieel specialist en de ondernemer werken in een eigen omgeving. Wat alleen relevant is voor de accountant, ziet de ondernemer niet en vice versa.” Het boekhoudplatform stelt de ondernemer in staat om eenvoudig offertes aan te maken. Is de klant akkoord dan kan er automatisch een verkoopfactuur aangemaakt worden. Scanbox scant en herkent inkoopfacturen zodat de ondernemer het alleen nog maar hoeft te controleren en accorderen. AFAS SB geeft de ondernemer altijd een actueel inzicht in het reilen en zeilen van zijn onderneming waardoor er betere besluiten genomen kunnen worden.
Makkelijker samenwerken
De werkvoorraad geeft inzicht in de hoeveelheid klanten en de bijbehorende administraties. Buis: “De accountant weet precies welke taken er openstaan. Hij ziet bijvoorbeeld in een oogopslag voor welke klant er bonnetjes ingeboekt moet worden, hoeveel bankmutaties er openstaan en welke btw-aangiftes gedaan moet worden.” AFAS SB geeft niet alleen overzicht welke werkzaamheden er liggen, het laat ook zien hoe goed de administratie is geautomatiseerd en stelt de gebruiker in staat om direct actie te ondernemen. “Het dashboard geeft bijvoorbeeld inzicht in het aantal bankrekeningen dat nog geen automatische bankkoppeling heeft en maakt het mogelijk om die koppeling alsnog te leggen. Groot voordeel is ook dat het percentage bankmutaties dat automatisch wordt afgeletterd inzichtelijk is”, verduidelijkt Buis. Het programma laat duidelijk zien waarom de ene administratie nagenoeg automatisch gevoerd kan worden en waarom de ander nog veel handmatig werk vereist. De accountant kan daardoor zijn tijd veel efficiënter indelen en energie steken in andere taken.
Werk kan zo veel leuker en beter. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen. De missie van AFAS Software: inspireert beter ondernemen. Dat doet AFAS met software. Zo houden organisaties tijd over voor wat ze echt belangrijk vinden, kwaliteit en werkplezier.
Dit artikel is geschreven door Axel Kolthof.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie