Innovatie is alleen succesvol als je er samen met het team mee aan de slag gaat. Dat is de visie van Schuiteman. Daarom betrekt het kantoor medewerkers nadrukkelijk bij het proces. Zo is er een speciale online-ideeënbox, waar medewerkers suggesties kunnen doen over hoe bepaalde processen efficiënter kunnen. “Al die ideeën worden serieus beoordeeld”, zegt de uit Zuid-Afrika afkomstige Chardé Janse van Vuuren, die sinds 2024 werkzaam is als digital transformation manager bij Schuiteman. Regelmatig bespreekt ze de binnengekomen ideeën met zogenoemde Innovatie Champions, collega’s uit verschillende disciplines die meedenken over innovatie. “We selecteren welke ideeën waardevol zijn en de organisatie het meest vooruit helpen. Deze aanpak is effectief. De Innovatie Champions weten dankzij hun ervaring in de accountancy- en auditpraktijk waar de grootste winst is te behalen”, zegt Janse van Vuuren die dankzij haar financiële achtergrond en kennis van IT goed weet welke behoeften er zijn in de markt én welke softwaretools een passende oplossing kunnen zijn.
Mede door deze interne samenwerking zijn er al heel wat handmatige werkzaamheden geautomatiseerd. “Binnen de auditpraktijk zijn we het verst gevorderd”, licht Janse van Vuuren toe. “De werkdocumenten worden automatisch gevuld met gegevens uit het boekhoudprogramma en de bankbestanden. Maar ook binnen de accountancypraktijk zullen we binnenkort aanzienlijke efficiencyslagen maken. Medewerkers hoeven bij het opstellen van de jaarrekening straks veel minder informatie handmatig over te nemen. Dit wordt automatisch uit verschillende bronnen gegenereerd en ingevoerd.”
Daarnaast zitten er nog ideeën in de pijplijn, zoals het ontwikkelen van een onlineklantenportaal. Klanten kunnen eenvoudig al hun documenten uploaden en opslaan op een centrale plek.
Zo kunnen wij goed meekijken en houden klanten zicht op wat ze al hebben aangeleverd.
Dit bespaart tijd; we hoeven niet steeds uit te zoeken wat er al is aangeleverd.”
Samenwerkingsverband
Hoewel het kantoor geen familiebedrijf meer is, is de mensgerichte cultuur nog altijd gefocust op verbonden- en betrokkenheid. Afgelopen jaar koos het kantoor voor een strategisch samenwerkingsverband binnen een platform met Verstegen accountants & adviseurs en Meerwijk Allister Groep, ondersteund door private equity-investeerder Capital A, genaamd Unia. “Door onze krachten te bundelen, kunnen we steviger investeren in nieuwe technologieën, zoals in het dataplatform”, vertelt Gert de Fluiter, partner bij Schuiteman en verantwoordelijk voor Audit & Assurance. “Dat is noodzakelijk. We willen de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren en medewerkers efficiënter laten werken. Zo kunnen we, ondanks de krappe arbeidsmarkt, toch alle klanten bedienen. Daarnaast is het werk prettiger en uitdagender voor collega’s”, stelt hij. “Zeker door de steeds complexere wet- en regelgeving verlaten professionals de branche. Door te investeren in innovatieve tools merken we dat mensen het auditvak weer leuk vinden.”
Tijd besparen
Binnen audit & assurance werkt Schuiteman bijvoorbeeld met DataSnipper, een softwaretool die saai opzoekwerk overbodig maakt en de accountant veel tijd bespaart. De Fluiter: “In het verleden moesten we bij een steekproef alle facturen erbij zoeken én controleren: klopt de datum, het bedrag, de tenaamstelling? Nu doorloopt DataSnipper al die facturen en voert deze checks automatisch uit.” Per auditopdracht bespaart dit zo’n tien procent aan tijd, ervaart De Fluiter. “Belangrijker is dat collega’s zich kunnen concentreren op leukere werkzaamheden. Bovendien zijn de controles beter én komen er diepere inzichten naar boven waarmee we de klant verder kunnen helpen.” Vijf jaar geleden startte Schuiteman al met data-analyse. “Maar die wordt steeds verfijnder. We kunnen nu gericht inzoomen op processen. Dankzij realtime koppeling met gegevens van de klant kunnen we die bovendien continu monitoren”, legt De Fluiter uit. “Een controle is vaak terugkijken. Tegenwoordig kunnen we het hele jaar de thermometer in een organisatie steken. We kunnen bijvoorbeeld sneller achterhalen waarom bepaalde kosten zijn gestegen.” Ook klanten merken dat op, constateert hij. “Zij prijzen ons dat we die ene speld in de hooiberg vinden en de organisatie daadwerkelijk verder helpen. Dankzij AI-technologieën bieden we meer toegevoegde waarde.”
Focus op cybersecurity
Schuiteman zet zijn IT-kennis niet alleen in binnen de organisatie, het kantoor adviseert klanten ook over digitale transformatie. Janse van Vuuren: “We kijken of we digitale processen slimmer kunnen inrichten. Het zijn soms details die een groot verschil maken.” Het kantoor focust zich tevens op cybersecurity. De Fluiter: “Met de komst van NIS2, de Europese cybersecurityrichtlijn, is het voor het bedrijfsleven essentieel om digitaal goed beveiligd te zijn. We kunnen – met tools zoals Lupasafe – cybersecurityrisico‘s in kaart brengen en kleiner maken.’
Meer dan collega’s
Dat de focus op innovatie jong talent aantrekt, zelfs van ver over de grens, daarvan is Janse van Vuuren het voorbeeld. Vorig jaar verhuisde ze met haar man en jonge kinderen vanuit Zuid-Afrika naar Veenendaal. Een internationaal werving- en selectiebureau bracht haar in contact met Schuiteman. Na een sollicitatietraject via Teams trad ze begin 2023 in dienst. Overigens is de digital transformation manager niet de eerste Zuid-Afrikaanse collega; Schuiteman verwelkomde al eerder twee professionals uit dit land. “Dat schept een band. We wisselen ervaringen uit over de culturele verschillen.” Dankzij de sterke familiecultuur bij Schuiteman voelde Janse van Vuuren zich snel thuis. “Zo waren er acht collega’s die hielpen bij de verhuizing. Dat had ik niet verwacht”, zegt ze lachend. “Veel van mijn
collega’s beschouw ik inmiddels als vrienden.”
Tekst: Ellis Bloembergen-Emeis
Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2024-av-top-50-2024/
Geef een reactie