Negentigduizend. Dat is het gemiddelde aantal transacties dat de medewerkers van WEA Noord-Holland in een maand verwerken. Nou ja: de software van Yuki doet het leeuwendeel van het werk. “We hebben inmiddels een automatiseringsgraad van zeventig tot tachtig procent”, vertelt directeur Sebastian Visser van WEA. “Het doel is dat de komende jaren wel naar de honderd procent te krijgen.”
Standaardiseren
Al in 2017 maakte het kantoor de overstap naar digitaal werken. “Vanuit mijn opleiding bedrijfseconomie had ik voor WEA een scriptie geschreven over het accountantskantoor van de toekomst. Mijn visie was dat je alle processen met repetitieve handelingen zoveel mogelijk moet standaardiseren en daarna automatiseren. Die scriptie had ik al eerder geschreven, maar het kantoor was nog niet zover. Tot ik in 2017 een telefoontje kreeg: WEA wilde vanuit een nieuwe, aparte aanpak, NUWEA, gaan starten met digitaliseren en automatiseren. En of ik dat wilde oppakken. Dat sprak me wel aan.”
Frisse start
De vaart zit er vlot in dankzij een frisse start met software, mensen én klanten. “De oplossingen van Yuki sloten goed aan bij onze behoefte. Yuki stelt het document centraal, zorgt voor herkenning en verwerkt het automatisch in de administratie. Dat is even wennen voor medewerkers die gewend waren alles handmatig over te typen. Daarom hebben we ervoor gekozen bij NUWEA met een nieuw team van start te gaan. Tegelijkertijd wisten nieuwe klanten ons te vinden die graag digitaal wilden gaan werken. Behalve dat ze af wilden van mappen vol bonnetjes, bleek een belangrijke reden te zijn dat ze eerder en sneller inzicht wilden. Dat kan nu: met Yuki is alles binnen 24 uur verwerkt.”
Altijd up-to-date
Dat is merkbaar in het relatiebeheer. Visser: “Voorheen nam de boekhouder één keer per kwartaal contact op over de btw-aangifte en schrokken ondernemers nog weleens van het bedrag. Dat is verleden tijd. Klanten zien nu de resultaten en weten wat ze kunnen verwachten. Maar dat snelle inzicht komt natuurlijk op veel meer momenten van pas. De cijfers zijn gedurende het jaar al bij, waardoor de boekhouder door het jaar heen met de ondernemer vooruit kan kijken. Verder helpt het dat cijfers snel beschikbaar zijn bij bijvoorbeeld een overname. Hierdoor zit de ondernemer vanuit een sterke positie aan tafel. Maar denk ook aan een financiering aangaan, waarbij de bank snel beschikt over de cijfers.”
Handmatig verdwijnt
Het concept smaakte zo goed dat NUWEA en WEA sinds 2021 zijn samengevoegd. “Het automatiseren en digitaliseren breidt zich nu als een olievlek uit binnen de organisatie”, vertelt Visser. “Voor sommige medewerkers is het best even wennen om niet meer handmatig te boeken en te coderen. Maar je hebt niet vier jaar – en vaak langer – gestudeerd om factuur- en btw-nummers over te typen, toch? Het werk verschuift steeds meer naar controleren en adviseren. En dat maakt je werk ook leuker: er is ruimte om voor de ondernemer een businesspartner te zijn en hem of haar optimaal te helpen met allerlei financiële vragen.”
Automatiseringsmonitor
Nu moeten de medewerkers ongeveer twintig tot dertig procent toch handmatig verwerken. “Daar willen we snel vanaf”, vertelt Visser. “Dat doen we door aan twee kanten het proces te optimaliseren. Zo hebben we twee tot drie automation consultants die helpen de automatiseringsgraad te verhogen. Zij kijken kritisch waar het beter kan, bijvoorbeeld of er meer koppelingen zijn te maken en zelfs door aan leveranciers te vragen of zij een UBL-factuur kunnen sturen. Daarnaast gebruiken we sinds kort de Automatiseringsmonitor van Yuki. Die laat precies zien waar de automatiseringsslag stopt: de factuur wordt bijvoorbeeld wel goed herkend, maar er is een dubbele relatie aangemaakt, waardoor deze niet automatisch kan worden geboekt. Ideaal om snel slagen te maken.”
Klaar voor groei
De werkwijze levert het kantoor veel op. “In de eerste plaats: tijd”, zegt Visser. “Die hebben we hard nodig, want ook wij merken de krapte op de arbeidsmarkt. Tegelijkertijd trekt onze visie nieuwe klanten aan die zeggen: ik wil meekijken en weten wat er financieel gebeurt in mijn bedrijf. Door de hoge automatiseringsgraad kunnen we die groei aan met hetzelfde aantal medewerkers. Bovendien zijn we goed voorbereid op deze tijd van marktconsolidatie en toenemende druk van wet- en regelgeving. Veel kantoren stoppen nu omdat ze niet hebben geautomatiseerd en geen opvolging hebben. Omdat wij onze processen al zo efficiënt hebben ingericht en onze medewerkers ervaring hebben, kunnen we bij een
eventuele overname van zo’n kantoor juist wel die transitie maken.”
Vliegwiel
Tot slot zit Sebastian Visser natuurlijk niet stil. “We werken nu aan een data-analyse over alle administraties heen. Dat zouden we niet hebben gekund zonder Yuki, want daarin kun je de gegevens eenvoudig ontsluiten. Zo kunnen we nog sneller inspringen op ontwikkelingen, zoals een eenmanszaak onderbrengen in een bv, of klanten adviseren over de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Yuki werkt als een vliegwiel: hoe meer je automatiseert, hoe meer je eruit haalt.”
Tekst: Naomi van Esschoten
Yuki is sinds 2007 dé aanbieder van innovatieve boekhoudsoftware voor accountantskantoren en mkb’ers in Nederland en België. Wij geloven dat boekhouden niet alleen eenvoudiger en slimmer kan, maar ook leuker! We helpen momenteel ruim 1500 accountants en 180.000 ondernemingen en bereiken dit met ons sterk geautomatiseerde online boekhoudplatform. Kijk op yukisoftware.com
Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2024-av-top-50-2024/
Geef een reactie