Net als veel andere sectoren kampt de accountancysector met een groot tekort aan arbeidskrachten. Kantoren moeten daarom alle middelen inzetten om efficiënt en effectief te kunnen werken. “Wij helpen klanten door zoveel mogelijk werkprocessen te standaardiseren en automatiseren, zodat je als accountant minder manuele handelingen hoeft te verrichten en zo tijd bespaart”, zegt Clement Jongejan.
Twinfield
Duizenden accountants in Nederland maken voor hun administratie gebruik van de verschillende producten van Wolters Kluwer. Het uitgebreide boekhoudprogramma Twinfield is volgens Jongejan een begrip in de accountancywereld, evenals Basecone, de tool die onder andere facturen leest en klaarzet voor een boeking. Hij verklaart dit succes als volgt: “Wij begrijpen de werkprocessen van onze klanten goed en daaraan besteden we ook veel tijd en energie. Dit betekent dat we continu in gesprek zijn met onze klanten om te horen wat er speelt binnen de sector en waar de behoefte ligt in de markt. Daarmee kunnen we destilleren waarop we het beste onze automatiseringskracht kunnen inzetten.”
Grootboekrekeningschema’s
Belangrijk voor Wolters Kluwer is het Referentie Grootboek Schema (RGS). “We zetten in op het ontwikkelen van het mappen van grootboekrekeningen tegen RGS met behulp van AI. Hiermee helpen we onze klanten standaardiseren en automatiseren met RGS. Veel bedrijven adopteren deze standaard in de Nederlandse markt. We werken eveneens aan het beheren van de grootboekrekeningschema’s en daarbij is het mogelijk over meerdere administraties heen hetzelfde grootboekschema uit te rollen. Klanten kunnen verschillende administraties automatisch omnummeren in het product en daarna overal werken met hetzelfde RGS.” Volgens Jongejan komen deze oplossingen in Twinfield voort uit een nadrukkelijke klantenwens. “Zij geven aan grote moeite te hebben het handmatige werk dat hierbij hoort door te voeren en dat dit echt een knelpunt is. Simpelweg omdat het zeer arbeidsintensief en tijdrovend is.”
Realtime dataverwerking
Wolters Kluwer zet daarnaast in op realtime dataverwerking. Doordat de accountant niet meer steeds hoeft te wachten tot iets is doorgevoerd in de administratie, maar alles meteen beschikbaar is, scheelt dat veel tijd. Accountants maken volgens Jongejan in hun werk ook graag gebruik van andere pakketten, bijvoorbeeld voor payroll, voorraad en crm. “Twinfield staat erom bekend dat het zich makkelijk laat verbinden met andere pakketten. We hebben een ecosysteem met meer dan zeshonderd apps die naadloos samenwerken met Twinfield. Dat helpt een accountant efficiënt te kunnen werken over de totale organisatie heen.”
AI-pilot
In zijn streven naar optimale standaardisering en automatisering onderzoekt Wolters Kluwer hoe AI de accountant kan helpen bij het werk. Momenteel loopt er een AI-pilot die zich specifiek richt op het afletteren van banktransacties. Jongejan: “AI kun je op basis van verschillende indicatoren leren om te bepalen: deze openstaande post wordt nu betaald en die factuur hoort daarbij. Dan kun je instellen dat bijvoorbeeld bij tachtig of negentig procent zekerheid AI de betaling automatisch boekt, of anders in een bakje stopt onder vermelding van de vermoedelijk juiste post. De accountant kan hem daarna met één druk op de knop alsnog verwerken. Dit levert veel tijdwinst op, zeker als vooraf is gezorgd voor een goed gestandaardiseerd proces. De eerste inzichten die we hiermee hebben opgedaan zijn zeer positief. We hopen deze nieuwe functionaliteit uiterlijk in het eerste kwartaal van 2025 live te kunnen brengen.”
Iets waarop Wolters Kluwer al een aantal jaren vol inzet, is het ontwikkelen van een nieuwe begrotings- en budgetmodule. Hierin kunnen klanten naast financiële gegevens ook niet-financiële gegevens vastleggen. Beursgenoteerde bedrijven en organisaties zijn verplicht hun ESG-activiteiten te rapporteren. De rapportageplicht betekent dat zij alle activiteiten die invloed hebben op milieu, maatschappij en governance (het besturen en beheersen van de organisatie, red.) in een administratie moeten bijhouden. Dit is inclusief alle ESG-activiteiten in de toeleverketen.
De nieuwe begrotings- en budgetformule is inmiddels gelanceerd. “We gaan dit verder ontwikkelen zodat uiteindelijk ook niet-financiële gegevens op transacties kunnen worden vastgelegd. Dus bij wijze van spreken als je een digitale bon ingelezen krijgt, dat je dan ook automatisch bijvoorbeeld de co2-uitstoot en geproduceerde hoeveelheid melk kunt aflezen”, schetst Jongejan.
DossierFlow
Ten slotte wijst Jongejan erop dat Wolters Kluwer in de eerste helft van 2024 Twinfield DossierFlow heeft gelanceerd. Hij omschrijft dit als “een samenwerkingstool tussen de accountant en de partijen met wie deze samenwerkt”. Een groot voordeel van de tool is dat je data kunt opvragen met een zelf samengestelde (of standaard aanwezige) beslisboom bij klanten, bijvoorbeeld in de btw-maand. Deze data worden veilig opgeslagen, zodat de accountant altijd alle informatie en gegevens op tijd beschikbaar heeft. “Het is privacytechnisch compleet afgedekt. Een heel groot voordeel is dat in DossierFlow meteen een audit trail plaatsvindt. Voor een accountant is het belangrijk dat je weet wanneer welke stap is gezet in de samenwerking, zodat je altijd juridisch bent gedekt”, besluit Clement Jongejan zijn verhaal.
Tekst: Rudi Hofman
Wolters Kluwer is een wereldwijde leverancier van professionele informatie, softwareoplossingen en diensten voor artsen, accountants, juristen en professionals op het gebied van fiscaliteit, financiën, audit, risicobeheer, compliance en regelgeving. Kijk op twinfield.nl
Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2024-av-top-50-2024/
Geef een reactie