Vandaag verscheen er een rapport van de AFM over de wijze waarop banken met bijzonder beheer omgaan. Conclusie van de AFM: er zijn geen aanwijzingen dat banken misbruik maken van hun positie als het gaat om bijzonder beheer. Waar het wel aan schort, is de communicatie tussen de ondernemer en de bankier. Die kan een stuk beter.
De accountant ontbreekt
Wat mij opviel, was dat er in het hele rapport met geen woord wordt gerept over de accountant. Je zou toch denken dat die ook een belangrijke rol speelt in het hele proces rondom bijzonder beheer. Al was het alleen maar omdat de bank met enige regelmaat betrouwbare cijfers wil hebben. Laten accountants het afweten als het om bijzonder beheer gaat, zoals Carmen de Graaf in haar uitstekende opiniebijdrage ‘Bijzonder beheer moet toch bijzonder zijn?’ op accountant.nl aangeeft? Ik denk dat zij daarin terecht een aantal zaken opmerkt die hout snijden. Maar ik denk dat we voor de analyse nog wel een paar spaden dieper mogen steken. In veel gevallen heeft de accountant niet de rol gepakt die hij had kunnen pakken. De accountant laat letterlijk en figuurlijk steken vallen.
Niet toevallig
Als een ondernemer bij bijzonder beheer belandt, is dat niet toevallig. Er is meestal al een lange geschiedenis aan voorafgegaan, waarbij de risico’s op het niet kunnen voldoen aan de betalingsverplichtingen vanuit bancair oogpunt bezien steeds meer toenamen. De vraag die gesteld kan worden is: hoe kan het dat de accountant dit risico op wanbetaling niet heeft gesignaleerd? De accountant die zich er terecht op beroept dat hij de vertrouwenspersoon is van de ondernemer. De accountant die over veel meer financiële informatie beschikt dan de bank. Wat gaat er fout?
De planning niet op orde
Een groot deel van de accountantskantoren heeft de planning van de jaarrekening niet op orde. Daardoor krijgen ondernemers vaak veel te laat inzicht in het feit dat het niet goed gaat. Als er pas een jaarrekening wordt uitgebracht in de tweede helft van het jaar, hebben eventuele ingrepen pas het jaar daarop echt effect. Per saldo zijn we dan twee jaar verder.
Wachten met afgeven verklaring
Een andere oorzaak ligt in het feit dat accountants wachten met het afgeven van een verklaring als men discontinuïteit vreest. Sommige accountants wachten zelfs meer dan een jaar met het afgeven van een verklaring. De reden: de accountant wil niet de ‘boeman’ zijn die de ondernemer richting bijzonder beheer schuift. Maar het is de vraag of een jaar wachten met je verklaring wel past bij fundamentele beginselen als objectiviteit, professionaliteit en deskundigheid.
Het kan anders
De tijd dat een ondernemer voor een beoordeling van zijn financiële positie afhankelijk was van zijn jaarrekening ligt definitief achter ons. Moderne softwareoplossingen maken het mogelijk dat de ondernemer – bij wijze van spreken – elk uur van de dag inzicht heeft in zijn financiële situatie. De praktijk leert dat hoe eerder een ondernemer inzicht heeft, des te sneller hij kan bijsturen. En hoe kleiner de kans ook is, dat hij in de problemen komt.
Pak je rol als financiële huisarts
Veel accountants kiezen voor de rol van financiële huisarts van de ondernemer. Wat in de praktijk vaak ontbreekt is een proactieve invulling van die rol. Hierdoor heeft de accountant veel minder inzicht in ontwikkelingen bij de klant en de mogelijke risico’s die ontstaan. Toch is dat niet nodig. Als je als accountant je werkzaamheden goed organiseert, ben je altijd bij en kun je de klant adequaat ondersteunen.
Organiseer de processen op je kantoor
Elke dag bij zijn ten aanzien van hetgeen wat er speelt is in principe eenvoudig te regelen. Zorg ervoor dat jouw klant een automatische bankkoppeling heeft geactiveerd met zijn financiële pakket of het pakket dat jij op kantoor gebruikt. De meeste pakketten bieden de mogelijkheid om die bankgegevens elke dag volledig geautomatiseerd binnen te halen. Zorg ervoor dat deze bankgegevens ook periodiek verwerkt worden in het administratiepakket. Afhankelijk van het type klant en het risicoprofiel kun je dit dagelijks, wekelijks of maandelijks doen. Een aantal boekhoudpakketten maakt direct boekingsregels aan en in een aantal boekhoudpakketten krijg je een voorstel met boekingsregels. Hoe dan ook: slim organiseren zorgt ervoor dat je als kantoor aan het verwerken niet veel tijd kwijt bent. Als je de bankgegevens hebt verwerkt, heb je in principe al hetzelfde inzicht als de bank als het gaat om de ontwikkeling van de kasstroom. Maar als accountant kun je meer waarde toevoegen.
Zorg ervoor dat de facturen ook geboekt zijn. Stimuleer het gebruik van e-facturatie. Dat scheelt de nodige boekingstijd.
Zorg er ten slotte voor dat de periodieke boekingen voor lonen, afschrijvingen hebben plaatsgevonden.
Als je dit georganiseerd hebt, heb je aanzienlijk meer informatie tot je beschikking dan de bank en ben je in staat om de ondernemer continu te monitoren.
Continu monitoren is de nieuwe norm
Continu monitoren van resultaten en kasstromen is de nieuwe norm in financieringsland. Niet alleen bij banken, ook bij nieuwe financiers en straks ook bij de Belastingdienst. De reden? Omdat het kan. Omdat continu inzicht in de onderneming en de cijfers veel meer mogelijkheden geeft om bij te sturen. Daarmee verlaag je de risico’s op default en ontstaat er veel ruimt om ondernemers te begeleiden bij de vraagstukken waarmee ze elke dag te maken hebben. Sommige accountantskantoren hebben dit inmiddels in de gaten en werken hard aan het optimaliseren van de dagelijkse administratieve processen.
Kredietpaspoort als signaleringsinstrument
Deze maand werd het Kredietpaspoort geïntroduceerd. Het Kredietpaspoort is een instrument waarmee de ondernemer en zijn accountant snel inzicht krijgen in de kredietwaardigheid van de onderneming en de kans op wanbetaling. De rapportage geeft ook aan wat oorzaken en risico’s zijn voor de onderneming. Zodat er, indien noodzakelijk, tijdig kan worden bijgestuurd. Omdat het Kredietpaspoort genormeerd en gevalideerd is, heb je als accountant een instrument tot je beschikking waarmee je zicht krijgt op een mogelijke bijzonderbeheersituatie voor je klant.
Beroepseer
Maar even losstaand van het Kredietpaspoort: iedere accountant die MKB-ondernemers met een financiering in zijn portefeuille heeft, zou het tot zijn beroepseer moeten rekenen om een actieve rol te spelen bij het monitoren van de ondernemer en zijn onderneming. Daardoor levert hij een maatschappelijke bijdrage aan het voorkomen van defaults. Die maatschappelijke bijdrage gaat verder dan de belangen van de ondernemer bij bijzonder beheer. Want als het uit de hand loopt, zijn de faal- en frictiekosten hoog. Daarom accountant: neem je verantwoordelijkheid en maak werk van hetgeen tot je beroepscompetentie gerekend mag worden. Verantwoording dragen voor tijdige en duidelijke financiële informatie.
Jan Wietsma, Full Finance / MKB-kredietcoach
Geef een reactie