Ondernemingen van bepaalde omvang moeten verplicht een accountantscontrole laten instellen. Geldt dat voor uw klant, dan weet u wat dat voor zijn organisatie betekent aan administratieve verplichtingen. Welke vragen zou u van uw klant hierover kunnen en eigenlijk moeten verwachten?
Het werkveld verandert
De accountancy is de afgelopen jaren van kleur veranderd. Waar in het verleden het professional judgement van de accountant centraal stond in de controleaanpak is de laatste jaren meer en meer druk komen te staan op formalisering van beleid en praktijk; meer bewijsvoering simpelweg. En dat wordt gemerkt in de uitoefening van het beroep. U merkt dat ook! Maar daarover gaat dit artikel niet. Dit artikel is nu even niet geschreven voor de accountant, wel voor de ondernemer: Wat moet hij weten? Wat kan hij verwachten? Wat moet hij aan zijn accountant vragen? In deze blog beschrijf ik zes punten om u als ondernemer optimaal voor te bereiden op het bezoek van de accountants. Door deze punten aandacht te geven wordt de controle van uw onderneming misschien wel, misschien niet goedkoper. Maar wel beter.
1 Het proces
Allereerst is een goed proces van de controle niet alleen een zaak van uw accountant. Een goede accountantscontrole is een flinke klus die door twee partijen, elk vanuit de eigen verantwoordelijkheid, wordt geklaard. De controle van uw bedrijf wordt door uw accountant op basis van risico’s ontworpen en is altijd maatwerk voor uw bedrijf. Hoe beter u laat zien waar uw risico’s zijn en wat het business model van uw bedrijf is, hoe makkelijker uw accountant kan controleren. Neem hem mee in de minder alledaagse meetings, laat hem de uithoeken van uw bedrijf zien en leer hem mee te denken in uw beleid.
2 Planning
Een tweede element is de planning van de accountantscontrole. En dan bedoel ik niet zozeer dat u de weeknummers vastlegt. Dan bedoel ik veel meer in detail plannen met elkaar wat er wanneer moet gebeuren. Leg deadlines vast met betrekking tot oplevering, en belangrijk: spreek met de personeelsleden van uw organisatie af dat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn (en niet alleen om af en toe een vraagje te beantwoorden) zodat uw accountant ook door kan werken in een relatief kort tijdsbestek. Zorg dat er een duidelijke roadmap is van de jaarlijkse cyclus. Niet zelden verstoren de losse eindjes aan het eind van de controle danig de goed (?) geplande controle: neem uitdrukkelijk de terugkoppelmomenten en eindbesprekingen mee in de planning.
3 Controleaanpak
De controleaanpak die de accountant ontwerpt is wel zijn verantwoordelijkheid, maar het is geen geheim. (Ook al zijn er in zijn processtappen selecties en momenten bij die hij graag zelf en soms bij verrassing bepaalt; dat hoort bij zijn beroep). Omdat de controleaanpak niet geheim is doet u er goed aan om die dan ook uitvoerig samen met de accountant aan het begin van de controle te bespreken; de zogenaamde pre-audit meeting. Waarom controleert de accountant zoals hij zegt? Zijn er logischere oplossingen? Snellere methoden? Mogelijk mist uw accountant wel maatregelen die u zelf al uitvoert en die hij prima kan gebruiken! Leg het voor en optimaliseer zo in samenwerking zijn controleaanpak.
4 Prepared by client
Een jaarlijks terugkerend fenomeen is de oplevering. Vaak wordt dit de PBC, of wel de ‘prepared by client’ genoemd. Een lijst met op te leveren stukken. Wees bij ontvangst zo slim om even de tijd te nemen. Begrijpt u wat wordt gevraagd, is wel duidelijk waar de accountant naar op zoek is? Weet de accountant van sommige documenten dat het veel werk is ze op te leveren? Kortom: bespreek en kijk naar mogelijke alternatieven.
5 Evalueer
De stap die nogal eens wordt overgeslagen, maar van groot belang kan zijn: hoe is de accountantscontrole verlopen? Wat kon beter, wat was inefficiënt? Heeft de accountant een tevreden gevoel of is hij al trekkend en duwend gekomen tot zijn oordeel… allemaal elementen die het mogelijk maken om het jaar t+1 flink beter te doen.
6 Kosten
Accountantscontroles zijn niet de goedkoopste diensten voor u. Door hun aard zal dat ook altijd wel zo blijven. Dat neemt niet weg dat in een goed en regelmatig gesprek over de gefactureerde bedragen, over de met de kosten samenhangende oplevering en over de werkwijze van uw accountant veel is uit te wisselen.
Tot slot: toegevoegde waarde
Ik kwam eens bij een hosting provider op bezoek die mij vol trots vertelde dat hun controle-fee heel laag was. En toegegeven, ik was dat met hem eens. Maar in datzelfde gesprek gaf hij ook aan dat hij wel erg weinig ‘had’ aan zijn accountant…. Hij zag ze eigenlijk amper. Tja. Het is maar net wat je wilt bereiken. Wil je alleen maar een controle-verklaring? Of wil je juist dat luisterend oor van een specialist. Toegevoegde waarde is moeilijk meetbaar, maar het begint wel bij gunnen. U gunt uw bedrijf toch het beste? Door bovenstaande tips te implementeren verzeker ik u dat u veel waar voor uw dure geld krijgt! Gegarandeerd.
Louis van Garderen is verbonden aan JOINSON&SPICE, winnaar van de Exact Cloud Award 2014 en maakt deel uit van de jury voor de Exact Cloud Award 2015
Geef een antwoord