Hans Koning: 100 dagen aan de slag met de zeven ondeugden van uw accountantskantoor

Misschien denkt u dat het niet meer nodig is om stappen vooruit te zetten omdat de economie weer wat aantrekt. De klanten worden actiever en er komt weer nieuw werk binnen. Dat is allemaal waar maar de ontwikkelingen in de samenleving gaan razendsnel en het begrip disruptie horen we steeds vaker. De digitale technologie heeft een toenemende impact op leiderschap, ondernemerschap en hoe wij werken. Onlangs las ik het boekje van Menno Lanting ‘Olietankers en Speedboten; wendbaar werken in de 21^e eeuw’. Echt een aanrader voor iedereen die nog twijfelt over de verandernoodzaak voor zijn kantoor. Het geeft je een waterval aan nieuwe inzichten hoe de toekomst van innovatie, organisaties en werk eruitziet. En ik denk dat je er ook nog wel een paar nachten slecht van kunt slapen als je Lanting serieus neemt. Om als bedrijf te overleven komt Lanting met zeven principes van wendbaar werken, leren en ondernemen.

1. Steeds falen en weer opstaan. Mijn indruk is dat op de meeste accountantskantoren nog een behoorlijk taboe rust op het maken van fouten en om er van te leren.
2. Een leven lang leren: leerling en leraar tegelijk. In de branche zit wel een behoorlijke leercultuur met de PE verplichtingen ed. Maar leren we wel de goede dingen? Denk daarbij eens aan de discussie over het onderwijs in de accountancy. Het ontbreken van training van sociale vaardigheden wordt als een groot gemis ervaren.
3. Persoonlijk contact. We moeten technologie niet gebruiken als persoonlijk contact mogelijk, nodig en belangrijk is. Ik heb heel wat vervelende situaties meegemaakt en gezien dat kansen werden gemist omdat er werd gemaild in plaats van gebeld of overlegd.
4. Slimmer en sneller werken en leren. Om mee te kunnen blijven doen moet je kennis meer dan ooit up-to-date zijn. Hoeveel medewerkers in uw kantoor hebben zo hun eigen manier van werken met de ICT faciliteiten en zijn niet uit zichzelf bereid om die te veranderen?
5. Hoe geheimzinnig wordt er nog op veel kantoren gedaan over de vennotenbeloning? En zijn we richting de klant volledig transparant bij de facturering?
6. De juiste balans. Investeren in gezond leven en een goed evenwicht tussen werk en privé heeft voordelen voor medewerkers en werkgevers. Hoe zit het met de balans op uw kantoor?
7. Omring je met talent. De laatste tijd merk ik dat goede assistenten met ambitie schaarser beginnen te worden terwijl de instroom vanuit de opleidingen minder wordt; heel zorgwekkend!

Kortom accountantskantoren hebben een grote to do lijst als zij met de inzichten van Lanting in het achterhoofd aan de slag willen met het aanpakken van de zeven ondeugden. Hoe pak je het aan met zo’n to do lijst? Voor MKB accountantskantoren geloof ik niet in een uitgebreide plannenschrijverij maar meer in een praktische aaneenschakeling van activiteiten volgens een bepaalde volgorde der dingen. Verslaglegging vindt plaats d.m.v. PowerPoint presentaties of nog moderner Prezi.

Voor de zomervakantie; de voorbereiding

• Nadenken over wie je bij de verandering wilt betrekken. Tip: schakel daar ook young potentials bij in.
• De betrokkenen lezen het boekje van Menno Lanting ‘Olietankers en Speedboten’ om extra ‘verandergemotiveerd’ te worden.
• Nadenken over het communicatieproces binnen de organisatie tijdens het hele project.
• Breng de zeven ondeugden van uw accountantskantoor in kaart (de ‘pijn’).
• Ontwikkel een strategische toekomstambitie (de noodzakelijke verandering). Kan in een tweedaagse (vrijdag en zaterdag?). Onderwerpen zijn:

1. De filosofie van uw kantoor; waarom zijn we er?
2. De toekomstambitie; waar willen we over vijf jaar staan?
3. Voor wie doen we het allemaal; wie zijn onze klanten en stakeholders?
4. Wat wordt onze focus in 2015/2016; drie tot vijf actiepunten.
5. Hoe pakken we het aan?

• Mensen
• Financiën en organisatie
• Concepten in de markt
• Producten/diensten
• Communicatie intern/extern

Tijdens de zomervakantie

Afstand nemen en de batterij opnieuw opladen. Misschien nog een paar inspirerende boeken lezen?

Na de zomervakantie; aan de slag met het 100 dagen actieplan

Tijdens de sessie waarin de strategische toekomstambitie is bediscussieerd zijn de actiepunten voor de focus 2015/2016 vastgesteld. Per actiepunt wordt een klein slagvaardig werkgroepje samengesteld dat wordt geleid door een vennoot of young potential. Deze werkgroepjes gaan speedbootjes ontwikkelen waarmee, na besluitvorming, in de bestaande organisatie versnelling wordt aangebracht op essentiële onderdelen.

Hieronder volgt een niet limitatief aantal ‘worstelpunten’ die ik ben tegengekomen in de praktijk en waarover maar moeilijk besluiten worden genomen. Enkele van deze punten vragen in uw kantoor wellicht om actie.

Mogelijke actiepunten

1. Geen strategische keuzes maken. Doorgaan met (die paar) controleopdrachten? Of outsourcen dan wel samenwerking zoeken met andere partijen. Zelfstandig doorgaan of toch ‘iets’ met een andere partij gaan doen?
2. Het wringt tussen de partners. Onderzoeken hoe het vennotenteam in elkaar zit; wie heeft welke kwaliteiten? Hoe kunnen we iedereen in zijn kracht krijgen zodat de totale teamprestatie wordt verbeterd? Wordt het geen tijd om de goodwill eens te laten bepalen door een externe partij zodat we daarover reële verwachtingen kunnen hebben. Voldoet het samenwerkingscontract nog steeds? Staan de opvolgers klaar en onder welke condities kunnen zij toetreden?
3. Marketing en sales komen niet uit de verf. 75% van de kantoren doet niet aan markt- en klantonderzoek! Wordt het geen tijd om een (parttime) marketeer aan te trekken of een bureau in te schakelen? ‘Marketing is de nieuwe sales’ ; hiermee wordt bedoeld dat de eerste paar stappen in het verkoopproces al ver voor het eerste contact met de verkoper plaatsvinden. B2B klanten doen vaak eerst online onderzoek en vragen hun sociale netwerk om raad, voordat er met een verkoper wordt gesproken. Dit vraagt om een interactieve en actuele website en actieve aanwezigheid in de social media.
4. Inefficiënte datafabriek(backoffice). Leeft bij u de overtuiging dat er binnenkort helemaal geen medewerkers meer te pas komen bij de dataverwerking? Weet u dat er al slimme totaaloplossingen bestaan voor de volledig geautomatiseerde verwerking en archivering van klantadministraties in de Cloud? Deze verwerking gebeurt tegen veel lagere kosten dan die van het traditionele accountantskantoor.
5. Slap debiteurenbeleid. Nog steeds zijn er kantoren die aan ‘klantfinanciering’ doen. Verschil in daadkracht in de aanpak levert vaak (onderhuidse) spanning op tussen de declaranten.
6. Geen afscheid nemen van zesjes. Hoe ziet uw toekomstbestendige organisatie er uit? En wat voor medewerkers met welke competenties heb je daarvoor nodig? Vraag eens aan de teamleiders wie ze wel en niet in hun team willen hebben en laat ze daarbij een ranking aanbrengen. Als werkzaamheden worden vervangen door ICT oplossingen kost het dubbel geld als er niet adequaat wordt bijgestuurd in de personeelsformatie.
7. Facilities ongemoeid laten. Het kantoorpand in eigendom bij (sommige) vennoten komt regelmatig voor. Is dit pand wel de ideale locatie voor de toekomstplannen? Hoe reëel is de huurprijs? Wordt er onderhandeld bij de inkoop van facilities? Worden de contracten en abonnementen regelmatig doorgelicht?

Voor de kerst klaar!

Voor de kerst moet het werk zijn gedaan en iedereen in uw kantoor geïnformeerd en betrokken zijn bij de implementatie van de actieplannen. Zo kunt u fit en goed voorbereid 2016 in en de koers varen die bij uw strategische toekomstambitie past. Wacht deze keer niet te lang met het nemen van een ferm besluit want dan bestaat de kans dat uw kantoor echt voorbij gevaren wordt door de speedbootjes van de concullega’s.

Drs. S.J. (Hans) Koning, directeur Koning Business Solutions Veranderkracht! en bestuursadviseur/verandercoach bij accountantsorganisaties.

hans@koningbs.nl