Het is iets waar geen enkele accountant aan ontkomt: de race tegen het boekjaar. Je bent er als accountant op gericht alle administraties van je klanten zo goed mogelijk te verwerken. En dit blijft gewoon veel tijd kosten. Tijdsdruk, piekdrukte, veel handmatig (controle) werk en moeizame communicatie met klanten. Het staat de groei van jouw bedrijf in de weg!
Klanten adviseren wordt steeds belangrijker, maar voor de omzet staat het administratieve werk in de backoffice nog steeds centraal. Hoe zorg je er als accountant dan voor dat je meer omzet genereert en harder groeit? Het antwoord is: automatiseer en standaardiseer administratieve processen in de backoffice. Vertaal dat maar eens naar de praktijk. Een behoorlijke uitdaging, want de focus ligt op het succesvol afronden van weer een nieuw boekjaar, klanten de beste service blijven bieden en de concurrentie bijbenen. Hoe krijg je dan toch meer grip op de administratieve processen in de backoffice? Deze 3 stappen helpen je daarbij!
Stap 1: Analyseer de administratieve processen in de backoffice
Het begint bij de huidige situatie. Bekijk de huidige staat van de administratieve processen in de backoffice en kijk waar het fout kan gaan. Het is misschien wat cliché maar toch is het iets dat veel accountants in al hun enthousiasme overslaan.
Stel jezelf eens de volgende vragen:
- Hoe zit het met de administratieve processen op de backoffice?
- Ben ik tevreden over de efficiëntie en productiviteit hiervan?
- Waar bevinden zich de bottlenecks?
- Wat houdt op dit moment een verdere verbetering tegen?
Stap 2: Kijk eens kritisch naar de huidige standaardisering- en automatiseringsgraad
Hoe gestandaardiseerd zijn de administratieve processen eigenlijk? Ben je tevreden over het huidige niveau van automatisering of zijn er handelingen die nu nog veel tijd kosten door veel handmatig werk? Heb je überhaupt (nog) een goed beeld van de processen binnen je bedrijf of moet je deze informatie uit te veel verschillende bronnen halen om het bij te kunnen houden?
Waarschijnlijk zijn er al een hoop stappen gezet om de administratieve processen efficiënter in te richten. Vaak loont het om er eens in de zoveel tijd eens van een afstandje naar te kijken. Doe het maar eens: Je zult een hoop verbeterpunten zien.
Er zijn ongetwijfeld dingen veranderd die van invloed zijn op de administratieve processen in de backoffice. Welke invloed hebben deze veranderingen gehad? Klopt alles nog wel en zijn er zaken die we kunnen verbeteren? Voor je het weet signaleer je een aantal quick-wins die je direct kan implementeren!
Stap 3: Welke administratieve processen lenen zich voor standaardisering en/of automatisering?
Ok, je hebt nu een goed beeld van de verbeterpunten van je administratieve processen. De inventarisatie zit er op. Nu is het tijd om concreet aan de slag te gaan. Welke processen in de backoffice lenen zich om (verder) te automatiseren, standaardiseren en/of te centraliseren? En welke systemen en medewerkers helpen je dit zo optimaal mogelijk te doen. Belangrijk is om te prioriteren en een strategie voor de backoffice te kiezen (roadmap). Op basis hiervan kan je stappen zetten naar het centraliseren van systemen, kanalen en processen.
Uiteindelijk is het automatiseren van administratieve werkzaamheden een complex en stapsgewijs proces, gebaseerd op een organisatiebrede visie, de juiste medewerkers en systemen in de backoffice. Omdat de backoffice van jouw kantoor belangrijk is om piekdrukte te minimaliseren en meer omzet te genereren, schreven wij het e-book: de ultieme gids voor accountants. Stap voor stap naar een efficiënte backoffice. In dit praktische e-book lees je stapsgewijs wat nodig is om je backoffice efficiënt in te richten. Zo lees je meer over:
- Het ontwikkelen van een goede visie om uiteindelijk een strategie voor je backoffice te kiezen;
- Hoe je systemen op een organisatiebrede visie aan laat sluiten;
- KPI´s om de administratieve processen te monitoren, te analyseren en te verbeteren;
- Welke rollen weggelegd zijn voor medewerkers in de backoffice;
- Het belang van de klant bij de administratieve processen op de backoffice.
Bron: DizzyData
Geef een reactie