Tijdschrijven wordt in de accountancy ervaren als een geaccepteerd noodzakelijk kwaad. Begrijpelijk, maar niet nodig, vindt Tom van Eijmeren, co-founder en CEO van ClockAssist: “Wij maken urenregistratie zo eenvoudig dat de accountant er bijna geen omkijken meer naar heeft. Bovendien geeft ClockAssist de productiviteit en declarabiliteit een boost en draagt het bij aan meer werkplezier. Voor kantoren waar de werkdruk toch al hoog is, zijn dat meer dan mooie bijkomstigheden.” Het programma draait op de achtergrond en je hoeft niet de hele dag bij te houden wat je precies voor welke klant hebt gedaan. De accountant kan zich zo volledig focussen op zijn werk. Toch zijn er nog veel kantoren die de uren handmatig achteraf bijhouden. Daar kan een kantoor, volgens Dennis Lander, salesmanager, tijdwinst boeken: “Zonder ClockAssist is een medeweker gemiddeld een kwartier per dag bezig met tijdregistratie. Gebruik je de tool wel dan kost het slechts tussen de vijf en tien minuten.”
Accurate tijdregistratie
Hoe gaan accountants om met tijdsregistratie? Om daarin beter inzicht te krijgen, voerde Maxiality, in opdracht van ClockAssist, in oktober 2024 een onderzoek uit onder meer dan honderd accountants werkzaam bij diverse kantoren én gebruikers van de tool. De uitkomsten bevestigen volgens Van Eijmeren wat ze al vermoedden: “We zien dat het gebruik van ClockAssist de accountant minder tijd kost, dat de registratie accurater is en dat medewerkers een kwartier per dag extra aan declarabele tijd kunnen schrijven. Tegen een gemiddeld uurtarief, heb je het over vijfhonderd euro per maand.
Het is best een opgave om handmatig terug te halen wat je op een drukke dag hebt gedaan. Als kantoor dwing je medewerkers bijna om creatief te gaan boekhouden. Automatische urenregistratie levert direct resultaat. Driekwart van de ondervraagden ervaart namelijk minder stress.
Van Eijmeren: “Achteraf registreren is voor bijna alle ondervraagden een frustrerende taak. Ook kun je de extra tijd die dat kost niet in rekening brengen. Het maakt daarbij niet uit of je nou factureert op uurbasis of werkt met prijsafspraken.” Het overgrote deel van de kantoren dat ClockAssist gebruikt, werkt met abonnementen en profiteert ook van de gedetailleerde tijdregistratiedata. Het stelt je kantoor in staat eenvoudiger de juiste projectbudgetten te maken, geeft meer inzicht in hoeveel tijd specifieke taken in beslag nemen en daarnaast zijn prijsafspraken met klanten makkelijk aan te passen.”
Privacy is gewaarborgd
ClockAssist werkt niet alleen binnen vaktechnische applicaties, maar houdt ook in meetings, telefoongesprekken en e-mails bij welke werkzaamheden je per klant uitvoert. De privacy is daarbij te allen tijde gewaarborgd. “Gegevensbescherming heeft de hoogste prioriteit. Alleen de gebruiker heeft toegang tot geregistreerde activiteiten en kan de registratie zelf aan- of uitzetten. Een geavanceerd filter negeert privéactiviteiten. Pas aIs de medewerker akkoord is, kunnen de data worden geëxporteerd naar het CRM-pakket”, benadrukt Van Eijmeren. De medewerker is, en blijft in control en dat geldt ook voor de AI add-on. Om uren te genereren kan de gebruiker zelf bepalen of AI suggesties kan doen. De AI-functionaliteit is opt-in en staat standaard uit. De gegevens die OpenAI tot z’n beschikking krijgt om daar voorstellen op te baseren zijn geanonimiseerd en niet te herleiden naar bedrijven of medewerkers. ClockAssist is eenvoudig te implementeren en de ontwikkelaar biedt een breed pakket aan
ondersteuning. Jadey Sirre, customer success- manager: “Aan het begin van de proefperiode houden we een kick-off op het kantoor. We leggen uit hoe de applicatie werkt, wat het registreert en wat niet. Vervolgens kan iedereen het testen en beantwoorden we alle vragen. We gaan pas de deur uit als iedereen snapt hoe het werkt.” Ter ondersteuning biedt de softwareontwikkelaar nieuwe gebruikers ook de mogelijkheid webinars te volgen. Daarnaast worden er trainingen aangeboden of kan er een onboardingprogramma worden ingezet om te zorgen dat kantoor en medewerker volop profiteren
van de voordelen.
Klanttevredenheid
Naast operationele ondersteuning op kantoor wordt er ook aandacht besteed aan de tactische aspecten van de implementatie. Lander: “Als de proefperiode is afgelopen dan volgt de evaluatie en houden we een nulmeting. Zo kunnen we het accountantskantoor helpen doelen te stellen.” Klanttevredenheid is een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van de ontwikkelaar. “We leveren meer dan alleen een stukje software”, legt Lander uit. “We willen in contact blijven met de klant en monitoren het gebruik om te voorkomen dat ze wel een licentie hebben, maar er niet het maximale uithalen.” Van Eijmeren vult aan: “Als we bijvoorbeeld zien dat een medewerker de agenda niet heeft gekoppeld, dan sturen we een notificatie met een linkje hoe de koppeling kan worden ingesteld.” Medewerkers kunnen altijd contact opnemen met de supportafdeling, mochten er toch nog vragen zijn. “We zijn goed bereikbaar en reageren heel snel. Intern maken we er wel eens een wedstrijdje van wie de vraag het snelst kan beantwoorden, soms zelfs op zaterdag of zondag”, zegt Lander met een glimlach.
Meer weten? Kijk op clockassist.ai
Tekst: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2025-ict-en-kengetallen
Geef een reactie